珠寶公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范性、完整性和有效性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（三）文件管理原則1.統一管理原則：公司文件由綜合管理部統一負責收集、整理、歸檔和保管。2.規范標準原則：文件的格式、編號、審批等應符合規定標準，確保文件的一致性和規范性。3.及時有效原則：文件的起草、審核、發布應及時，確保文件能有效指導公司各項工作。4.安全保密原則：妥善保管文件，嚴格控制文件的查閱和借閱，確保文件信息安全。二、文件分類及編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、報告、請示、批復等各類行政公文。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件。3.財務文件：有關公司財務預算、核算、審計、資金管理等財務相關文件。4.業務文件：涵蓋市場調研、產品設計、生產計劃、銷售策略、客戶服務等業務環節的文件。5.其他文件：除上述四類文件外的其他文件，如會議紀要、規章制度等。（二）編號規則1.行政文件：AD年份流水號，例如：AD2023001，表示2023年第1號行政文件。2.人事文件：HR年份流水號，例如：HR2023002，表示2023年第2號人事文件。3.財務文件：FI年份流水號，例如：FI2023003，表示2023年第3號財務文件。4.業務文件：OP年份流水號，例如：OP2023004，表示2023年第4號業務文件。5.其他文件：OT年份流水號，例如：OT2023005，表示2023年第5號其他文件。三、文件起草與審批（一）起草1.各部門負責本部門相關文件的起草工作。文件起草應內容準確、表述清晰、邏輯嚴謹，符合公司實際情況和相關法律法規要求。2.起草文件時，應明確文件主題、目的、適用范圍、主要內容、實施要求等要素。對于涉及多個部門的文件，應加強溝通協調，確保文件的全面性和可操作性。（二）審批1.行政文件、人事文件、財務文件、業務文件等重要文件需經相關部門負責人、分管領導和總經理審批。2.一般文件由部門負責人審批。審批人應認真審查文件內容，簽署明確意見，并注明審批日期。3.文件審批通過后，方可進行下一步操作。如審批意見要求修改，起草部門應按照審批意見及時修改完善，再次提交審批。四、文件發布（一）發布渠道1.重要文件通過公司內部辦公系統發布，同時可根據需要印發紙質版文件至相關部門。2.一般性文件可通過公司內部辦公系統發布，或在公司內部公告欄張貼。（二）發布流程1.文件起草部門將經審批后的文件提交給綜合管理部。2.綜合管理部按照規定的發布渠道和格式要求進行發布操作。對于通過內部辦公系統發布的文件，應確保文件標題、正文、附件等信息準確無誤；對于印發紙質版文件的，應按照排版要求進行打印、裝訂和分發。五、文件存檔（一）存檔范圍公司的各類文件，包括紙質文件和電子文件，均應進行存檔。（二）存檔方式1.紙質文件按照分類和編號順序進行整理，裝入檔案盒，存放在公司檔案室。2.電子文件按照文件類別和年度進行分類存儲，建立電子文檔目錄，便于檢索查詢。（三）存檔期限1.行政文件、人事文件、財務文件、業務文件等重要文件長期存檔。2.一般性文件根據實際情況確定存檔期限，但不得少于3年。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，交綜合管理部。綜合管理部根據審批意見，安排在指定地點查閱文件，并做好查閱記錄。3.查閱人員應愛護文件，不得在文件上涂改、標注、損壞或抽取文件內容。查閱完畢后，應及時歸還文件。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，并經所在部門負責人和分管領導審批。2.申請表交綜合管理部審核，審核通過后，借閱人方可借閱文件。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長的，應提前辦理續借手續。3.借閱人應對借閱的文件妥善保管，不得轉借他人，不得泄露文件內容。借閱期滿后，應按時歸還文件。如發現文件丟失或損壞，借閱人應承擔相應責任。七、文件修訂與廢止（一）修訂1.文件在執行過程中，如發現存在問題或因公司內外部環境變化需要修訂的，由文件起草部門或相關部門提出修訂申請。2.修訂申請應詳細說明修訂的原因、內容和修訂后的文件版本號等信息。經相關部門負責人、分管領導和總經理審批后，方可進行修訂。3.修訂后的文件應按照本制度規定的起草、審批、發布和存檔流程進行操作。同時，應及時通知相關部門和人員，確保文件的有效執行。（二）廢止1.文件因不再適用、被新文件替代等原因需要廢止的，由綜合管理部定期進行清理，并發布文件廢止通知。2.廢止的文件應從公司內部辦公系統、公告欄等渠道刪除或移除，并按照規定進行存檔，以備查閱。3.涉及重要信息或有法律責任的廢止文件，應按照公司檔案管理規定進行妥善保管，不得隨意銷毀。八、文件保密管理（一）保密范圍公司文件中涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息、財務數據等敏感信息的文件，均屬于保密文件范疇。（二）保密措施1.對保密文件的起草、審批、發布、存檔、查閱、借閱等環節，應嚴格按照本制度規定執行，確保保密文件的安全。2.涉及保密文件的計算機、存儲設備等應設置必要的安全防護措施，如設置密碼、加密存儲等。3.接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。如因工作需要向外提供保密文件信息的，應按照公司保密規定進行審批，并采取必要的保密措施。4.定期對公司員工進行保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能，防止保密文件信息泄露。九、監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部定期對公司文件管理情況進行監督檢查，包括文件的起草、審批、發布、存檔、查閱、借閱等環節的執行情況。2.監督檢查可采取查閱文件、實地走訪、問卷調查等方式進行。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將文件管理工作納入公司員工績效考核體系。對于在文件管理工作中表現出色的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定，導致文件管理出現失誤或文件信息泄露等情況的部門和個人，將視情節輕