茶樓茶業配送管理制度一、總則（一）目的為規范茶樓茶業配送工作流程，確保茶葉配送的及時性、準確性和質量穩定性，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及茶樓茶業配送的相關部門及人員，包括但不限于采購部門、倉儲部門、物流配送部門等。（三）基本原則1.服務至上原則：以滿足茶樓客戶需求為出發點，提供優質、高效的配送服務。2.質量保證原則：確保所配送的茶葉符合質量標準，品質優良。3.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行配送作業，確保操作規范、有序。4.成本控制原則：在保證服務質量的前提下，合理控制配送成本，提高經濟效益。二、配送流程（一）訂單接收1.客戶下單：茶樓客戶通過電話、郵件、線上平臺等方式向公司下達茶葉訂單，訂單內容應包括茶葉品種、規格、數量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.訂單記錄：銷售部門專人負責接收客戶訂單，并進行詳細記錄。記錄內容包括訂單編號、客戶名稱、聯系方式、訂單明細、下單時間等。3.訂單審核：銷售部門對客戶訂單進行初步審核，檢查訂單信息的完整性和準確性。如發現訂單信息有誤或不完整，應及時與客戶溝通確認，并進行修正。審核通過后的訂單傳遞至采購部門。（二）采購1.采購計劃制定：采購部門根據銷售訂單及庫存情況，制定茶葉采購計劃。采購計劃應明確采購茶葉的品種、規格、數量、采購時間等信息。2.供應商選擇：采購部門按照公司供應商評估標準，選擇合格的茶葉供應商。優先選擇具有良好信譽、產品質量穩定、價格合理、交貨及時的供應商。3.采購訂單下達：采購部門向選定的供應商下達采購訂單，采購訂單應明確茶葉品種、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。采購訂單經雙方確認后生效。4.采購跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付貨物。如發現供應商交貨延遲或貨物質量問題，應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。（三）倉儲管理1.貨物驗收：倉儲部門在收到供應商交付的茶葉后，應按照采購訂單及相關質量標準進行驗收。驗收內容包括茶葉品種、規格、數量、質量、包裝等。如發現貨物與采購訂單不符或存在質量問題，應及時與采購部門和供應商聯系，并做好記錄。2.貨物入庫：驗收合格的茶葉應及時辦理入庫手續，按照規定的倉儲區域進行存放。倉儲部門應建立貨物臺賬，記錄貨物的入庫時間、品種、規格、數量、存放位置等信息。3.庫存管理：倉儲部門應定期對庫存茶葉進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存差異，應及時查明原因，并進行調整。同時，應根據庫存情況和銷售訂單需求，合理安排貨物出庫，避免積壓或缺貨現象。4.貨物保管：倉儲部門應做好茶葉的保管工作，確保貨物安全、完好。根據茶葉的特性，采取相應的保管措施，如防潮、防蟲、防火等。同時，應保持倉儲環境的清潔、衛生，防止貨物受到污染。（四）分揀包裝1.訂單分揀：物流配送部門根據銷售訂單，從倉庫中分揀出相應的茶葉品種和數量。分揀過程中應仔細核對訂單信息，確保分揀的準確性。2.包裝作業：分揀后的茶葉按照客戶要求進行包裝。包裝材料應符合環保要求，包裝標識應清晰、準確，注明茶葉品種、規格、數量、生產日期、保質期等信息。3.包裝檢查：包裝完成后，對包裝好的茶葉進行檢查，確保包裝牢固、美觀，標識清晰。如發現包裝存在問題，應及時進行整改。（五）配送運輸1.運輸車輛安排：物流配送部門根據訂單數量和交貨地點，合理安排運輸車輛。運輸車輛應保持良好的性能狀態，確保運輸安全。2.貨物裝車：將包裝好的茶葉按照規定的裝車順序進行裝車，確保貨物在運輸過程中不受損壞。裝車時應注意貨物的擺放方式，避免擠壓、碰撞。3.運輸途中管理：運輸過程中，司機應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。同時，應注意控制車速、溫度、濕度等運輸條件，保證貨物質量不受影響。如遇特殊情況，應及時向公司匯報，并采取相應的措施。4.貨物交付：運輸車輛到達交貨地點后，司機應與茶樓客戶進行貨物交接。交接內容包括貨物品種、規格、數量、質量等。客戶驗收合格后，在送貨單上簽字確認。如客戶發現貨物存在問題，應及時與司機溝通解決，并做好記錄。三、人員職責（一）銷售部門1.負責接收茶樓客戶訂單，并進行記錄和初步審核。2.及時與客戶溝通協調，了解客戶需求，解決客戶問題，提高客戶滿意度。3.根據銷售訂單情況，協助采購部門制定采購計劃。（二）采購部門1.負責茶葉供應商的開發、評估和選擇，建立供應商檔案。2.制定茶葉采購計劃，下達采購訂單，并跟蹤采購訂單的執行情況。3.與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題，確保采購任務順利完成。（三）倉儲部門1.負責茶葉的驗收、入庫、保管和盤點工作，確保貨物安全、完好。2.建立貨物臺賬，記錄貨物的出入庫情況，保證賬實相符。3.根據庫存情況和銷售訂單需求，合理安排貨物出庫。（四）物流配送部門1.負責茶葉的分揀、包裝和配送運輸工作，確保配送及時、準確。2.安排運輸車輛，保證車輛性能良好，運輸安全。3.在運輸過程中，注意控制運輸條件，保證貨物質量不受影響。4.與茶樓客戶進行貨物交接，解決配送過程中出現的問題。四、質量控制（一）采購環節質量控制1.采購部門應嚴格按照公司制定的茶葉質量標準進行采購，確保所采購的茶葉符合質量要求。2.與供應商簽訂質量保證協議，明確雙方的質量責任和義務。要求供應商提供茶葉的質量檢測報告，確保所供茶葉質量合格。3.在采購過程中，加強對供應商的監督和管理，定期對供應商進行評估，如發現供應商提供的茶葉存在質量問題，應及時采取措施，如終止合作等。（二）倉儲環節質量控制1.倉儲部門應根據茶葉的特性，提供適宜的倉儲環境，確保茶葉質量不受影響。如對需要防潮的茶葉，應存放在干燥通風的倉庫；對需要冷藏的茶葉，應存放在符合溫度要求的冷庫中。2.定期對庫存茶葉進行質量檢查，如發現茶葉出現變質、霉變等質量問題，應及時清理，并查明原因，采取相應的措施進行處理。3.在貨物出入庫過程中，應注意輕拿輕放，避免茶葉受到擠壓、碰撞等損傷，影響質量。（三）配送環節質量控制1.物流配送部門應采取有效的防護措施，確保茶葉在運輸過程中不受損壞。如對易碎的茶葉包裝，應進行加固處理；對易受潮的茶葉，應采取防潮包裝等。2.運輸過程中，應注意控制溫度、濕度等運輸條件，保證茶葉質量穩定。如對需要冷藏的茶葉，應使用具備冷藏功能的運輸車輛進行運輸，并確保運輸過程中溫度符合要求。3.在貨物交付時，應向茶樓客戶提供茶葉的質量保證信息，如茶葉的保質期、儲存方法等，確保客戶能夠正確儲存和使用茶葉。五、成本控制（一）采購成本控制1.采購部門應通過市場調研、供應商談判等方式，爭取更優惠的采購價格。在保證茶葉質量的前提下，盡量降低采購成本。2.合理控制采購數量，避免因采購過多導致庫存積壓，增加資金占用成本；同時，也要避免采購過少，影響銷售供應，造成缺貨損失。3.優化采購流程，提高采購效率，減少采購環節中的不必要費用支出。如減少中間環節，直接與優質供應商建立合作關系等。（二）倉儲成本控制1.倉儲部門應合理規劃倉儲空間，提高倉庫利用率，降低倉儲面積浪費帶來的成本增加。2.加強庫存管理，定期盤點庫存，及時清理積壓貨物，減少庫存占用資金和倉儲保管費用。3.采取科學的保管措施，降低貨物損耗率，減少因貨物損壞、變質等造成的損失。（三）配送成本控制1.物流配送部門應合理安排運輸路線，提高車輛裝載率，降低運輸成本。如通過優化路線規劃，減少空駛里程等。2.選擇合適的運輸方式和運輸工具，根據貨物的特點和運輸距離等因素，綜合考慮運輸成本和運輸效率，選擇最優的運輸方案。3.加強車輛管理，定期維護保養車輛，確保車輛性能良好，降低車輛維修費用和燃油消耗。同時，合理安排司機工作量，提高司機工作效率，減少人工成本。六、績效考核（一）考核指標設定1.銷售部門：訂單接收及時率、訂單審核準確率、客戶滿意度、銷售業績等。2.采購部門：采購計劃完成率、采購成本控制率、供應商交貨及時率、采購物資質量合格率等。3.倉儲部門：貨物驗收準確率、庫存準確率、貨物保管完好率、庫存周轉率等。4.物流配送部門：訂單分揀準確率、包裝合格率、配送及時率、貨物交付客戶滿意度等。（二）考核周期績效考核周期為月度考核與年度考核相結合。月度考核于每月末進行，年度考核于每年年末進行，年度考核結果為全年月度考核結果的綜合。（三）考核實施1.各部門負責人負責本部門員工的績效考核工作，并按照規定的考核指標和考核標準進行評分。2.考核評分應依據客觀事實和相關數據進行，確保考核結果公平、公正、公開。3.員工對考核結果如有異議，可在規定時間內提出申訴，公司將進行調查核實，并根據調查結果進行調整。（四）考核結果應用1.月度考核結果與員工當月績效獎金掛鉤，根據考核得分發放相應的績效獎金。2.年度考核結果作為員工晉升、調薪、獎勵等的重要依據。對年度考核優秀的員工，給予晉升、加薪、表彰等獎勵；對年度考核不合格的員工，視情況進行降職、調薪、培訓或辭退等處理。七、應急處理（一）突發事件應急響應機制1.成立應急處理小組，由公司高層領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。應急處理小組負責統籌協調突發事件的應急處理工作。2.制定突發事件應急預案，明確突發事件的類型、應急處理流程、各部門及人員的職責等。應急預案應定期進行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）常見突發事件及處理措施1.自然災害：如遇到暴雨、洪水、地震等自然災害，可能影響茶葉的采購、倉儲和配送。應急處理小組應及時組織人員對倉庫進行檢查和防護，確保貨物安全。同時，根據天氣情況和交通狀況，合理調整采購計劃和配送安排，盡量減少損失。2.供應商問題：若供應商出現交貨延遲、貨物質量問題或停止供貨等情況，采購部門應及時與供應商溝通協調，了解原因，并采取相應的措施。如尋找替代供應商、調整采購計劃等，確保公司業務不受影響。同時，對供應商的違約行為按照合同約定進行處理。3.運輸事故：在運輸過程中發生交通事故、車輛故障等運輸事故，物流配送部門應立即啟動應急響應機制。及時報警，并通知公司相關部門。如貨物受損，應及時評估損失