職業(yè)培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職業(yè)培訓檔案管理，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司培訓工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及人力資源決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類職業(yè)培訓活動所涉及的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理能力培訓、專項業(yè)務培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，包括培訓內容、培訓效果、學員表現(xiàn)等。2.完整性原則：涵蓋培訓活動從策劃到結束的各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私的培訓檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。4.便于查詢利用原則：檔案整理應科學合理，便于快速檢索和查閱，以滿足公司內部對培訓檔案的使用需求。二、培訓檔案管理職責分工（一）培訓部門1.負責制定培訓計劃、組織培訓實施，并在培訓過程中收集、整理相關培訓資料，包括培訓通知、培訓教材、學員簽到表、培訓講義、考核試卷及成績等。2.對培訓檔案進行初步分類、編號和裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.定期將整理好的培訓檔案移交至人力資源部門檔案管理專員。（二）人力資源部門檔案管理專員1.接收培訓部門移交的培訓檔案，進行統(tǒng)一保管和存儲。2.建立培訓檔案電子目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和統(tǒng)計。3.按照檔案管理的相關規(guī)定，對培訓檔案進行分類、歸檔和編目，確保檔案存放有序。4.負責培訓檔案的借閱、歸還登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，保證檔案的安全。5.定期對培訓檔案進行檢查和清理，對破損、變質的檔案及時進行修復和處理，確保檔案質量。（三）各部門負責人1.負責督促本部門員工按時參加培訓，并配合培訓部門做好培訓相關工作。2.對本部門員工的培訓表現(xiàn)進行評價和反饋，提供相關考核信息，作為培訓檔案的重要組成部分。（四）員工個人1.積極參加公司組織的各類培訓活動，遵守培訓紀律，認真完成培訓任務。2.配合培訓部門和所在部門提供個人培訓相關信息，如培訓心得、工作應用情況等。三、培訓檔案內容（一）培訓計劃類1.年度培訓計劃：明確公司在一個自然年度內計劃開展的各類培訓項目、培訓對象、培訓時間、培訓目標等內容。2.專項培訓計劃：針對特定崗位、業(yè)務領域或問題解決而制定的專項培訓計劃，詳細說明培訓的具體安排和預期效果。（二）培訓實施類1.培訓通知：記錄培訓活動的具體時間、地點、培訓內容、培訓講師、參加人員等信息，由培訓部門發(fā)布并留存。2.培訓教材：包括培訓課程所使用的講義、教材、參考資料等，應與培訓內容相對應，確保學員能夠獲取全面的學習資源。3.學員簽到表：用于記錄每次培訓課程學員的出勤情況，包括學員姓名、部門、簽到時間等信息，作為考核學員參與培訓的依據(jù)之一。4.培訓講義：培訓講師在授課過程中所使用的課件、教案等資料，反映培訓的核心內容和教學方法。5.培訓現(xiàn)場照片或視頻：如有需要，可留存培訓現(xiàn)場的照片或視頻資料，直觀展示培訓過程和學員參與情況，豐富培訓檔案內容。（三）培訓考核類1.考核試卷：根據(jù)培訓內容設計的考核試卷，涵蓋理論知識、實踐技能等方面，用于評估學員對培訓知識的掌握程度。2.考核成績：記錄學員考核試卷的得分情況，以及最終的考核成績評定結果，如合格、不合格等。3.考核評語：培訓講師或考核人員對學員在培訓過程中的表現(xiàn)、考核情況進行的綜合評價，包括優(yōu)點、不足及改進建議等。（四）培訓效果評估類1.學員培訓反饋表：培訓結束后，由學員填寫的對培訓內容、培訓講師、培訓組織等方面的滿意度評價及意見建議，了解學員對培訓的主觀感受。2.培訓效果跟蹤報告：培訓部門在培訓結束后的一段時間內，對學員在工作中應用培訓所學知識和技能的情況進行跟蹤調查，形成的書面報告，評估培訓對工作績效的實際影響。3.培訓收益分析：從公司層面分析培訓活動所帶來的經(jīng)濟效益、社會效益等方面的收益，如員工績效提升、業(yè)務流程優(yōu)化、客戶滿意度提高等，為培訓決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）員工培訓記錄類1.員工培訓檔案卡：為每位員工建立的專門檔案卡，記錄員工參加的各類培訓課程名稱、培訓時間、考核成績等信息，全面反映員工的培訓歷程。2.培訓證書及相關資質證明：員工參加外部培訓獲得的證書、資質認證等資料，作為員工培訓成果的重要體現(xiàn)，應妥善歸檔保存。四、培訓檔案分類與編號（一）分類方法培訓檔案按照培訓類別、培訓時間、培訓對象等維度進行分類，具體分類如下：1.新員工入職培訓檔案：集中存放新員工入職培訓期間產(chǎn)生的各類資料。2.崗位技能培訓檔案：根據(jù)不同崗位劃分，如技術崗位技能培訓、銷售崗位技能培訓等，分別整理歸檔。3.管理能力培訓檔案：針對管理人員開展的管理知識、領導力等方面培訓的相關資料。4.專項業(yè)務培訓檔案：如特定業(yè)務流程優(yōu)化培訓、新產(chǎn)品推廣培訓等專項培訓的檔案。5.其他培訓檔案：不屬于以上分類的其他臨時性、特殊性培訓活動的檔案。（二）編號規(guī)則培訓檔案編號采用“年份+培訓類別代碼+順序號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。具體編號規(guī)則如下：1.年份：取培訓活動發(fā)生年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。2.培訓類別代碼：新員工入職培訓（X）、崗位技能培訓（G）、管理能力培訓（M）、專項業(yè)務培訓（Z）、其他培訓（Q）。3.順序號：按照培訓活動開展的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年新員工入職培訓的第一份檔案編號為“23X001”，2023年銷售崗位技能培訓的第三份檔案編號為“23G003”。五、培訓檔案歸檔與存儲（一）歸檔要求1.培訓部門應在每次培訓活動結束后的[X]個工作日內，將整理好的培訓檔案資料移交至人力資源部門檔案管理專員。2.移交的檔案資料應齊全、完整、真實，如有缺失或不符合要求的情況，培訓部門應及時補充或更正。3.檔案管理專員接收檔案時，應認真核對檔案資料的內容和數(shù)量，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。（二）存儲方式1.紙質檔案存儲：將整理好的紙質培訓檔案按照分類順序存放在專用的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，確保檔案的安全保存。2.電子檔案存儲：建立培訓檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質檔案內容進行掃描或錄入電子系統(tǒng)，形成電子檔案。電子檔案應進行備份存儲，存儲介質可選用光盤、移動硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、培訓檔案借閱與查閱（一）借閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱培訓檔案的，需填寫《培訓檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到人力資源部門檔案管理專員處辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密或重要培訓信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可借閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.所在部門負責人對借閱申請進行審核，簽署意見后提交至人力資源部門檔案管理專員。3.檔案管理專員根據(jù)借閱權限進行審批，對符合條件的申請予以批準，并登記借閱檔案的相關信息，包括借閱人姓名、部門、檔案名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等。4.借閱人憑審批通過的《培訓檔案借閱申請表》到檔案管理專員處領取檔案，并在借閱登記本上簽字確認。（三）查閱規(guī)定1.查閱培訓檔案應在檔案管理專員指定的地點進行，查閱過程中應保持檔案資料的整潔和完好，不得擅自涂改、抽取、污損檔案內容。2.如需復印檔案資料，需經(jīng)檔案管理專員同意，并按照規(guī)定的復印份數(shù)進行復印。復印后的檔案資料應妥善保管，不得隨意傳播。3.查閱完畢后，借閱人應及時將檔案歸還檔案管理專員，檔案管理專員核對無誤后在借閱登記本上記錄歸還日期。（四）歸還要求1.借閱人應按照預計歸還日期及時歸還培訓檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應提前向檔案管理專員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.歸還的檔案應保持完整、清潔，如有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、培訓檔案保密與安全管理（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、員工個人隱私等敏感信息的培訓檔案，嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。在檔案整理、存儲、借閱等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對于因工作需要接觸保密培訓檔案的人員，應與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）安全管理1.加強培訓檔案存儲場所的安全防范措施，安裝必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.定期對培訓檔案進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應立即采取措施進行處理，并向上級報告。3.電子檔案應設置嚴格的訪問權限和密碼保護，定期進行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，防止電子數(shù)據(jù)丟失或被惡意篡改。八、培訓檔案的清理與銷毀（一）清理原則1.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和培訓檔案的實際情況，定期對培訓檔案進行清理，確保檔案的時效性和有效性。2.清理培訓檔案應遵循審慎原則，對于已失去保存價值或超過保存期限的檔案，在經(jīng)過嚴格審批后進行銷毀處理。（二）保存期限1.新員工入職培訓檔案、崗位技能培訓檔案、管理能力培訓檔案等重要培訓檔案保存期限為[X]年。2.專項業(yè)務培訓檔案、其他培訓檔案保存期限為[X]年。3.培訓效果評估類檔案中，學員培訓反饋表、培訓效果跟蹤報告等保存期限為[X]年；培訓收益分析等長期數(shù)據(jù)資料應長期保存。（三）銷毀流程1.檔案管理專員定期對培訓檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《培訓檔案銷毀申請表》。2.《培訓檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。