erp贈(zèng)品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司ERP系統(tǒng)中贈(zèng)品的管理流程，確保贈(zèng)品的發(fā)放、記錄和跟蹤準(zhǔn)確無誤，提高公司資源利用效率，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)贈(zèng)品管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場(chǎng)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：贈(zèng)品管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)政策規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：確保ERP系統(tǒng)中贈(zèng)品信息的記錄準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。3.效率性原則：簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，避免因繁瑣的手續(xù)影響業(yè)務(wù)開展。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在贈(zèng)品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、贈(zèng)品定義及分類（一）贈(zèng)品定義贈(zèng)品是指公司在銷售商品或提供服務(wù)過程中，為促進(jìn)銷售、回饋客戶等目的，無償贈(zèng)送給客戶的物品。（二）贈(zèng)品分類1.按用途分類促銷贈(zèng)品：用于各類促銷活動(dòng)，如買一送一、滿額贈(zèng)禮等，以吸引客戶購(gòu)買產(chǎn)品。客戶回饋贈(zèng)品：定期或不定期贈(zèng)送給長(zhǎng)期合作、重要客戶的禮品，維護(hù)客戶關(guān)系。市場(chǎng)推廣贈(zèng)品：在參加展會(huì)、舉辦活動(dòng)等市場(chǎng)推廣場(chǎng)合發(fā)放的贈(zèng)品，提升公司品牌知名度。2.按價(jià)值分類高價(jià)值贈(zèng)品：價(jià)值較高的物品，如電子產(chǎn)品、高檔禮品套裝等。中價(jià)值贈(zèng)品：價(jià)值適中的物品，如辦公用品、小型家居用品等。低價(jià)值贈(zèng)品：價(jià)值較低的物品，如宣傳冊(cè)、小紀(jì)念品等。三、職責(zé)分工（一）銷售部門1.根據(jù)銷售策略和客戶需求，提出贈(zèng)品申請(qǐng)計(jì)劃，并注明贈(zèng)品的種類、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)與客戶溝通贈(zèng)品事宜，確保客戶清楚了解贈(zèng)品的內(nèi)容和領(lǐng)取方式。3.跟蹤贈(zèng)品的發(fā)放情況，及時(shí)反饋客戶對(duì)贈(zèng)品的意見和建議。（二）市場(chǎng)部門1.策劃各類促銷活動(dòng)和市場(chǎng)推廣活動(dòng)，確定贈(zèng)品的類型和預(yù)算。2.設(shè)計(jì)贈(zèng)品的宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)等，突出贈(zèng)品的吸引力。3.協(xié)助銷售部門進(jìn)行贈(zèng)品的發(fā)放和客戶反饋收集工作。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.根據(jù)ERP系統(tǒng)中的贈(zèng)品發(fā)放記錄，負(fù)責(zé)贈(zèng)品的實(shí)物保管和發(fā)放工作。2.確保贈(zèng)品的庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確，定期盤點(diǎn)贈(zèng)品庫(kù)存，并將盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)部門。3.對(duì)贈(zèng)品的出入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，更新ERP系統(tǒng)中的庫(kù)存信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.審核贈(zèng)品的預(yù)算申請(qǐng)，確保贈(zèng)品費(fèi)用在公司財(cái)務(wù)預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)贈(zèng)品的成本進(jìn)行核算，定期分析贈(zèng)品費(fèi)用支出情況，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督贈(zèng)品管理過程中的財(cái)務(wù)合規(guī)性，確保贈(zèng)品的發(fā)放和賬務(wù)處理符合財(cái)務(wù)制度。（五）采購(gòu)部門1.根據(jù)贈(zèng)品需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)贈(zèng)品的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的贈(zèng)品質(zhì)量符合要求，價(jià)格合理。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確贈(zèng)品的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。四、贈(zèng)品申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.銷售部門或市場(chǎng)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《贈(zèng)品申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)贈(zèng)品的原因、種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間等信息。2.將《贈(zèng)品申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)贈(zèng)品申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)算審核，確認(rèn)贈(zèng)品費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)后，簽字蓋章并返回給申請(qǐng)部門。4.申請(qǐng)部門將經(jīng)過財(cái)務(wù)審核的《贈(zèng)品申請(qǐng)表》提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表生效。（二）審批權(quán)限1.贈(zèng)品價(jià)值在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.贈(zèng)品價(jià)值在[X]元至[X]元之間的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和部門分管領(lǐng)導(dǎo)共同審批。3.贈(zèng)品價(jià)值超過[X]元的，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、贈(zèng)品采購(gòu)與入庫(kù)（一）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的《贈(zèng)品申請(qǐng)表》，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確贈(zèng)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付贈(zèng)品。（二）入庫(kù)流程1.贈(zèng)品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門依據(jù)采購(gòu)合同和送貨單，對(duì)贈(zèng)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的贈(zèng)品，倉(cāng)庫(kù)管理人員在ERP系統(tǒng)中錄入入庫(kù)信息，包括贈(zèng)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等。3.將贈(zèng)品存放至指定的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并做好標(biāo)識(shí)，便于管理和查找。六、贈(zèng)品發(fā)放與記錄（一）發(fā)放流程1.銷售部門或市場(chǎng)部門根據(jù)客戶信息和贈(zèng)品發(fā)放計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建贈(zèng)品發(fā)放記錄，記錄客戶名稱、聯(lián)系方式、贈(zèng)品名稱、數(shù)量、發(fā)放日期等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)ERP系統(tǒng)中的贈(zèng)品發(fā)放記錄，準(zhǔn)備相應(yīng)的贈(zèng)品，并辦理出庫(kù)手續(xù)。3.將贈(zèng)品交付給客戶或按照客戶指定的方式送達(dá)，并要求客戶簽收確認(rèn)。（二）記錄要求1.在ERP系統(tǒng)中詳細(xì)記錄贈(zèng)品的發(fā)放情況，包括發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、贈(zèng)品明細(xì)等，確保記錄準(zhǔn)確、可追溯。2.對(duì)于客戶回饋贈(zèng)品，應(yīng)記錄客戶的相關(guān)信息，如購(gòu)買金額、購(gòu)買頻次等，以便進(jìn)行客戶關(guān)系分析。3.定期對(duì)贈(zèng)品發(fā)放記錄進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，生成相關(guān)報(bào)表，如贈(zèng)品發(fā)放數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、贈(zèng)品成本分析報(bào)表等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。七、贈(zèng)品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門定期對(duì)贈(zèng)品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并在ERP系統(tǒng)中調(diào)整庫(kù)存記錄。3.編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果，提交給財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)置贈(zèng)品庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員收到預(yù)警信息后，及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保贈(zèng)品庫(kù)存滿足業(yè)務(wù)需求。（三）庫(kù)存報(bào)廢處理1.對(duì)于因質(zhì)量問題、過期等原因無法使用的贈(zèng)品，倉(cāng)庫(kù)管理部門填寫《贈(zèng)品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、報(bào)廢贈(zèng)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.將《贈(zèng)品報(bào)廢申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)贈(zèng)品報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)后進(jìn)行賬務(wù)處理，并監(jiān)督報(bào)廢贈(zèng)品的處理過程。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門按照規(guī)定的方式對(duì)報(bào)廢贈(zèng)品進(jìn)行處理，如銷毀、變賣等，并在ERP系統(tǒng)中更新庫(kù)存信息。八、贈(zèng)品成本核算與財(cái)務(wù)處理（一）成本核算1.財(cái)務(wù)部門對(duì)贈(zèng)品的采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本等進(jìn)行核算，確定贈(zèng)品的總成本。2.根據(jù)贈(zèng)品的用途和發(fā)放對(duì)象，將贈(zèng)品成本分?jǐn)偟较鄳?yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)或費(fèi)用項(xiàng)目中。（二）財(cái)務(wù)處理1.采購(gòu)贈(zèng)品時(shí)，按照實(shí)際支付的金額，借記“庫(kù)存商品贈(zèng)品”科目，貸記“銀行存款”等科目。2.發(fā)放贈(zèng)品時(shí)，根據(jù)贈(zèng)品的成本，借記“銷售費(fèi)用促銷費(fèi)用”、“管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi)”等科目，貸記“庫(kù)存商品贈(zèng)品”科目。3.對(duì)于贈(zèng)品報(bào)廢處理，按照?qǐng)?bào)廢贈(zèng)品的賬面價(jià)值，借記“營(yíng)業(yè)外支出”科目，貸記“庫(kù)存商品贈(zèng)品”科目。九、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)贈(zèng)品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查贈(zèng)品申請(qǐng)、采購(gòu)、發(fā)放、庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部審計(jì)1.接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司贈(zèng)品管理的審計(jì)，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部審計(jì)意見，及時(shí)調(diào)整和完善贈(zèng)品管理制度，規(guī)范公司贈(zèng)品管理行為。十、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.未按規(guī)定申請(qǐng)、審批贈(zèng)品的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告處分，并責(zé)令限期改正。2.在贈(zèng)品采購(gòu)過程中，存在收受供應(yīng)商賄賂、謀取私利等行為的，依法解除勞動(dòng)合同，