庫存領用及管理制度一、總則（一）目的為了加強公司庫存管理，規范庫存領用流程，確保庫存物資的合理使用，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在生產、經營、辦公等活動中對庫存物資的領用管理。（三）基本原則1.按需領用原則：各部門及員工應根據實際工作需要，合理領用庫存物資，避免浪費。2.審批規范原則：嚴格執行物資領用審批流程，未經審批不得擅自領用庫存物資。3.責任清晰原則：明確物資領用過程中各環節的責任，確保物資領用的準確性和可追溯性。4.定期盤點原則：定期對庫存物資進行盤點，保證賬實相符，及時發現和處理庫存管理中的問題。二、庫存物資分類及管理職責（一）庫存物資分類1.原材料：用于生產產品的各種基礎材料。2.輔助材料：協助生產過程，但不構成產品主要實體的材料。3.低值易耗品：單位價值較低、使用期限較短的勞動資料，如工具、量具、辦公用品等。4.固定資產：使用期限較長，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有實物形態的資產，如機器設備、辦公設備等。5.辦公用品：用于日常辦公的各類物品，如文具、紙張、文件夾等。6.勞保用品：為保障員工在工作過程中的安全和健康而發放的用品，如安全帽、工作服、防護手套等。（二）管理職責1.倉庫管理部門負責庫存物資的入庫、存儲、保管和發放工作。建立庫存物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，定期進行盤點，并及時更新臺賬信息。確保庫存物資的存儲環境符合要求，保證物資質量不受損。對庫存物資的數量、質量進行檢查，發現問題及時向上級匯報并處理。2.采購部門根據各部門需求計劃，負責庫存物資的采購工作，確保物資及時供應。與供應商溝通協調，確保采購物資的質量、價格和交貨期符合公司要求。對采購物資進行驗收，合格后方可辦理入庫手續。3.使用部門根據實際工作需要，提前提交物資領用申請，明確領用物資的名稱、規格、數量等信息。負責本部門領用物資的使用和管理，確保物資合理使用，避免浪費和丟失。配合倉庫管理部門進行庫存盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。4.財務部門負責審核物資采購發票及入庫單，辦理付款手續。對庫存物資進行賬務處理，定期與倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符。參與庫存物資的盤點工作，對盤點結果進行監督和審核。三、庫存領用流程（一）領用申請1.各部門員工根據工作需要，填寫《庫存物資領用申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細注明領用物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.對于批量較大或價值較高的物資領用申請，部門負責人應提前與相關部門溝通協調，確保領用的必要性和合理性。3.申請表提交至倉庫管理部門前，申請人應確保所填寫信息準確無誤，如有涂改應重新填寫。（二）審批流程1.普通物資領用審批申請表提交至倉庫管理部門后，倉庫管理人員首先對申請物資的庫存情況進行核實。如庫存充足，倉庫管理人員在申請表上簽字確認，并注明可領用日期。申請表流轉至部門負責人處，部門負責人根據工作實際情況，對領用申請進行審批。如同意領用，部門負責人在申請表上簽字批準；如不同意領用，應注明原因并退回申請表。經部門負責人批準后的申請表，流轉至財務部門。財務部門對領用申請進行審核，主要審核申請物資的用途是否符合公司規定、是否在預算范圍內等。如審核通過，財務部門在申請表上簽字蓋章；如審核不通過，應說明理由并退回申請表。2.特殊物資領用審批對于原材料、固定資產等特殊物資的領用申請，除按照普通物資領用審批流程進行審批外，還需根據公司相關規定，報上級領導審批。上級領導審批通過后，申請表方可流轉至倉庫管理部門進行物資發放。（三）物資發放1.倉庫管理人員根據審批通過的申請表，按照“先進先出”的原則，及時為申請人發放庫存物資。2.發放物資時，倉庫管理人員應仔細核對物資的名稱、規格、型號、數量等信息，確保與申請表一致。同時，對發放的物資進行質量檢查，如發現物資存在質量問題，應及時更換。3.物資發放后，倉庫管理人員在申請表上填寫實際發放日期、發放數量等信息，并由領用人簽字確認。同時，更新庫存物資臺賬，記錄物資的減少情況。（四）領用記錄與存檔1.倉庫管理部門應定期將已發放的申請表進行整理歸檔，建立領用記錄檔案。領用記錄檔案應包括申請表原件、相關審批文件等，以便日后查詢和追溯。2.財務部門根據已審批的申請表及物資發放記錄，進行賬務處理，記錄庫存物資的增減變動情況，確保財務賬目與庫存實際情況相符。四、庫存盤點管理（一）盤點周期1.公司實行定期盤點和不定期盤點相結合的庫存盤點制度。2.定期盤點：每月末對庫存物資進行全面盤點；每年年末進行一次年度大盤點。3.不定期盤點：根據公司實際情況，如發生重大物資采購、物資收發頻繁、倉庫管理出現異常等情況時，隨時進行不定期盤點。（二）盤點準備1.成立盤點小組，由倉庫管理部門、財務部門及相關使用部門人員組成。盤點小組負責制定盤點計劃、組織實施盤點工作及對盤點結果進行分析和處理。2.倉庫管理部門在盤點前，應清理庫存物資，整理物資擺放，確保物資標識清晰、數量準確。同時，核對庫存物資臺賬，保證賬賬相符。3.準備好盤點所需的工具和表格，如盤點表、計算器、標簽等。（三）盤點實施1.盤點人員按照預先劃分的盤點區域，對庫存物資逐一進行清點。在盤點過程中，應認真核對物資的名稱、規格、型號、數量、質量等信息，并做好記錄。2.對于有實物但臺賬未記錄的物資，應及時補登臺賬；對于臺賬有記錄但實物不存在的物資，應查明原因，并在盤點表中注明。3.盤點過程中如發現物資存在盤盈、盤虧或損壞等情況，應詳細記錄相關情況，并拍照留存證據。（四）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點小組應及時對盤點結果進行匯總和分析，編制《庫存盤點報告》。報告應包括盤點基本情況、盤點結果（盤盈、盤虧及損壞物資明細）、原因分析及處理建議等內容。2.對于盤盈物資，應查明原因，如屬于收發計量錯誤、未及時入賬等原因造成的，應及時調整庫存物資臺賬，并進行相應的賬務處理。3.對于盤虧物資，應區分不同情況進行處理：如屬于正常損耗、合理報廢等原因造成的盤虧，經相關部門審批后，在管理費用中列支。如屬于保管不善、丟失被盜等原因造成的盤虧，應查明責任，由責任人照價賠償；如責任人無法確定或無力賠償的，經相關部門審批后，在營業外支出中列支。對于因自然災害等不可抗力因素造成的盤虧，經相關部門審批后，在營業外支出中列支。4.財務部門根據《庫存盤點報告》及相關審批文件，及時調整財務賬目，確保賬實相符。同時，對庫存盤點中發現的問題進行總結分析，提出改進措施和建議，完善庫存管理制度。五、庫存安全管理（一）倉庫安全1.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消火栓、煙霧報警器等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.倉庫內物資應分類存放，保持通道暢通，嚴禁在倉庫內堆放雜物或易燃、易爆物品。3.倉庫應設置明顯的安全警示標識，嚴禁無關人員進入倉庫區域。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，嚴禁在倉庫內吸煙、使用明火或違規操作電器設備。4.定期對倉庫進行安全檢查，重點檢查消防器材、安全設施、物資存放等情況，及時發現和消除安全隱患。如發現安全隱患，應立即采取措施進行整改，并向上級報告。（二）物資保管安全1.根據物資的特性和保管要求，采取相應的保管措施，確保物資質量不受損。如對于易受潮、易腐蝕的物資，應存放在干燥、通風的倉庫，并做好防潮、防腐措施；對于易燃易爆物資，應按照相關規定進行單獨存放，并采取防火、防爆措施。2.建立物資保管臺賬，詳細記錄物資的入庫日期、保管期限、質量狀況等信息。定期對物資進行檢查，如發現物資有損壞、變質等情況，應及時處理，并做好記錄。3.加強對庫存物資的防盜措施，倉庫門窗應安裝防盜設施，倉庫管理人員應妥善保管倉庫鑰匙，嚴禁將鑰匙轉借他人。如發現物資被盜，應立即報警，并保護好現場，及時向上級報告。六、庫存信息化管理（一）庫存管理系統建設1.公司應建立完善的庫存管理系統，實現庫存物資信息的實時錄入、查詢、統計和分析等功能。庫存管理系統應與采購管理系統、財務管理系統等進行有效對接，確保數據的準確性和及時性。2.庫存管理系統應涵蓋庫存物資的基本信息（如名稱、規格、型號、供應商等）、出入庫記錄、庫存盤點、庫存預警等模塊，為庫存管理提供全面的支持。（二）數據錄入與維護1.倉庫管理人員應及時將庫存物資的入庫、出庫等信息錄入庫存管理系統，確保系統數據與實際庫存情況一致。在錄入數據時，應認真核對物資信息，保證數據的準確性。2.定期對庫存管理系統中的數據進行維護和更新，如物資信息變更、供應商信息調整等，確保系統數據的完整性和時效性。（三）庫存信息查詢與分析1.各部門及相關人員可通過庫存管理系統查詢庫存物資的實時信息，如庫存數量、存放位置、出入庫記錄等，以便及時掌握庫存動態，合理安排工作。2.財務部門和倉庫管理部門應利用庫存管理系統提供的數據，定期進行庫存分析，如庫存周轉率分析、庫存結構分析等，為公司決策提供數據支持。通過庫存分析，及時發現庫存管理中存在的問題，并采取相應的措施進行優化。七、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門負責對庫存領用及管理制度的執行情況進行定期或不定期的監督檢查。監督檢查內容包括物資領用審批流程的執行情況、庫存物資的管理情況、庫存盤點情況等。2.審計部門在監督檢查過程中，如發現違反庫存領用及管理制度的行為，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于情節嚴重的違規行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理。（二）考核辦法1.建立庫存領用及管理工作考核制度，對倉庫管理部門、采購部門、使用部門及相關人員在庫存管理工作中的表現進行考核評價。2.考核指標包括庫存準確率、物資損耗率、庫存周轉率、物資領用審批合規率等。具體考核指標及評分標準如下：庫存準確率：考核庫存物資賬實相符的程度。庫存準確率=（賬實相符物資數量/庫存物資總數量）×100%。評分標準：庫存準確率達到98%及以上得10分，每降低1個百分點扣1分。物資損耗率：考核物資在存儲和使用過程中的損耗情況。物資損耗率=（損耗物資數量/領用物資總數量）×100%。評分標準：物資損耗率控制在5%以內得10分，每超過1個百分點扣1分。庫存周轉率：考核庫存物資的周轉速度。庫存周轉率=主營業務成本/平均庫存余額。評分標準：庫存周轉率達到公司設定目標得10分，每低于目標值10%扣1分。物資領用審批合規率：考核物資領用審批流程的執行情況。物資領用審批合規率=（合規領用申請數量