綠化項目合同管理制度總則1.目的為加強公司綠化項目合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有綠化項目合同的管理，包括但不限于綠化工程承包合同、綠化養護服務合同、苗木采購合同等。3.管理原則依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為應符合國家法律法規及相關政策的要求。全面管理原則：對合同從簽訂前的調查、評估，到簽訂、履行、變更、終止等全過程進行全面管理。防范風險原則：注重對合同風險的識別、評估和防范，采取有效措施降低風險發生的可能性和影響程度。效益優先原則：在保證合同合法合規、風險可控的前提下，追求合同效益的最大化。合同簽訂管理1.合同承辦部門及職責綠化項目的具體承辦部門負責合同的起草、談判、簽訂等工作。承辦部門應指定專人作為合同承辦人，負責具體辦理合同事宜。承辦人應具備相應的業務知識和法律知識，熟悉合同簽訂流程。2.合同調查在簽訂合同前，承辦部門應對合同對方的主體資格、信用狀況、經營能力、財務狀況等進行調查。調查方式包括但不限于查閱對方營業執照、資質證書、稅務登記證等相關證照，查詢對方信用記錄，實地考察對方經營場所等。對于重大綠化項目合同，還應委托專業機構進行盡職調查。3.合同談判承辦部門應根據合同調查情況，組織相關人員與合同對方進行談判。談判人員應包括業務人員、法務人員等。談判內容應包括合同標的、價格、質量標準、履行期限、履行地點、付款方式、違約責任等條款。在談判過程中，應注意保留相關證據，如談判記錄、郵件、會議紀要等。4.合同起草承辦部門應根據談判結果起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，確需修改模板的，應經法務部門審核同意。合同文本應做到條款齊全、內容明確、表述準確，避免出現模糊不清、歧義等問題。合同文本應包括首部、正文、尾部等部分，正文部分應按照合同的性質和內容分為不同的條款，如標的條款、數量條款、質量條款、價款或者報酬條款、履行期限、地點和方式條款、違約責任條款、解決爭議的方法條款等。5.合同審核合同起草完成后，承辦部門應將合同文本提交法務部門進行審核。法務部門應重點對合同的合法性、合規性、風險防范等方面進行審核。審核內容包括合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規及公司規定、合同風險是否可控等。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內出具審核意見。對于審核通過的合同，法務部門應在合同文本上加蓋審核章；對于審核不通過的合同，法務部門應詳細說明原因，并提出修改建議。6.合同審批經法務部門審核通過的合同，承辦部門應按照公司內部審批流程進行審批。審批流程一般包括承辦人簽字、部門負責人審核、分管領導審批、總經理審批等環節。各審批環節應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審批工作。對于重大合同，應提交公司辦公會或董事會審議。7.合同簽訂合同經審批通過后，承辦部門應與合同對方簽訂書面合同。合同應一式多份，雙方各執一份，公司相關部門留存一份。簽訂合同應使用黑色或藍色中性筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。合同簽字蓋章應齊全，簽字人應具有相應的授權。合同簽訂后，承辦部門應及時將合同副本送達公司財務部門、法務部門、項目管理部門等相關部門備案。合同履行管理1.合同執行計劃制定合同簽訂后，承辦部門應根據合同約定制定詳細的合同執行計劃。執行計劃應包括合同標的、履行期限、履行地點、驗收標準、付款方式、違約責任等內容。執行計劃應明確各階段的工作任務、責任部門及責任人，并制定相應的時間節點，確保合同能夠按時、按質、按量履行。2.合同履行跟蹤承辦部門應按照合同執行計劃對合同履行情況進行跟蹤。跟蹤內容包括合同對方的履行進度、質量情況、付款情況等。跟蹤方式包括定期召開合同履行情況匯報會、實地檢查、電話溝通、郵件往來等。對于發現的問題，應及時與合同對方溝通協調，并采取相應的解決措施。在合同履行過程中，如遇不可抗力、政策調整等因素影響合同履行的，承辦部門應及時收集相關證據，并按照合同約定或法律法規的規定辦理相關手續。3.合同付款管理公司財務部門應按照合同約定的付款方式和時間節點進行付款。付款前，財務部門應審核合同執行情況及相關憑證，確保付款依據充分、手續齊全。承辦部門應及時向財務部門提供合同履行進度報告、驗收報告、發票等相關資料，作為財務部門付款的依據。財務部門應建立合同付款臺賬，詳細記錄每筆合同的付款金額、付款時間、付款方式等信息，確保付款準確無誤。4.合同驗收管理綠化項目完成后，承辦部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收人員應包括業務人員、技術人員、質量管理人員等。驗收標準應按照合同約定及國家相關標準執行。驗收內容包括綠化工程的質量、苗木的數量和規格、養護效果等。驗收合格后，承辦部門應出具驗收報告。驗收報告應包括驗收時間、驗收人員、驗收內容、驗收結論等內容，并由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的項目，承辦部門應要求合同對方限期整改，整改完成后重新組織驗收。合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同內容的，合同承辦部門應填寫合同變更申請表，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等。變更申請表應經承辦部門負責人簽字確認后，提交法務部門審核。2.變更審核法務部門應重點對合同變更的合法性、必要性、可行性等方面進行審核。審核內容包括變更是否符合法律法規及公司規定、變更是否會對公司權益造成重大影響、變更后合同條款是否明確清晰等。法務部門應在收到變更申請表后的[X]個工作日內出具審核意見。對于審核通過的變更申請，法務部門應在申請表上加蓋審核章；對于審核不通過的變更申請，法務部門應詳細說明原因，并提出修改建議。3.變更審批經法務部門審核通過的合同變更申請，承辦部門應按照公司內部審批流程進行審批。審批流程一般包括承辦人簽字、部門負責人審核、分管領導審批、總經理審批等環節。各審批環節應在收到變更申請表后的[X]個工作日內完成審批工作。對于重大合同變更，應提交公司辦公會或董事會審議。4.變更實施合同變更申請經審批通過后，承辦部門應與合同對方協商簽訂合同變更協議。變更協議應明確變更的內容、雙方的權利義務、違約責任等事項。變更協議簽訂后，承辦部門應及時將變更協議副本送達公司財務部門、法務部門、項目管理部門等相關部門備案。同時，承辦部門應按照變更協議的要求組織實施變更工作，確保合同能夠順利履行。合同終止管理1.合同終止條件合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢；合同雙方協商一致解除合同；因不可抗力等原因導致合同無法履行，經雙方協商一致終止合同；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同；合同約定的終止條件成就。2.終止申請當合同滿足終止條件時，合同承辦部門應填寫合同終止申請表，詳細說明合同終止的原因、時間及相關情況。終止申請表應經承辦部門負責人簽字確認后，提交法務部門審核。3.終止審核法務部門應重點對合同終止的合法性、合規性、風險防范等方面進行審核。審核內容包括合同終止是否符合法律法規及公司規定、合同終止后雙方的權利義務是否明確、是否存在潛在的法律風險等。法務部門應在收到終止申請表后的[X]個工作日內出具審核意見。對于審核通過的終止申請，法務部門應在申請表上加蓋審核章；對于審核不通過的終止申請，法務部門應詳細說明原因，并提出修改建議。4.終止審批經法務部門審核通過的合同終止申請，承辦部門應按照公司內部審批流程進行審批。審批流程一般包括承辦人簽字、部門負責人審核、分管領導審批、總經理審批等環節。各審批環節應在收到終止申請表后的[X]個工作日內完成審批工作。對于重大合同終止，應提交公司辦公會或董事會審議。5.終止通知合同終止申請經審批通過后，承辦部門應及時向合同對方發出合同終止通知。終止通知應明確合同終止的原因、時間及雙方的權利義務等事項。合同對方應在收到終止通知后的[X]個工作日內予以回復，確認收到通知并同意合同終止。6.合同結算與清理合同終止后，承辦部門應按照合同約定及相關法律法規的規定與合同對方進行結算。結算內容包括合同價款、違約金、賠償金等。結算完成后，承辦部門應及時清理合同文件、資料等，將相關資料整理歸檔，妥善保管。同時，承辦部門應將合同終止情況告知公司財務部門、法務部門等相關部門。合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門應在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中及時收集相關文件、資料，包括合同文本、談判記錄、審批文件、驗收報告、付款憑證、變更協議、終止通知等。收集的文件、資料應真實、完整、有效，能夠反映合同的全過程。2.檔案整理合同承辦部門應定期對收集的合同文件、資料進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂等。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類，并編制相應的目錄。編號應具有唯一性，便于查詢和管理。裝訂應整齊規范，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案保管合同檔案應由公司統一指定的部門或人員進行保管。保管部門應建立專門的檔案庫，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全保管。合同檔案應按照檔案管理制度的要求進行存放，不同類別、不同年度的檔案應分開存放。同時，應建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，說明查閱的原因、內容及用途等。申請表應經部門負責人簽字同意后，提交檔案保管部門審批。檔案保管部門應在收到查閱申請表后的[X]個工作日內完成審批工作。對于審批通過的查閱申請，檔案保管部門應按照規定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、歸還時間等信息。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印、拍照等，應經檔案保管部門同意，并按照規定辦理相關手續。合同監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門、法務部門等應定期對合同管理情況進行監督檢查。監督檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環節的合規性、風險防范情況、檔案管理情況等。監督檢查方式包括查閱合同文件、資料，實地檢查合同履行情況，訪談相關人員等。對于發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核評價公司應建立合同管理考核評價