監理公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強監理公司資料管理，確保資料的完整性、準確性、規范性和安全性，提高公司管理水平和工作效率，依據國家相關法律法規及行業標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各項目監理部在監理業務活動中形成的各類文件、資料的管理。（三）管理原則1.集中統一原則公司資料管理工作由綜合管理部統一負責，實行集中管理，確保資料的完整性和系統性。2.分級負責原則各部門、各項目監理部負責本部門、本項目資料的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受綜合管理部的指導和監督。3.真實有效原則資料應如實反映監理業務活動的實際情況，確保資料的真實性和有效性。4.便于查詢原則資料的整理和歸檔應便于查詢和利用，提高工作效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類包括員工的個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等。3.項目監理資料類包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量檢驗報告、工程進度報告、工程費用支付證書、工程變更文件、監理工作總結等。4.合同管理資料類包括監理合同、施工合同、采購合同、租賃合同等各類合同文件及相關補充協議、變更協議等。5.財務資料類包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。6.其他資料類包括公司資質證書、營業執照、榮譽證書、對外宣傳資料、與業務相關的法律法規及標準規范等。（二）編號規則1.行政文件類編號格式：[年份][文件類別代碼][順序號]其中，年份為文件發布年份的后兩位數字；文件類別代碼按照公司行政文件分類標準設定；順序號為該類別文件的流水號。例如：23ZD01，表示2023年發布的第一份制度文件。2.人事檔案類編號格式：[員工編號][檔案類別代碼][順序號]員工編號為公司為員工分配的唯一識別碼；檔案類別代碼按照人事檔案分類標準設定；順序號為該類別檔案的流水號。例如：001RS01，表示編號為001的員工的第一份人事檔案資料。3.項目監理資料類編號格式：[項目編號][資料類別代碼][順序號]項目編號為公司為每個監理項目分配的唯一識別碼；資料類別代碼按照項目監理資料分類標準設定；順序號為該類別資料的流水號。例如：JL001ZB01，表示編號為JL001的項目的第一份監理規劃文件。4.合同管理資料類編號格式：[合同編號][資料類別代碼][順序號]合同編號為每份合同的唯一編號；資料類別代碼按照合同管理資料分類標準設定；順序號為該類別資料的流水號。例如：HT001HT01，表示編號為HT001的合同的第一份相關資料。5.財務資料類編號格式：[年份][資料類別代碼][順序號]年份為資料所屬年份的后兩位數字；資料類別代碼按照財務資料分類標準設定；順序號為該類別資料的流水號。例如：23CW01，表示2023年的第一份財務資料。6.其他資料類編號格式：[資料類別代碼][順序號]資料類別代碼按照其他資料分類標準設定；順序號為該類別資料的流水號。例如：QT01，表示第一份其他資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門、各項目監理部應指定專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集應涵蓋監理業務活動的全過程，包括項目前期文件、施工過程中的各類文件、竣工驗收文件等。3.對于外部單位提供的資料，應要求其加蓋公章，并注明提供日期和聯系人。（二）整理要求1.收集到的資料應及時進行整理，按照分類標準進行分類、編號。2.資料應保持清晰、整潔，如有破損、缺失應及時修復、補充。3.對于電子資料，應按照規定的命名規則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各項目監理部應定期將整理好的資料移交綜合管理部進行歸檔。2.歸檔資料應編制歸檔清單，清單內容包括資料名稱、編號、日期、來源等。3.綜合管理部應按照歸檔清單對資料進行核對、驗收，確保歸檔資料的完整性和準確性。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的資料檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等。2.資料應按照類別、年度、項目等進行分類存放，便于查詢和管理。3.檔案管理人員應定期對資料進行檢查、清點，發現問題及時處理。4.對于重要資料和機密資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保資料的安全性。五、資料查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等，經部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱資料時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制資料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將資料歸還檔案管理人員，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等，經部門負責人簽字同意后，報綜合管理部審批。2.綜合管理部審批通過后，借閱人員應與檔案管理人員辦理借閱手續，簽訂《資料借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如發生上述情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。5.借閱結束后，借閱人員應及時將資料歸還檔案管理人員，并在《資料借閱登記表》上簽字確認。六、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的資料。2.因機構調整、業務變更等原因不再使用的資料。3.經鑒定確屬無效或錯誤的資料。（二）銷毀程序1.各部門、各項目監理部應定期對本部門、本項目的資料進行清理，提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等。2.綜合管理部對各部門、各項目監理部提交的銷毀申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，綜合管理部應指定專人負責資料銷毀工作，并在銷毀現場進行監督。4.資料銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。5.資料銷毀完畢后，負責銷毀的人員應填寫《資料銷毀登記表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀日期等，并由監督人員簽字確認。七、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等的資料。2.未經公開的公司內部文件、會議記錄、財務數據等。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應在資料上加蓋“保密”標識，并按照保密級別進行管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露保密資料的內容。3.查閱、借閱保密資料的人員應簽訂保密協議，承諾對資料內容予以保密。4.在對外提供資料時，應嚴格審查，確保不泄露公司機密。八、資料信息化管理（一）信息化建設1.公司應建立資料管理信息化系統，實現資料的電子化存儲、檢索、查詢等功能。2.資料管理信息化系統應具備權限管理功能，不同人員根據其工作職責和權限訪問相應的資料。（二）數據維護1.檔案管理人員應定期對資料管理信息化系統中的數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。2.對資料管理信息化系統中的數據進行更新、修改時，應做好記錄，并進行審核。九、監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部應定期對各部門、各項目監理部的資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改