監獄文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強監獄文件資料管理，確保文件資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障監獄各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監獄內各部門、各崗位在工作中形成或使用的各類文件資料，包括但不限于法規政策文件、獄政管理文件、教育改造文件、安全管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：監獄設立專門的文件資料管理部門或崗位，對全獄文件資料進行集中統一管理，確保文件資料的歸口清晰、流向明確。2.分級負責原則：各部門負責人為本部門文件資料管理的第一責任人，負責本部門文件資料的收集、整理、保管和歸檔工作，并接受監獄文件資料管理部門的指導和監督。3.規范標準原則：文件資料的管理應遵循國家有關法律法規和行業標準，建立健全文件資料管理制度和流程，確保文件資料管理工作的規范化、標準化。4.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強文件資料的安全保密管理，防止文件資料的泄露、丟失和損壞，確保監獄工作的安全與穩定。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.法規政策類：包括國家法律法規、政策文件、行業規范等。2.獄政管理類：涉及監獄行政管理、罪犯管理、獄情分析等方面的文件資料。3.教育改造類：有關罪犯教育教學、心理矯治、職業技能培訓等方面的文件。4.安全管理類：涵蓋監獄安全防范、應急處置、設施設備管理等內容的資料。5.人事管理類：包括人員招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等文件。6.財務管理類：財務預算、決算、收支管理、審計等方面的文件。7.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）編號1.編號規則采用“年份+類別代碼+順序號”的編號方式。例如：2023YZ001，表示2023年獄政管理類第1號文件。2.類別代碼法規政策類FG獄政管理類YZ教育改造類JY安全管理類AQ人事管理類RS財務管理類CW其他類QT三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.監獄各部門在工作中應按照職責分工，及時、準確地形成各類文件資料。文件資料的內容應真實、完整、規范，符合法律法規和監獄工作要求。2.文件資料的起草應使用統一的格式和字體，注明起草部門、起草人、日期等信息。重要文件資料應經過嚴格的審核和審批程序。（二）文件資料的收集1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保本部門產生的文件資料及時、完整地收集齊全。2.對于上級機關下發的文件資料，由監獄辦公室負責統一接收，并及時分發給相關部門。3.在工作中形成的外來文件資料，如合作協議、信函等，由相關業務部門負責收集，并交至監獄文件資料管理部門統一管理。四、文件資料的整理與歸檔（一）整理1.文件資料收集后，應按照分類標準進行整理。對于同一類別的文件資料，應按照時間順序或重要程度進行排序。2.對文件資料進行編號、編目，填寫文件資料目錄清單，注明文件資料的編號、名稱、日期、來源等信息，確保文件資料的標識清晰、便于查找。3.對文件資料的紙張、格式進行檢查，對于不符合要求的文件資料，應進行必要的整理和修復。如文件資料紙張破損、字跡模糊等，應進行復印、掃描等處理，確保文件資料的可讀性。（二）歸檔1.整理后的文件資料應及時歸檔，歸檔時間不得超過文件資料形成后的一個月。2.文件資料應按照年度、類別進行分類歸檔，存放在專門的檔案柜或存儲設備中，并建立相應的檔案索引。3.電子文件資料應按照電子檔案管理要求進行存儲，建立電子檔案數據庫，確保電子文件資料的安全存儲和有效利用。電子文件資料應與紙質文件資料同步歸檔，并保證兩者內容的一致性。五、文件資料的保管（一）保管場所1.監獄應設立專門的文件資料檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全保管條件。2.檔案室內應配備必要的檔案柜、存儲設備、溫濕度控制設備、消防設備等，確保文件資料的安全存放。（二）保管期限1.文件資料的保管期限應根據國家法律法規和監獄工作實際需要確定。一般分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。2.對于具有重要歷史價值、法律依據或長期查考利用價值的文件資料，應永久保存。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對文件資料進行檢查和清點，確保文件資料的數量準確、完好無損。如發現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.對電子文件資料應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。同時，要定期對電子文件資料進行維護和更新，確保電子文件資料的可讀性和可用性。3.文件資料的查閱和借閱應嚴格按照規定的程序進行登記，不得擅自將文件資料帶出檔案室。對借閱的文件資料，借閱人應妥善保管，按時歸還。如文件資料在借閱期間發生損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.監獄內部人員因工作需要查閱文件資料時，應填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱的文件資料名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到監獄文件資料管理部門查閱。2.文件資料管理部門應根據查閱申請表，提供相應的文件資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件資料名稱及編號等內容。3.查閱文件資料時，查閱人應在指定的地點進行，不得在文件資料上涂改、標記、抽取、撤換等。如需復印文件資料，應經文件資料管理部門負責人批準，并按照規定的程序進行復印。（二）借閱1.監獄內部人員因工作需要借閱文件資料時，應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱的文件資料名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報監獄分管領導審批。2.文件資料管理部門應根據審批后的借閱申請表，辦理文件資料借閱手續，并將借閱的文件資料交付借閱人。借閱手續應包括借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱文件資料名稱及編號、預計歸還時間等內容。3.借閱人應按照規定的期限歸還文件資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。如借閱人在借閱期間因工作變動等原因不再需要借閱文件資料時，應及時歸還文件資料管理部門。4.非監獄內部人員查閱或借閱文件資料時，應按照國家有關法律法規和監獄相關規定，履行嚴格的審批手續，并由監獄相關部門人員陪同查閱或借閱。七、文件資料的保密與銷毀（一）保密1.監獄工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規和監獄保密制度，對涉及監獄工作秘密、罪犯個人隱私等文件資料進行保密。2.在文件資料的形成、處理、傳遞、存儲、使用等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。如對涉密文件資料進行加密存儲、限制查閱范圍、使用專用存儲設備等。3.涉及國家機密或監獄重要機密的文件資料，應按照國家保密規定進行管理，嚴格控制知悉范圍和傳遞渠道。對接觸和處理涉密文件資料的人員，應進行嚴格的保密審查，并簽訂保密責任書。（二）銷毀1.文件資料超過保管期限或已失去保存價值時，應及時進行銷毀。銷毀文件資料應填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報監獄分管領導審批。2.文件資料管理部門應根據審批后的銷毀申請表，組織專人對文件資料進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件資料無法恢復。3.對銷毀的文件資料應進行詳細記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀文件資料名稱及編號、數量、銷毀方式、執行人員等信息。記錄應保存一定期限，以備查考。八、文件資料管理的監督與考核（一）監督1.監獄文件資料管理部門應定期對各部門文件資料管理情況進行檢查和監督，檢查內容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環節。2.對于檢查中發現的問題，應及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反文件資料管理制度的行為，應按照監獄有關規定進行嚴肅處理。（二）考核1.建立文件資料管理工作考核機制，將文件資料管理工作納入各部門年度工作考核內容。考核指標包括文件資料的完整性、準確性、規范性、及時性等方面。2.根據考核結果，對在文件資料管理工作中表現突出的部門