小公司發票管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規范發票管理流程，確保公司發票的開具、取得、保管、使用等環節合法合規，保障公司經濟利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在經濟業務活動中涉及發票的相關行為。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規及發票管理相關規定，確保發票的取得、開具和使用合法有效。2.真實性原則：發票所反映的經濟業務必須真實發生，內容與實際交易相符。3.準確性原則：發票的開具應準確填寫各項內容，包括發票抬頭、稅號、金額、稅率等，確保信息無誤。4.及時性原則：在經濟業務發生后，應及時取得或開具發票，避免因延遲導致稅務風險或影響公司財務核算。二、發票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發票適用于公司與一般納稅人之間的貨物銷售、勞務提供等應稅業務，購買方可以憑此發票抵扣進項稅額。（二）增值稅普通發票1.折疊票：主要用于公司與小規模納稅人之間的交易，以及部分不得開具專用發票的業務。2.卷式發票：適用于特定行業或業務場景，如餐飲、零售等行業的小額交易。（三）機動車銷售統一發票用于公司購買機動車時取得的發票。（四）通用機打發票在某些特定地區或業務中，根據當地稅務機關要求使用的發票。（五）其他發票根據國家稅收政策及地方稅務規定，可能涉及的其他種類發票，如定額發票等。三、發票的開具（一）開具要求1.銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動的單位和個人，對外發生經營業務收取款項，收款方應當向付款方開具發票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發票。2.開具發票應當按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章。3.公司應根據實際發生的經濟業務內容開具發票，不得虛開發票，不得開具與實際交易不符的發票。4.發票開具內容應清晰、準確，包括但不限于：公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等。（二）開具流程1.業務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將相關信息傳遞給財務部門，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、交易內容、金額等。2.財務部門根據業務部門提供的信息，確認是否符合開票條件。如符合，在發票管理系統中錄入開票信息，并進行發票號碼的選擇。3.開票人員按照發票開具要求，在發票管理系統中打印發票，并加蓋發票專用章。4.發票開具后，由專人負責將發票交付給客戶。交付方式可根據實際情況選擇郵寄、專人送達或客戶自取等方式，并要求客戶在發票簽收單上簽字確認。（三）紅字發票開具1.發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓的，需要開具紅字發票。2.由業務部門填寫紅字發票開具申請單，詳細說明紅字發票開具的原因、涉及的發票號碼、金額等信息，并經相關負責人審批簽字。3.財務部門收到紅字發票開具申請單后，審核無誤后在發票管理系統中申請開具紅字發票，并上傳相關證明材料（如退貨協議、折讓協議等）。4.稅務機關審核通過后，公司方可開具紅字發票，并將紅字發票與對應的藍字發票一并保存，作為記賬憑證的附件。四、發票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項時，應當向收款方取得發票。取得的發票應符合國家稅收法律法規及發票管理相關規定，發票內容應真實、完整、準確。2.不得取得以下不符合規定的發票：發票開具內容與實際交易不符的發票；未加蓋發票專用章或加蓋其他印章的發票；偽造、變造的發票；作廢發票；虛開發票。（二）取得流程1.業務人員在辦理采購業務、接受服務等事項時，應主動向收款方索取發票。如因特殊原因無法當場取得發票的，應與收款方協商確定取得發票的時間，并在規定時間內取得發票。2.業務人員取得發票后，應仔細核對發票的各項內容，確保發票信息準確無誤。如發現發票存在問題，應及時與收款方聯系，要求其重新開具發票。3.業務人員將取得的發票及時傳遞給財務部門。傳遞時應填寫發票交接清單，注明發票號碼、開票日期、金額、業務內容等信息，并由交接雙方簽字確認。4.財務部門收到業務人員傳遞的發票后，再次對發票進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性、準確性等。如審核無誤，將發票作為記賬憑證的附件進行賬務處理；如發現發票存在問題，應及時與業務人員溝通，要求其聯系收款方解決問題。（三）發票遺失處理1.如果發票不慎遺失，應立即向財務部門報告。財務部門根據發票遺失的情況，采取相應的措施進行處理。2.對于增值稅專用發票遺失，應按照以下規定辦理：同時丟失“發票聯、抵扣聯”的，憑加蓋銷售方發票專用章的相應發票記賬聯復印件，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證。丟失“發票聯”或“抵扣聯”的，丟失前已認證相符的，可使用相應發票的其他聯次復印件留存備查；丟失前未認證的，可使用相應發票的記賬聯復印件進行認證，認證相符的可憑記賬聯復印件及銷售方主管稅務機關出具的《證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。3.對于增值稅普通發票遺失，應取得原開票單位加蓋公章的證明，并注明原來發票的號碼、金額和內容等，由經辦單位負責人批準后，才能代作原始憑證。五、發票的保管（一）保管責任1.公司設立專門的發票保管崗位，由專人負責發票的保管工作。發票保管人員應具備良好的職業道德和責任心，確保發票的安全完整。2.財務部門應建立健全發票保管制度，明確發票保管的要求、流程和責任，加強對發票保管人員的培訓和監督。（二）保管方式1.發票應存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場所，如保險柜、文件柜等。2.發票應按照發票種類、號碼順序進行存放，便于查找和管理。同時，應建立發票存放臺賬，記錄發票的種類、號碼、數量、起止日期等信息。3.對于電子發票，應定期進行備份，并存儲在安全的介質中，如硬盤、光盤等。同時，應建立電子發票備份臺賬，記錄備份的時間、介質編號等信息。（三）保管期限1.已開具的發票存根聯和發票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。2.發票保管人員應按照規定的保管期限，妥善保管發票。在保管期限屆滿前，不得擅自銷毀發票。（四）發票盤點1.財務部門應定期對發票進行盤點，確保發票的實際數量與發票存放臺賬記錄一致。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.發票盤點時，應填寫發票盤點表，詳細記錄發票的種類、號碼、數量、起止日期等信息，并與發票存放臺賬進行核對。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。3.對于盤盈或盤虧的發票，應及時報告財務部門負責人，并按照規定的程序進行審批和處理。如屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。六、發票的使用（一）使用范圍公司發票僅限于在公司正常經營業務范圍內使用，不得轉借、轉讓、代開發票，不得虛開發票，不得自行擴大發票使用范圍。（二）使用要求1.發票使用人員應按照發票開具要求，正確使用發票。不得擅自涂改、撕毀、挖補發票，不得開具陰陽發票、大頭小尾發票等。2.發票使用人員在使用發票過程中，如發現發票存在問題，應及時停止使用，并報告財務部門。財務部門應及時與稅務機關聯系，按照規定進行處理。3.公司應建立發票使用登記制度，對發票的領用、開具、作廢、退回等情況進行詳細記錄。發票使用登記臺賬應包括發票號碼、開票日期、業務內容、金額、領用人員等信息。（三）發票作廢1.開具發票后，如發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓的，需要開具紅字發票；如發生開票有誤等情形，且符合作廢條件的，可直接作廢發票。2.發票作廢時，應在發票各聯次上加蓋“作廢”戳記，并全聯次留存。同時，在發票管理系統中進行作廢操作，并注明作廢原因。3.發票作廢后，應將作廢發票與對應的藍字發票一并保存，作為記賬憑證的附件。（四）發票退回1.因各種原因需要將已開具的發票退回給銷售方的，業務部門應填寫發票退回申請單，詳細說明發票退回的原因、涉及的發票號碼、金額等信息，并經相關負責人審批簽字。2.財務部門收到發票退回申請單后，審核無誤后在發票管理系統中進行發票退回操作，并將發票退回給銷售方。同時，要求銷售方出具收到退回發票的證明，并加蓋公章。3.發票退回后，應將發票退回申請單、銷售方出具的證明等相關資料作為記賬憑證的附件進行保存。七、稅務申報與繳納（一）稅務申報1.財務部門應按照國家稅收法律法規及稅務機關的要求，按時進行納稅申報。納稅申報的內容包括增值稅、企業所得稅、城市維護建設稅、教育費附加、地方教育附加等各項稅費。2.在納稅申報前，財務部門應仔細核對發票開具、取得、使用等情況，確保申報數據的準確性。同時，應及時收集、整理相關稅務資料，如發票匯總表、進項稅額抵扣清單等。3.財務部門應通過電子稅務局等渠道進行納稅申報，并按照規定的時間和方式提交申報資料。如遇特殊情況需要延期申報的，應提前向稅務機關申請，并按照稅務機關的要求辦理相關手續。（二）稅款繳納1.財務部門應根據納稅申報結果，及時計算應繳納的稅款，并按照稅務機關規定的期限和方式繳納稅款。繳納稅款的方式包括銀行轉賬、網上繳稅等。2.在繳納稅款前，財務部門應仔細核對繳納稅款的金額、稅種、所屬期等信息，確保繳納稅款的準確性。同時，應妥善保存稅款繳納憑證，作為記賬憑證的附件。3.如因特殊原因無法按時繳納稅款的，應及時向稅務機關申請延期繳納，并按照稅務機關的要求辦理相關手續。延期繳納稅款期間，應按照規定繳納滯納金。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對公司發票管理制度的執行情況進行審計監督，檢查發票的開具、取得、保管、使用等環節是否符合規定。2.財務部門應加強對發票管理工作的日常監督，定期對發票使用情況進行檢查，發現問題及時整改。同時，應建立發票管理工作考核機制，對發票管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反發票管理制度的部門和個人進行嚴肅處理。（二）外部檢查1.公司應積極配合稅務機關等相關部門的檢查，如實提供發票管理相關資料和信