電腦采購使用管理制度總則1.目的為規范公司電腦采購、使用及管理流程，確保電腦設備的合理配置與高效使用，保障公司業務的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦公過程中使用的各類電腦設備，包括臺式電腦、筆記本電腦等。3.職責分工行政部門負責電腦采購的預算編制、采購申請、選型評估、采購執行及到貨驗收等工作。建立電腦設備臺賬，記錄設備的采購、配置、使用、維修、報廢等信息。定期對公司電腦設備進行盤點清查，確保賬實相符。負責電腦設備的日常維護、保養及維修管理，及時處理設備故障，保障設備正常運行。使用部門配合行政部門進行電腦采購選型評估，提供業務需求及使用建議。負責本部門電腦設備的日常使用管理，合理安排設備使用，確保設備安全、正常運行。監督本部門員工正確使用電腦設備，發現問題及時向行政部門反饋。協助行政部門進行電腦設備的盤點清查工作。財務部門負責審核電腦采購預算及費用報銷，確保采購資金的合理使用。對電腦采購及使用過程中的費用進行核算與監督。員工個人遵守公司電腦采購使用管理制度，正確、安全地使用所配備的電腦設備。妥善保管個人使用的電腦設備及相關配件，不得擅自轉借他人或帶出公司。如發現電腦設備出現故障或異常情況，及時向所在部門負責人報告，并配合行政部門進行處理。電腦采購管理1.采購預算編制行政部門應根據公司業務發展需求、現有電腦設備狀況及使用年限等因素，每年定期編制電腦采購預算。采購預算應明確采購設備的種類、數量、配置要求、預計采購金額等內容，并提交公司管理層審核批準。2.采購申請各部門因業務發展需要新增或更換電腦設備時，應提前填寫《電腦采購申請表》，詳細說明申請采購的原因、設備用途、配置要求、預計使用人數等信息。《電腦采購申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。3.選型評估行政部門收到采購申請后，組織相關人員對申請采購的電腦設備進行選型評估。選型評估應綜合考慮設備的性能、質量、價格、售后服務、兼容性等因素，參考市場上同類產品的口碑及用戶評價，選擇性價比高、適合公司業務需求的電腦設備。必要時，可邀請專業技術人員或外部專家參與選型評估工作，提供技術支持與建議。4.采購執行行政部門根據選型評估結果，確定電腦設備的采購供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確設備的規格型號、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款，確保雙方權益得到保障。在采購過程中，行政部門應嚴格按照采購合同的約定，跟蹤設備的生產、運輸進度，確保設備按時、按質、按量到貨。5.到貨驗收電腦設備到貨前，行政部門應通知使用部門及相關技術人員做好驗收準備工作。設備到貨后，由行政部門組織使用部門、技術人員等共同進行驗收。驗收內容包括設備的外觀、數量、規格型號、配置清單、隨機附件等是否與采購合同一致，設備的性能是否符合要求等。驗收合格后，填寫《電腦設備驗收單》，相關人員簽字確認。如發現設備存在質量問題或與采購合同不符的情況，應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改或退換貨。電腦使用管理1.設備配置與發放行政部門根據員工崗位需求及電腦設備選型評估結果，為員工配置相應的電腦設備，并辦理發放手續。員工領取電腦設備時，應仔細檢查設備外觀及配件是否齊全、完好，如有問題及時向行政部門反饋。行政部門應建立員工電腦設備使用檔案，記錄員工領取設備的時間、型號、配置等信息。2.使用規范員工應在公司指定的辦公地點使用電腦設備，未經批準不得擅自將電腦設備帶出公司。嚴格按照操作規程使用電腦設備，不得隨意更改設備的硬件配置和軟件設置。保持電腦設備的清潔衛生，定期清理灰塵，避免因灰塵過多影響設備性能。妥善保管電腦設備及相關配件，不得隨意拆卸、損壞或丟失。如發現設備及配件有損壞或丟失情況，應及時向所在部門負責人報告，并照價賠償。不得在公司電腦設備上安裝與工作無關的軟件、游戲等，不得利用公司電腦設備從事違法違規活動。離開辦公區域時，應及時關閉電腦設備及相關外部設備，切斷電源，以節約能源，延長設備使用壽命。3.數據安全管理員工應增強數據安全意識，妥善保管個人賬號及密碼，不得隨意透露給他人。定期對電腦中的重要數據進行備份，可采用外部存儲設備（如移動硬盤、U盤等）或云存儲等方式進行備份，確保數據的安全性和完整性。不得擅自刪除、修改或共享公司重要數據，如需對數據進行操作，應按照公司相關規定及審批流程進行。如發現電腦設備感染病毒或遭受網絡攻擊等安全事件，應立即停止操作，并及時向行政部門報告，配合行政部門采取相應的應急措施，防止數據泄露和損失擴大。4.軟件使用管理公司統一安裝的辦公軟件，員工應按照規定的使用權限和操作流程進行使用，不得擅自卸載或更改軟件設置。因工作需要安裝其他軟件時，應提前向行政部門提出申請，經批準后由行政部門統一安排安裝。未經批準，不得私自安裝任何軟件。禁止使用未經授權的盜版軟件，如發現使用盜版軟件的行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。電腦維護與維修管理1.日常維護行政部門應定期對公司電腦設備進行日常維護，包括硬件清潔、軟件更新、系統優化等工作，確保設備性能良好，運行穩定。指導員工正確使用電腦設備，解答員工在使用過程中遇到的問題，提供技術支持與培訓。2.故障報修員工在使用電腦設備過程中如發現故障或異常情況，應及時填寫《電腦設備故障報修單》，詳細描述故障現象、出現時間、所在位置等信息，并提交至所在部門負責人。部門負責人審核《電腦設備故障報修單》后，簽字確認并轉交給行政部門。行政部門接到故障報修單后，根據故障情況及時安排技術人員進行維修。對于簡單故障，技術人員應在現場及時解決；對于復雜故障，如需要更換硬件設備等，應將電腦設備帶回維修中心進行維修，并在規定時間內修復后返還給員工。3.維修記錄行政部門應建立電腦設備維修檔案，詳細記錄每臺設備的維修時間、故障現象、維修內容、更換部件等信息。定期對電腦設備維修情況進行統計分析，總結常見故障類型及維修方法，為設備維護和管理提供參考依據。4.硬件更換對于因故障需要更換硬件設備的電腦，行政部門應嚴格按照采購流程進行采購，并做好更換記錄。更換下來的硬件設備，如仍有使用價值，應進行妥善保管，以備后續維修或備件使用；如已無使用價值，應按照公司固定資產報廢處理規定進行處理。電腦報廢管理1.報廢條件電腦設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法滿足工作需要的。因技術進步或業務發展，現有設備已被淘汰，不再適用的。因自然災害、意外事故等原因導致設備嚴重損壞，無法修復的。其他經公司評估認定已無使用價值的情況。2.報廢申請使用部門或設備使用人認為電腦設備符合報廢條件時，應填寫《電腦設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，并提交至行政部門。行政部門收到報廢申請后，組織相關技術人員對申請報廢的設備進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。3.報廢審批《電腦設備報廢申請表》經行政部門審核、技術鑒定通過后，提交公司管理層審批。公司管理層根據設備實際情況及相關規定進行審批，批準后方可進行報廢處理。4.報廢處理經批準報廢的電腦設備，行政部門應按照公司固定資產報廢處理規定進行處理。對于有一定價值的零部件，可進行拆卸回收利用；對于無利用價值的設備，可委托專業的回收公司進行報廢處理，并做好相關記錄。報廢處理完成后，行政部門應及時更新電腦設備臺賬，確保賬實相符。監督與考核1.監督檢查行政部門負責對公司電腦采購、使用、維護及報廢等情況進行定期監督檢查，確保各項制度的有效執行。監督檢查內容包括電腦設備的使用規范、數據安全管理、軟件使用情況、維護維修記錄、報廢處理等方面。對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價將電腦采購使用管理情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守制度、合理使用電腦設備、積極配合管理工作的員工給予表彰和獎勵。對于違反電腦采購使用管理制度的行為，如擅自安裝軟件、違規使用數據、損壞丟失設備等，視情節