離職人員回款管理制度總則目的為加強公司財務管理，規范離職人員款項回收工作，確保公司資金安全，減少壞賬損失，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有離職人員涉及的款項回收管理，包括但不限于銷售貨款、借款、備用金、各類費用報銷等。職責分工1.銷售部門：負責離職銷售人員所涉及銷售貨款的催收工作，定期與客戶溝通，核實款項回收情況，及時向財務部門反饋異常信息。2.財務部門：負責對離職人員款項回收情況進行跟蹤、統計和分析，協助相關部門進行款項催收，對逾期未收回款項進行風險評估，并按照財務制度進行賬務處理。3.人力資源部門：負責在離職手續辦理過程中，提醒離職人員清理個人款項，確保離職手續辦理與款項回收情況掛鉤，對未結清款項的離職人員，暫停辦理離職手續。4.其他相關部門：負責本部門涉及離職人員的各類款項催收工作，配合財務部門提供必要的資料和信息。離職前款項清理離職申請時1.離職人員應在提交離職申請時，填寫《離職人員款項清理申請表》，詳細列出本人經手的尚未結清的各類款項，包括款項性質、金額、涉及客戶或項目等信息，并提交給所在部門負責人。2.部門負責人收到申請表后，應在[X]個工作日內進行審核，核實款項的真實性和準確性，并簽署審核意見。如發現問題，應及時與離職人員溝通，要求其補充或更正相關信息。離職審計時1.在離職審計環節，審計部門應重點審查離職人員的款項回收情況，包括已收回款項的憑證、未收回款項的原因及催款記錄等。2.對于存在疑問的款項，審計部門有權要求離職人員或相關部門提供進一步的解釋和證明材料。如發現離職人員存在故意隱瞞、拖延款項回收等違規行為，應及時上報公司管理層，并按照公司規定進行處理。離職手續辦理前1.人力資源部門在辦理離職手續時，應首先審核財務部門出具的《離職人員款項回收情況確認表》。如離職人員款項已全部結清，人力資源部門方可辦理離職手續；如存在未結清款項，人力資源部門應暫停辦理離職手續，并通知離職人員繼續清理款項，直至款項全部收回。2.財務部門應在離職人員提交離職申請后的[X]個工作日內，完成對其款項回收情況的核實工作，并出具《離職人員款項回收情況確認表》。如款項尚未收回，應注明未收回款項的金額及預計回收時間，并提出相應的催收建議。款項催收措施常規催收1.對于離職人員尚未收回的款項，相關責任部門應在款項到期前[X]個工作日內，通過電話、郵件、函件等方式向客戶或相關責任人進行提醒，告知款項到期情況及逾期后果。2.建立定期催收機制，每周至少對未收回款項進行一次梳理，制定詳細的催收計劃，明確催收責任人、催收方式和時間節點。催收責任人應及時跟蹤催收進展情況，確保催收工作按計劃進行。重點催收1.對于逾期未收回的款項，相關責任部門應加大催收力度，采取上門催收、發送催款律師函等方式進行重點催收。上門催收時，應至少安排兩名催收人員，并做好相關記錄。2.如客戶或相關責任人對款項存在爭議，催收人員應及時與對方溝通協商，了解爭議原因，并向公司相關部門反饋。公司應組織銷售、財務、法務等部門共同研究解決方案，必要時通過法律途徑解決。協同催收1.對于涉及多個部門或地區的款項回收問題，相關部門應加強協同合作，建立聯合催收機制。各部門應明確分工，密切配合，共同制定催收策略，提高催收效率。2.在協同催收過程中，各部門應及時共享信息，包括客戶動態、款項回收進展等，確保催收工作的順利進行。如因協同不暢導致款項回收延誤，應追究相關部門和人員的責任。款項回收跟蹤與反饋跟蹤機制1.建立款項回收跟蹤臺賬，由財務部門負責記錄離職人員款項回收的全過程，包括催收情況、款項到賬時間等信息。跟蹤臺賬應定期更新，確保信息的準確性和及時性。2.催收責任人應定期向所在部門負責人匯報款項回收進展情況，如遇重大問題或異常情況，應及時向公司管理層報告。部門負責人應及時掌握本部門離職人員款項回收情況，并給予必要的支持和指導。反饋機制1.財務部門應每月向公司管理層提交《離職人員款項回收情況報告》，詳細匯報當月離職人員款項回收總體情況、逾期款項情況及催收措施執行效果等。報告應附相關數據表格和分析圖表，以便管理層直觀了解款項回收狀況。2.對于逾期未收回款項，財務部門應進行專項分析，查找原因，提出改進措施和建議。分析報告應提交公司管理層審議，并抄送相關部門。公司管理層應根據分析報告，組織召開專題會議，研究解決款項回收問題，明確下一步工作重點和方向。逾期款項處理風險評估1.財務部門應定期對逾期未收回款項進行風險評估，根據款項金額、逾期時間、客戶信用狀況等因素，確定款項的風險等級。風險等級分為高、中、低三個級別，具體劃分標準如下：高風險：逾期時間超過[X]個月，款項金額較大，客戶信用狀況較差，且多次催收無果的款項。中風險：逾期時間在[X][X]個月之間，款項金額適中，客戶信用狀況一般，催收工作存在一定難度的款項。低風險：逾期時間在[X]個月以內，款項金額較小，客戶信用狀況較好，通過正常催收措施有望近期收回的款項。2.根據風險評估結果，財務部門應制定相應的風險應對策略，對于高風險款項，應重點關注，加大催收力度，必要時采取法律手段；對于中風險款項，應加強跟蹤催收，密切關注客戶動態；對于低風險款項，可適當放緩催收節奏，但仍需保持關注。壞賬核銷1.對于確實無法收回的逾期款項，經公司管理層批準后，按照財務制度進行壞賬核銷處理。壞賬核銷應遵循謹慎性原則，確保核銷依據充分、程序合規。2.在壞賬核銷過程中，財務部門應收集整理相關證明材料，如客戶破產清算文件、法院判決書、債務重組協議等，作為壞賬核銷的依據。證明材料應妥善保管，以備后續審計檢查。3.壞賬核銷后，公司應繼續保留對該款項的追索權，并定期對已核銷壞賬進行跟蹤檢查。如發現客戶有還款能力或出現新的還款跡象，應及時恢復催收工作，收回的款項應及時入賬。責任追究內部責任認定1.對于因離職人員個人原因導致款項未能按時收回的，公司將視情節輕重，追究相關人員的責任。責任認定主要考慮以下因素：離職人員在款項回收過程中是否存在故意隱瞞、拖延、違規操作等行為。相關部門在款項催收過程中是否履行了應盡的職責，如是否及時提醒、跟蹤催收、協同合作等。款項逾期未收回對公司造成的經濟損失大小。2.根據責任認定結果，公司將對相關責任人給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。處罰措施應與責任大小相匹配，以起到警示作用。外部責任追究1.對于因客戶原因導致款項未能按時收回的，公司應積極采取法律手段維護自身合法權益。如通過訴訟、仲裁等方式要求客戶支付款項，并要求客戶承擔相應的違約責任，包括支付逾期利息、違約金等。2.在追究外部責任過程中，公司應及時收集整理相關證據材料，確保訴訟或仲裁請求具有充分的事實和法律依據。同時，應積極配合律師事務所等專業機構的工作，提高勝訴幾率。監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對離職人員款項回收管理制度的執行情況進行審計檢查，重點審查款項催收流程的合規性、款項回收跟蹤臺賬的真實性、逾期款項處理的合理性等。2.審計部門應根據審計檢查結果，出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議。相關部門應按照審計報告要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。績效考核監督1.將離職人員款項回收情況納入相關部門和人員的績效考核體系，作為考核其工作業績的重要指標之一。績效考核指標應明確、具體，具有可操作性，如款項回收率、逾期款項發生率、壞賬率等。2.根據績效考核結果，對表現優秀的部門和個人給予