終端門店物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司終端門店物料的管理，規范物料的采購、使用、庫存等環節，確保物料的合理配置與有效利用，提高門店運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有終端門店的物料管理工作。（三）基本原則1.統一管理原則：物料管理工作由公司總部統一規劃、協調和監督，確保物料管理的標準化和規范化。2.合理配置原則：根據門店的實際需求和業務特點，合理配置物料資源，避免浪費和積壓。3.成本控制原則：在保證物料質量和滿足業務需求的前提下，嚴格控制物料采購成本和使用成本。4.責任明確原則：明確各部門和人員在物料管理中的職責，做到責任到人，確保物料管理工作的順利進行。二、管理職責（一）總部相關部門職責1.市場營銷部門負責根據門店的銷售計劃和市場推廣需求，制定物料需求計劃。參與物料的選型和采購工作，提供專業意見和建議。負責物料的宣傳和推廣方案制定，指導門店進行物料的展示和使用。2.采購部門依據市場營銷部門的物料需求計劃，負責物料的采購工作。選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保物料的質量和供應及時性。負責采購成本的控制和管理，定期進行市場調研，尋找性價比高的物料資源。3.財務部門負責物料采購資金的預算編制和審核。對物料采購、使用和庫存情況進行財務核算和監督，確保物料管理工作符合財務制度。參與物料成本的分析和控制工作，提供財務數據支持和決策建議。4.物流部門負責物料的倉儲管理，確保物料的安全存儲和妥善保管。按照門店的需求，及時準確地將物料配送至各門店。負責物料庫存的盤點和管理，定期向相關部門報送庫存報表。（二）門店職責1.負責接收和驗收總部配送的物料，確保物料的數量和質量符合要求。2.按照公司規定和門店實際需求，合理使用物料，做好物料的日常管理和維護工作。3.定期對門店物料的使用情況進行統計和分析，及時向總部反饋物料需求信息。4.負責門店物料的安全保管，防止物料丟失、損壞或被盜。三、物料分類與編碼（一）物料分類1.形象類物料：包括門店招牌、燈箱、海報、展架、宣傳單頁等，用于展示公司品牌形象和宣傳推廣產品。2.銷售類物料：如產品手冊、價格標簽、促銷道具、贈品等，輔助門店銷售工作，促進產品銷售。3.辦公類物料：涵蓋辦公用品、辦公設備、文件資料等，保障門店日常辦公的正常運轉。4.陳列類物料：例如貨架、陳列道具、裝飾品等，用于產品的陳列展示，提升門店的視覺效果和購物體驗。5.耗材類物料：包括打印紙、墨盒、筆、膠水等消耗性材料，滿足門店日常辦公和運營的消耗需求。（二）物料編碼1.為便于物料的管理和識別，對每一類物料進行統一編碼。編碼規則應簡潔明了、易于記憶和查詢，且具有唯一性。2.物料編碼由數字和字母組成，共[X]位。其中，前[X]位表示物料類別，中間[X]位表示物料的規格型號或版本號，后[X]位表示物料的順序號。3.編碼示例：[具體編碼示例]四、物料采購管理（一）采購計劃制定1.市場營銷部門應根據門店的銷售目標、市場推廣活動計劃以及庫存狀況，每月定期制定物料需求計劃。需求計劃應詳細列出各類物料的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.在制定采購計劃時，應充分考慮物料的采購周期、運輸時間以及可能出現的市場變化等因素，確保物料能夠及時供應，滿足門店運營需求。3.物料需求計劃需經部門負責人審核后，提交至采購部門。采購部門根據需求計劃，結合庫存情況，編制月度采購計劃。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等方面進行綜合評估和篩選。2.定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨及時性、售后服務等。對于考核不合格的供應商，應及時采取整改措施或終止合作。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨時間、付款方式、質量標準、售后服務等條款。（三）采購流程1.采購部門根據月度采購計劃，向供應商發送采購訂單。采購訂單應明確物料的詳細信息，確保供應商準確理解采購需求。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單，并按照約定的時間和質量要求組織生產和發貨。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，解決可能出現的問題，確保物料按時、按質、按量到貨。4.物料到貨前，采購部門應通知物流部門做好接收準備工作。物流部門在收到物料后，應及時組織驗收。五、物料驗收管理（一）驗收標準1.物料到貨后，物流部門應依據采購合同和相關標準對物料的數量、規格、型號、質量等進行驗收。2.對于形象類物料，應檢查其外觀是否完好、顏色是否符合要求、尺寸是否準確、畫面是否清晰等；對于銷售類物料，應核對其內容是否準確、印刷質量是否達標、數量是否與訂單一致等；對于辦公類物料，應檢查其功能是否正常、配件是否齊全等；對于陳列類物料，應檢查其結構是否穩固、安裝是否方便等；對于耗材類物料，應檢查其規格是否匹配、質量是否合格等。（二）驗收流程1.物流部門在收到物料后，應及時通知門店相關人員共同進行驗收。驗收人員應仔細核對物料的各項信息，并在驗收單上簽字確認。2.如發現物料存在數量短缺、質量問題或與采購訂單不符等情況，驗收人員應及時填寫《物料驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應商協商解決。3.采購部門負責與供應商溝通協調，要求供應商在規定的時間內補足短缺物料、更換不合格物料或采取其他補救措施。如供應商對驗收結果有異議，可協商共同委托第三方檢測機構進行檢測，檢測費用由責任方承擔。4.物料驗收合格后，物流部門應及時辦理入庫手續，并將物料妥善保管。六、物料庫存管理（一）庫存管理制度1.物流部門應建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫時間、數量、規格、批次等信息，確保庫存數據的準確、及時和完整。2.按照物料的類別、規格、型號等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。3.定期對物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/半年/年，具體盤點時間由公司統一安排。4.對于庫存積壓物料，應及時分析原因，并采取相應的處理措施，如促銷、退貨、報廢等，以減少庫存占用資金和倉儲成本。（二）庫存盤點流程1.盤點前，物流部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。2.盤點人員按照盤點計劃對物料進行逐一清點，并記錄實際庫存數量。3.盤點結束后，盤點人員應編制盤點報告，將實際庫存數量與庫存臺賬進行核對，找出差異原因，并提出處理建議。4.盤點報告經部門負責人審核后，提交至財務部門進行賬務處理。如發現庫存盈虧情況，應按照公司相關規定進行審批和處理。七、物料使用管理（一）使用規范1.門店應按照公司制定的物料使用規范和標準，合理使用物料，確保物料的正確使用和充分發揮其作用。2.對于形象類物料，應按照規定的位置和方式進行安裝和展示，保持物料的整潔和完好；對于銷售類物料，應及時更新和更換，確保其時效性和準確性；對于辦公類物料，應節約使用，避免浪費；對于陳列類物料，應根據產品特點和銷售策略進行合理布置，提升陳列效果；對于耗材類物料，應按照操作規程使用，降低消耗成本。3.嚴禁擅自挪用、轉借、損壞或丟失物料。如因工作需要確需借用物料，應辦理相關借用手續，并在規定時間內歸還。（二）使用記錄與統計1.門店應建立物料使用記錄臺賬，詳細記錄物料的領取時間、數量、用途、使用人等信息，以便于跟蹤物料的使用情況和進行成本核算。2.每月末，門店應將物料使用情況進行統計和分析，填寫《物料使用情況統計表》，上報至總部市場營銷部門。市場營銷部門應根據各門店的物料使用情況，進行綜合分析和評估，為后續的物料采購和管理提供參考依據。八、物料損耗管理（一）損耗界定1.物料損耗是指在物料采購、運輸、存儲、使用等過程中發生的數量短缺、質量損壞、丟失等情況。2.正常損耗是指在合理范圍內因自然因素、正常使用等原因導致的物料損耗；非正常損耗是指因人為因素、管理不善等原因導致的超出正常范圍的物料損耗。（二）損耗控制措施1.加強對物料采購、運輸、存儲、使用等環節的管理，嚴格執行相關操作規程和標準，減少因操作不當導致的物料損耗。2.對物料損耗情況進行定期統計和分析，找出損耗原因和規律，采取針對性的措施加以控制。如對于易損耗的物料，可適當增加安全庫存；對于因人為因素導致的損耗，應加強員工培訓和管理，提高員工的責任意識。3.建立物料損耗考核制度，對各門店和相關部門的物料損耗情況進行考核。對于損耗控制較好的部門和門店，給予一定的獎勵；對于損耗嚴重的部門和門店，進行通報批評，并要求其采取整改措施，降低損耗率。九、物料報廢管理（一）報廢條件1.物料因損壞、過期、變質等原因無法繼續使用的，可申請報廢。2.因業務調整、產品更新換代等原因，導致原使用的物料不再適用的，可申請報廢。（二）報廢流程1.門店或相關部門發現物料需要報廢時，應填寫《物料報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物料名稱、規格、數量等信息，并提交至總部物流部門。2.物流部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行現場核實和鑒定，確認物料確實無法繼續使用或已無使用價值。3.經鑒定同意報廢的物料，物流部門應填寫《物料報廢審批表》，按照公司規定的審批流程進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。4.對于報廢的物料，物流部門應按照環保要求進行妥善處理，如回收、銷毀等，防止造成環境污染。十、監督與考核（一）監督機制1.公司建立物料管理監督機制，定期對終端門店的物料管理工作進行檢查和監督。檢查內容包括物料采購、驗收、庫存、使用、損耗、報廢等環節的執行情況。2.總部相關部門應加強對物料管理工作的日常監督和指導，及時發現和解決存在的問題。對于違反物料管理制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司規定進行處理。（二）考核辦法1.制定物料管理考核指標體系，對各門店和