山西收退費(fèi)管理制度總則1.目的為規(guī)范公司收退費(fèi)行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，保障公司和客戶(hù)的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于山西地區(qū)公司各部門(mén)涉及的所有收退費(fèi)業(yè)務(wù)，包括但不限于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、服務(wù)業(yè)務(wù)、培訓(xùn)業(yè)務(wù)等產(chǎn)生的費(fèi)用收取與退還。3.基本原則合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保收退費(fèi)行為合法有效。準(zhǔn)確及時(shí)原則：收退費(fèi)信息記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，款項(xiàng)收付及時(shí)，不得拖延。清晰透明原則：收退費(fèi)流程清晰，標(biāo)準(zhǔn)明確，向客戶(hù)充分披露相關(guān)信息，確保客戶(hù)知情權(quán)。責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人員，確保收退費(fèi)業(yè)務(wù)有序進(jìn)行，出現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)追溯責(zé)任。收費(fèi)管理1.收費(fèi)項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)公司各部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和市場(chǎng)情況，制定明確的收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，需提前以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)和客戶(hù)。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、公正，不得隨意抬高或降低。對(duì)于特殊業(yè)務(wù)或客戶(hù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，需經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。2.收費(fèi)流程業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶(hù)簽訂合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確收費(fèi)金額、收費(fèi)方式、收費(fèi)時(shí)間等條款，并將相關(guān)信息錄入公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。費(fèi)用核算：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，對(duì)收費(fèi)金額進(jìn)行核算，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)。收費(fèi)通知：財(cái)務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定，在收費(fèi)時(shí)間前向客戶(hù)發(fā)送收費(fèi)通知，明確收費(fèi)金額、繳費(fèi)方式、繳費(fèi)期限等信息。收費(fèi)通知可通過(guò)郵件、短信、書(shū)面通知等方式送達(dá)客戶(hù)。款項(xiàng)收取：客戶(hù)應(yīng)按照收費(fèi)通知要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)繳納費(fèi)用。收費(fèi)方式可包括現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票、電子支付等。財(cái)務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)在收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，并開(kāi)具相應(yīng)的收款憑證。收款確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門(mén)在收到款項(xiàng)并核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行收款確認(rèn)，并更新客戶(hù)欠費(fèi)信息。如客戶(hù)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)在收到銀行到賬通知后進(jìn)行確認(rèn)。3.收費(fèi)票據(jù)管理公司統(tǒng)一使用財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的正規(guī)收費(fèi)票據(jù)，不得使用自制票據(jù)或白條收費(fèi)。收費(fèi)票據(jù)由財(cái)務(wù)部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管、開(kāi)具和核銷(xiāo)。收費(fèi)票據(jù)的領(lǐng)用、使用和核銷(xiāo)應(yīng)建立詳細(xì)的臺(tái)賬記錄，確保票據(jù)的安全和完整。業(yè)務(wù)部門(mén)在收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)開(kāi)具收費(fèi)票據(jù)，并將票據(jù)交付客戶(hù)。如客戶(hù)需要開(kāi)具發(fā)票，應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)的規(guī)定開(kāi)具相應(yīng)的發(fā)票。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收費(fèi)票據(jù)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。退費(fèi)管理1.退費(fèi)原因因公司原因?qū)е聵I(yè)務(wù)無(wú)法正常開(kāi)展，如合同變更、服務(wù)終止、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等，需要向客戶(hù)退還已收取的費(fèi)用。因客戶(hù)原因?qū)е聵I(yè)務(wù)無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行，如客戶(hù)主動(dòng)要求解除合同、提前終止服務(wù)等，在符合合同約定和公司規(guī)定的情況下，可向客戶(hù)退還相應(yīng)費(fèi)用。其他符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的退費(fèi)情形。2.退費(fèi)申請(qǐng)客戶(hù)提出退費(fèi)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《退費(fèi)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明退費(fèi)原因、退費(fèi)金額、相關(guān)業(yè)務(wù)信息等，并提交相關(guān)證明材料。業(yè)務(wù)部門(mén)收到客戶(hù)退費(fèi)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)退費(fèi)原因和相關(guān)情況是否屬實(shí)。如審核通過(guò)，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《退費(fèi)申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的《退費(fèi)申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核退費(fèi)金額的計(jì)算是否準(zhǔn)確、相關(guān)證明材料是否齊全等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《退費(fèi)申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)，并報(bào)公司管理層審批。3.退費(fèi)審批公司管理層根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)退費(fèi)申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，在《退費(fèi)申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)，并確定退費(fèi)方式和退費(fèi)時(shí)間。對(duì)于金額較大的退費(fèi)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)后執(zhí)行。4.退費(fèi)辦理財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司管理層的審批意見(jiàn)，辦理退費(fèi)手續(xù)。退費(fèi)方式應(yīng)與客戶(hù)繳費(fèi)方式一致，如客戶(hù)原采用銀行轉(zhuǎn)賬方式繳費(fèi)，應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式退還相應(yīng)款項(xiàng)；如客戶(hù)原采用現(xiàn)金繳費(fèi)，可退還現(xiàn)金或通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式退還。在辦理退費(fèi)手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定開(kāi)具退費(fèi)票據(jù)，并將退費(fèi)票據(jù)和款項(xiàng)交付客戶(hù)。如客戶(hù)需要開(kāi)具紅字發(fā)票，應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)的規(guī)定開(kāi)具相應(yīng)的紅字發(fā)票。財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理完退費(fèi)手續(xù)后，應(yīng)在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行退費(fèi)確認(rèn)，并更新客戶(hù)欠費(fèi)信息。同時(shí)，將退費(fèi)情況反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)。收退費(fèi)監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司收退費(fèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保收退費(fèi)流程合規(guī)、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)收退費(fèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、退費(fèi)審批流程的合規(guī)性、收費(fèi)票據(jù)和退費(fèi)票據(jù)的管理情況等。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.客戶(hù)投訴處理公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的客戶(hù)投訴渠道，接受客戶(hù)對(duì)收退費(fèi)業(yè)務(wù)的投訴和咨詢(xún)。客戶(hù)投訴應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行受理和處理，確保客戶(hù)滿(mǎn)意度。對(duì)于客戶(hù)投訴的收退費(fèi)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給客戶(hù)。如客戶(hù)對(duì)處理結(jié)果不滿(mǎn)意，可向上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)監(jiān)管部門(mén)投訴。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)客戶(hù)投訴情況進(jìn)行分析總結(jié)，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)措施，完善收退費(fèi)管理制度。責(zé)任追究1.對(duì)于在收退費(fèi)業(yè)務(wù)中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因收退費(fèi)業(yè)務(wù)違規(guī)行為給公司或客戶(hù)造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的