職業健康資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司職業健康資料的管理，規范職業健康資料的收集、整理、歸檔、保存、使用和銷毀等工作，確保職業健康資料的完整性、準確性和保密性，有效支持公司職業健康管理工作，依據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門、車間及員工在職業健康管理活動中涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家有關職業健康的法律法規、標準規范，確保職業健康資料管理工作合法合規。2.真實準確原則：職業健康資料應如實反映公司職業健康管理的實際情況，數據準確、內容完整。3.及時歸檔原則：各項職業健康資料應及時收集、整理并歸檔，避免資料丟失或延誤。4.保密安全原則：對涉及公司商業秘密、員工個人隱私的職業健康資料，應嚴格保密，確保資料安全。二、職責分工（一）職業健康管理部門1.負責制定職業健康資料管理制度，并組織實施和監督檢查。2.牽頭組織職業健康資料的收集、整理、審核、歸檔等工作。3.定期對職業健康資料進行分類統計、分析評估，為公司職業健康管理決策提供依據。4.負責與外部相關部門及機構進行職業健康資料的溝通與協調。（二）各部門1.負責本部門職業健康資料的收集、整理，并按時提交給職業健康管理部門。2.配合職業健康管理部門做好職業健康資料的審核、歸檔等相關工作。3.按照職業健康資料管理制度的要求，正確使用和保管本部門涉及的職業健康資料。（三）員工1.積極配合公司職業健康管理工作，如實提供個人職業健康相關信息和資料。2.妥善保管并正確使用發放的職業健康防護用品及相關資料。（四）檔案管理部門1.負責職業健康資料檔案的存儲、保管，確保檔案的安全與完整。2.按照規定的程序和要求，提供職業健康資料的查閱、借閱服務。三、職業健康資料的分類與內容（一）法律法規與標準規范類1.國家及地方有關職業健康的法律法規、規章、規范性文件。2.職業健康相關的國家標準、行業標準、地方標準等。（二）管理文件類1.公司職業健康管理方針、目標、計劃及實施方案。2.職業健康管理制度、操作規程、應急預案等。3.職業健康管理工作的會議紀要、通知、通報等文件。（三）職業健康檔案類1.員工職業健康監護檔案員工基本信息，包括姓名、性別、年齡、工種、崗位等。職業健康體檢報告，包括上崗前、在崗期間、離崗時的體檢結果。職業病診斷證明書（如有）。職業健康培訓記錄。職業健康監護檔案變更記錄。2.職業衛生檔案公司基本情況，包括地理位置、生產工藝、產品種類、員工人數等。職業病危害因素識別、評價與檢測報告。職業病防護設施的建設、運行與維護記錄。個人職業病防護用品的配備、發放與使用記錄。職業健康管理工作的檢查記錄、整改記錄。（四）培訓教育資料類1.職業健康培訓計劃、教案、教材。2.培訓簽到表、考核試卷及成績記錄。3.員工職業健康培訓心得、反饋意見等。（五）應急管理資料類1.職業健康應急預案及演練方案。2.應急救援物資清單、維護保養記錄。3.應急演練記錄、總結報告。4.事故報告、調查處理資料。（六）其他資料類1.職業健康宣傳資料，如海報、手冊、宣傳單頁等。2.與職業健康相關的合同、協議，如職業健康體檢委托合同、職業病危害治理項目合同等。3.職業健康工作的總結、匯報材料。四、職業健康資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責職業健康資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.收集的職業健康資料應真實、完整，能夠客觀反映職業健康管理工作的實際情況。3.對于外部獲取的職業健康資料，如法律法規文件、標準規范、檢測報告等，應確保其來源可靠，并進行登記備案。（二）收集渠道1.內部產生的資料，由各部門按照職責分工定期收集整理后提交給職業健康管理部門。2.外部獲取的資料，通過政府部門網站、行業協會、專業機構等渠道收集，并及時傳遞給職業健康管理部門。（三）整理方法1.職業健康管理部門收到各部門提交的資料后，應按照資料的類別、時間順序等進行分類整理。2.對每份資料進行編號，建立資料索引目錄，便于查找和管理。3.對資料中的數據、文字等進行核對，確保準確無誤。對于存在問題的資料，應及時與相關部門或人員溝通核實，進行修正或補充。五、職業健康資料的歸檔與保存（一）歸檔原則1.遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照職業健康資料的類別、時間順序等進行分類歸檔，便于查找和利用。（二）歸檔流程1.整理后的職業健康資料由職業健康管理部門進行初審，確保資料符合歸檔要求。2.初審合格的資料移交檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案管理的相關規定進行歸檔。3.檔案管理部門應建立職業健康資料檔案目錄，詳細記錄每份檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）保存期限1.法律法規與標準規范類資料應長期保存。2.管理文件類資料根據其重要性和時效性確定保存期限，一般為310年。3.職業健康檔案類資料，員工職業健康監護檔案應永久保存，職業衛生檔案保存期限為自建設項目竣工驗收之日起不少于10年。4.培訓教育資料類、應急管理資料類及其他資料類根據實際情況確定保存期限，一般為35年。（四）保存方式1.職業健康資料應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保存。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。3.電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的存儲設備中，并建立電子檔案索引目錄，便于檢索和查閱。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保其完整性和可讀性。六、職業健康資料的查閱與借閱（一）查閱規定1.因工作需要查閱職業健康資料的人員，應填寫《職業健康資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交給職業健康管理部門審批。2.職業健康管理部門對查閱申請進行審核，對于符合查閱規定的申請，予以批準，并指定專人陪同查閱。3.查閱人員應在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或進行涂改、損壞等行為。查閱完畢后，應及時將資料歸還，并在《職業健康資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規定1.因特殊原因需要借閱職業健康資料的人員，應填寫《職業健康資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等內容，經所在部門負責人、職業健康管理部門負責人及公司分管領導簽字批準后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，向借閱人員發放《職業健康資料借閱證》，并按照借閱申請表的要求提供相應的資料。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿后，應及時歸還資料。如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員歸還資料時，檔案管理部門應對資料進行檢查，如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照相關規定進行處理。七、職業健康資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、員工個人隱私的職業健康資料，應嚴格保密，未經授權不得泄露給任何單位或個人。2.職業健康管理部門及檔案管理部門應與接觸職業健康資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在職業健康資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、對資料進行加密處理等。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強職業健康資料檔案的安全管理，確保檔案存放環境安全，防止檔案被盜、被搶、被毀等情況發生。2.定期對職業健康資料檔案進行檢查和維護，如檢查檔案的完整性、存儲設備的運行狀況等，及時發現并處理存在的問題。3.制定職業健康資料檔案的應急預案，如火災、水災、地震等突發事件的應急處置措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護檔案安全。八、職業健康資料的銷毀（一）銷毀條件1.職業健康資料超過保存期限，且已無保存價值的。2.因公司機構調整、業務變更等原因，不再需要保存的職業健康資料。3.資料內容存在錯誤、虛假或違反法律法規等情況，經核實后需要銷毀的。（二）銷毀流程1.由職業健康管理部門提出職業健康資料銷毀申請，填寫《職業健康資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、數量、銷毀原因等信息。2.申請經所在部門負責人、職業健康管理部門負責人及公司分管領導簽字批準后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門組織專人對擬銷毀的資料進行清點、核對，確保銷毀資料與申請表一致。4.銷毀工作應在指定的地點進行，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、資料名稱、數量、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監督人員簽字確認。5.銷毀工作完成后，檔案管理部門應將銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。九、監督與考核（一）監督檢查1.職業健康管理部門應定期對各部門職業健康資料的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保存、查閱、借閱等環節。2.監督檢查可采用現場查看、資料查閱、人員訪談等方式進行，對發現的