電子合同原件管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子合同原件的管理，確保電子合同的真實性、完整性、保密性和可追溯性，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在業務活動中涉及的電子合同原件管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、存儲和使用應符合國家法律法規的要求。2.真實性原則：確保電子合同內容真實，未被篡改。3.完整性原則：電子合同的所有相關信息應完整保存。4.保密性原則：嚴格保護電子合同涉及的商業秘密和敏感信息。5.可追溯性原則：能夠對電子合同的生成、修改、簽署等操作進行全程追溯。二、電子合同原件的生成與簽署（一）合同起草1.業務部門根據業務需求起草電子合同文本，合同內容應明確雙方的權利義務、交易條款、違約責任等關鍵要素。2.合同文本應使用公司統一的模板或格式規范，確保合同結構清晰、條款完整。（二）審核審批1.電子合同起草完成后，按照公司內部審批流程進行審核。審核部門應重點審查合同的合法性、合規性、風險合理性等。2.審核通過的合同，由授權人員進行電子簽署。簽署前應確認簽署人的身份和權限。（三）電子簽署方式1.數字證書簽署：公司使用符合國家規定的數字證書進行電子合同簽署。數字證書應妥善保管，簽署人應對其數字證書的使用安全負責。2.電子簽名平臺簽署：可選用合法合規的電子簽名平臺進行合同簽署。在使用電子簽名平臺時，應與平臺提供商簽訂服務協議，明確雙方的權利義務。（四）簽署流程1.簽署人登錄電子簽名系統或平臺，輸入正確的賬號密碼等身份信息。2.系統對簽署人身份進行驗證，驗證通過后，簽署人查看合同內容。3.簽署人確認合同無誤后，按照系統提示進行電子簽名操作。電子簽名應清晰、可識別，與簽署人身份對應。4.完成簽署后，系統生成帶有電子簽名的電子合同原件，并記錄簽署時間、簽署人等相關信息。三、電子合同原件的存儲（一）存儲方式1.公司自有服務器存儲：設立專門的電子合同存儲服務器，確保服務器的安全性和穩定性。服務器應具備數據備份、容災恢復等功能。2.云存儲：可選用具有良好信譽和安全保障的云存儲服務提供商進行電子合同存儲。在使用云存儲服務時，應與提供商簽訂詳細的服務合同，明確數據存儲、訪問權限、安全保障等方面的要求。（二）存儲要求1.電子合同原件應按照合同類別、時間等進行分類存儲，便于查詢和管理。2.存儲的電子合同應進行加密處理，防止數據泄露。加密算法應符合國家相關標準。3.定期對存儲的電子合同進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（三）訪問權限1.明確不同人員對電子合同原件的訪問權限，根據工作職責和業務需求設置相應的權限級別。2.訪問電子合同原件應進行身份驗證，采用用戶名、密碼、數字證書等多種方式確保訪問的安全性。3.嚴格限制對電子合同原件的訪問范圍，未經授權人員不得擅自訪問。四、電子合同原件的使用（一）業務使用1.業務部門因工作需要使用電子合同原件時，應按照規定的流程進行申請和審批。2.使用電子合同原件時，應確保使用目的合法合規，不得用于與業務無關的活動。3.對電子合同原件的使用情況應進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等信息。（二）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱電子合同原件的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到指定地點查閱。2.如需借閱電子合同原件，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、歸還時間等信息，經部門負責人和分管領導批準后，辦理借閱手續。3.借閱人應對借閱的電子合同原件妥善保管，不得擅自復制、傳播或轉借他人。借閱期滿后應及時歸還。（三）數據提取與分析1.因業務分析、統計等需要提取電子合同數據的，應按照規定的流程進行申請和審批。2.數據提取應采用合法合規的方式，確保提取的數據準確、完整，不涉及商業秘密和敏感信息的泄露。3.對提取的數據進行分析時，應遵循公司的數據使用規定，分析結果應僅供內部業務參考，不得對外披露。五、電子合同原件的變更與撤銷（一）變更1.電子合同簽訂后，如因業務需要變更合同內容的，應按照原合同起草、審核審批、簽署的流程進行操作。2.變更后的電子合同原件應與原合同原件進行關聯存儲，記錄變更的時間、內容、原因等信息。（二）撤銷1.符合撤銷條件的電子合同，由業務部門提出撤銷申請，說明撤銷原因。2.撤銷申請經審核審批通過后，對電子合同原件進行撤銷操作，并在存儲記錄中注明撤銷情況。3.撤銷后的電子合同原件應妥善保存，以備后續查詢和審計。六、電子合同原件的安全與保密（一）安全措施1.加強電子合同存儲服務器的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全軟件，防止網絡攻擊和數據泄露。2.定期對電子合同管理系統進行安全漏洞掃描和修復，確保系統的安全性。3.對涉及電子合同管理的人員進行安全培訓，提高安全意識，防止因人為疏忽導致安全事故。（二）保密規定1.接觸電子合同原件的人員應嚴格遵守公司的保密制度，對合同內容予以保密。2.不得向無關人員透露電子合同涉及的商業秘密、交易信息等敏感內容。3.在對外提供電子合同相關信息時，應經過嚴格的審批流程，確保信息披露符合法律法規和公司規定。七、電子合同原件的審計與監督（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對電子合同原件管理情況進行審計，檢查合同的生成、簽署、存儲、使用等環節是否符合本制度規定。2.審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門和人員進行整改。（二）監督檢查1.公司設立專門的監督崗位或指定專人對電子合同原件管理進行日常監督檢查。2.監督人員應定期檢查電子合同管理系統的運行情況、存儲數據的安全性等，發現問題及時報告并督促解決。八、責任追究（一）違規責任1.對于違反本制度規定，導致電子合同原件管理出現問題的部門和人員，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.因違規行為給公司造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。（二）法律責任1.如因電子合同原件管理不當引發法律糾紛或導致公司面臨法律風險的，相關責任人員應積極配合公司應對，承擔相應的法律責任。2.公司將根據法律法