福建公司文件管理制度一、總則1.目的為加強公司文件管理，確保文件的準確性、完整性和規范性，提高公司工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于福建公司總部及所屬各部門、各分支機構。3.文件定義本制度所稱文件，是指公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括紙質文件、電子文件等。二、文件分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告等。業務文件：涉及公司各項業務工作的合同、協議、計劃、方案、報表等。人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件。財務文件：財務預算、決算、審計報告、財務報表等。其他文件：不屬于以上分類的其他文件。2.文件編號規則行政文件：[公司簡稱縮寫]+XZ+[年份]+[序號]，如FJGSXZ2023001。業務文件：[公司簡稱縮寫]+YW+[年份]+[業務板塊代碼]+[序號]，業務板塊代碼根據實際業務設定，如銷售業務為XS，采購業務為CG等。人事文件：[公司簡稱縮寫]+RS+[年份]+[人事模塊代碼]+[序號]，人事模塊代碼如招聘為ZP，培訓為PX等。財務文件：[公司簡稱縮寫]+CW+[年份]+[財務文件類型代碼]+[序號]，財務文件類型代碼如預算為YS，決算為JS等。其他文件：[公司簡稱縮寫]+QT+[年份]+[序號]三、文件起草與審核1.起草文件起草由相關部門或人員負責，應根據工作需要和公司實際情況，確保文件內容準確、清晰、完整。起草文件應使用規范的語言文字，注明文件的標題、編號、起草部門、起草人、起草日期等信息。2.審核文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件內容是否符合公司政策、法規和實際工作要求，是否與相關部門工作協調一致。需要多個部門會簽的文件，由主辦部門負責組織會簽，會簽部門應在規定時間內提出審核意見。涉及重大事項或重要決策的文件，應提交公司領導審批。四、文件發布與存檔1.發布經審核通過的文件，由公司辦公室負責統一編號并發布。文件發布方式包括紙質文件發放、內部網絡發布、電子郵件發送等，應根據文件的性質和受眾范圍選擇合適的發布方式。紙質文件發布應登記發放范圍、發放日期、簽收人員等信息；電子文件發布應確保文件的完整性和可訪問性。2.存檔文件發布后，公司辦公室應及時進行文件存檔。存檔文件應按照分類編號規則進行整理，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份；紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照年度、類別進行分類存放。五、文件修訂與廢止1.修訂隨著公司業務發展和內外部環境變化，文件需要修訂時，由原起草部門或相關部門提出修訂申請。修訂申請應說明修訂的原因、內容和修訂后的文件文本，經審核通過后進行修訂。文件修訂后，應重新進行審核、發布和存檔，并及時通知相關部門和人員。2.廢止因政策法規變化、業務調整等原因，文件不再適用時，由原起草部門或相關部門提出廢止申請。廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，經審批后生效。廢止的文件應從存檔中刪除，并通知相關部門和人員不再執行。六、文件借閱與使用1.借閱公司員工因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息?！段募栝喩暾埍怼方洸块T負責人審批后，到公司辦公室辦理借閱手續。借閱人員應在規定期限內歸還所借文件，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。借閱人員應妥善保管所借文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、亂畫、損壞。2.使用文件僅供公司內部使用，未經公司批準，不得對外提供或泄露文件內容。因工作需要引用文件內容時，應注明文件的名稱、編號和出處。七、文件保密管理1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等重要文件均屬于保密范圍。保密文件應明確標識，注明“機密”、“秘密”、“內部資料”等字樣。2.保密措施接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。保密文件應存放在專門的保密柜或存儲設備中，限制訪問權限。未經授權，任何人不得復制、傳播、銷毀保密文件。對違反保密規定的行為，公司將依法追究責任。八、文件銷毀1.銷毀范圍已廢止、失效、無保存價值的文件應及時進行銷毀。銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數量等信息。2.銷毀方式文件銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數據清除等，應根據文件的性質和保密要求選擇合適的銷毀方式。重要文件的銷毀應安排專人負責監督，確保文件銷毀徹底。文件銷毀后，應在《文件銷毀申請表》上簽字確認，并將相關記錄存檔。九、監督與考核1.監督檢查公司辦公室負責定期對各部門文件管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的起草、審核、發布、存檔、修訂、廢止等環節。對監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。2.考核評價將文件管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部