工會痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司工會工作的規范化管理，提高工會工作效率和質量，確保工會各項工作有跡可循、責任可查，特制定本工會痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會及工會各部門、各工會小組。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡記錄應真實反映工會工作的實際開展情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋工會工作的各個方面，包括組織建設、會員管理、活動開展、權益維護等，確保記錄全面完整。3.規范性原則：痕跡記錄應按照統一的格式、標準和要求進行填寫和整理，保證記錄規范有序。4.時效性原則：及時記錄工會工作的相關信息，不得拖延積壓，確保痕跡資料的及時性和有效性。二、痕跡化管理內容及要求（一）組織建設1.工會委員會會議記錄記錄內容：會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議題、會議決議等。記錄要求：詳細記錄會議討論過程和決議內容，參會人員應簽字確認。會議記錄應妥善保存，以備查閱。2.工會組織架構圖內容要求：清晰展示公司工會的組織架構，包括工會委員會成員、各部門工會小組設置等信息。更新要求：當工會組織架構發生變動時，應及時更新組織架構圖，并留存更新記錄。3.工會會員檔案檔案內容：會員基本信息（姓名、性別、年齡、部門、入職時間等）、入會申請書、會員登記表、會員證復印件、會員活動記錄等。管理要求：對會員檔案進行分類整理，建立電子和紙質檔案。及時更新會員信息，確保檔案的準確性和完整性。（二）會員管理1.會員入會與退會記錄記錄內容：會員入會時間、入會原因、介紹人；會員退會時間、退會原因等。記錄要求：嚴格按照規定程序辦理入會和退會手續，并詳細記錄相關信息。退會會員的檔案應單獨整理保存。2.會員活動參與記錄記錄方式：通過簽到表、活動記錄冊等方式記錄會員參與工會組織的各類活動情況，包括活動名稱、時間、地點、參與人員名單等。記錄要求：簽到表應字跡清晰，參與人員簽字確認。活動記錄冊應詳細記錄活動內容、過程和效果。定期對會員活動參與情況進行統計分析。3.會員表彰與獎勵記錄記錄內容：表彰獎勵時間、表彰獎勵名稱、受表彰獎勵會員名單及事跡簡介等。記錄要求：留存表彰獎勵文件、證書復印件等相關資料，建立專門的表彰獎勵檔案。對受表彰獎勵會員的先進事跡進行整理宣傳。（三）活動開展1.活動策劃方案方案內容：活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內容、活動預算、活動流程安排等。審批要求：活動策劃方案應經工會委員會討論通過，并報公司黨委或上級工會審批。審批通過后的方案應留存備案。2.活動通知通知內容：活動名稱、時間、地點、參與人員范圍、活動內容及要求等。發布要求：通過公司內部公告欄、郵件、微信群等多種渠道發布活動通知，并留存發布記錄。對重要活動通知，可要求相關人員簽字確認收到。3.活動現場記錄記錄方式：采用照片、視頻、文字記錄等方式對活動現場進行全程記錄。照片應注明拍攝時間、地點、人物等信息；視頻應剪輯整理，確保內容完整清晰；文字記錄應詳細描述活動過程、參與人員表現、活動效果等。記錄要求：活動現場記錄應及時整理歸檔，作為活動總結和評估的重要依據。4.活動總結報告報告內容：活動基本情況、活動目標完成情況、活動效果評估、存在問題及改進措施等。撰寫要求：活動結束后，及時撰寫活動總結報告。總結報告應客觀真實，數據準確，分析深入，提出切實可行的改進建議。總結報告經工會委員會審核后，上報公司黨委或上級工會。（四）權益維護1.職工意見收集記錄收集方式：通過設立意見箱、開展問卷調查、組織座談會等方式廣泛收集職工意見和建議。記錄內容：意見建議提出人、提出時間、意見建議內容等。整理反饋要求：定期對收集到的職工意見進行整理分類，及時反饋給相關部門，并跟蹤處理結果。對職工關心的熱點難點問題，應形成專項報告，提交工會委員會研究解決。2.勞動爭議調解記錄記錄內容：爭議發生時間、地點、爭議雙方當事人、爭議事項、調解過程、調解結果等。調解要求：勞動爭議調解應遵循合法、公正、及時、著重調解的原則。調解過程中應詳細記錄雙方當事人的陳述和意見，形成調解協議書。調解記錄應妥善保存，以備查閱。3.職工權益保障檢查記錄檢查內容：勞動法律法規執行情況、公司規章制度落實情況、職工福利待遇保障情況等。檢查方式：定期開展職工權益保障檢查，采用查閱資料、實地查看、問卷調查、職工訪談等方式進行。記錄要求：詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查范圍、發現問題及整改情況等。對檢查中發現的問題，應下達整改通知書，跟蹤整改落實情況，確保職工權益得到有效保障。三、痕跡化管理的實施與監督（一）實施部門與人員公司工會負責痕跡化管理工作的組織實施，各部門工會小組具體負責本部門相關痕跡資料的收集、整理和保管。工會工作人員應明確分工，各司其職，確保痕跡化管理工作落到實處。（二）培訓與指導定期組織工會工作人員進行痕跡化管理培訓，使其熟悉痕跡化管理的內容、要求和方法。加強對各部門工會小組痕跡化管理工作的指導，及時解決工作中遇到的問題。（三）監督檢查1.工會委員會定期對各部門工會小組痕跡化管理工作進行檢查，檢查內容包括痕跡資料的完整性、規范性、真實性等。2.設立專門的監督舉報渠道，接受職工對痕跡化管理工作的監督。對發現的問題及時進行調查處理，并將處理結果向職工反饋。（四）考核評價將痕跡化管理工作納入工會工作人員績效考核體系，對工作認真負責、痕跡資料完整規范的部門和個人進行表彰獎勵；對工作不力、痕跡資料缺失或不規范的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。整改仍不到位的，按照公司相關規定進行問責。四、痕跡資料的保存與歸檔（一）保存方式痕跡資料應采用紙質和電子兩種方式保存。紙質資料應分類裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明資料類別、年度等信息；電子資料應按照統一的文件夾結構進行分類存儲，建立索引目錄，便于查詢。（二）保存期限1.工會組織建設、會員管理等基礎性資料長期保存。2.工會活動開展、權益維護等過程性資料保存期限為[X]年。3.涉及職工重大權益問題、勞動爭議調解等重要資料應永久保存。（三）歸檔要求1.各部門工會小組應定期將整理好的痕跡資料移交公司工會檔案室統一歸檔。2.歸檔資料應齊全完整、分類準確、編目清晰，確保檔案的規范性和系統性。3.建立檔案借閱制度，