業(yè)主方合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)主方合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)業(yè)主方合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)主方與各類合同相對(duì)方簽訂的所有合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、物資采購(gòu)合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：保障合同雙方的合法權(quán)益，遵循公平、公正的市場(chǎng)交易規(guī)則。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)合同全過(guò)程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和防控，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。4.統(tǒng)一管理原則：業(yè)主方對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸口負(fù)責(zé)。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行監(jiān)督、變更管理、檔案管理等工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.參與合同談判，提供法律和業(yè)務(wù)支持。3.對(duì)合同文本進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。4.組織合同簽訂儀式，確保合同簽訂的合規(guī)性。5.跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問(wèn)題。6.負(fù)責(zé)合同變更的審核與管理。7.建立合同檔案，妥善保管合同資料。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提出合同需求，提供業(yè)務(wù)背景資料。2.參與合同談判，負(fù)責(zé)合同條款中業(yè)務(wù)內(nèi)容的協(xié)商與確定。3.按照合同約定履行各自職責(zé)，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。4.配合合同管理部門進(jìn)行合同變更、終止等相關(guān)工作。（三）法務(wù)部門1.對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)提示。2.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。3.開(kāi)展法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理水平。（四）財(cái)務(wù)部門1.參與合同審核，對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核與管理，確保資金支付的合規(guī)性。3.提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，協(xié)助評(píng)估合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人等基本信息，以及立項(xiàng)的必要性和可行性。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項(xiàng)需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。（二）合同起草1.合同管理部門根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)，指定專人負(fù)責(zé)合同起草工作。合同起草人員應(yīng)收集相關(guān)資料，了解業(yè)務(wù)背景和合同需求，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同文本應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和實(shí)際情況，約定其他必要條款。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款的合法性和合理性，確保不存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等無(wú)效條款。（三）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合審核。2.業(yè)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，是否有利于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，以及合同履行的可行性和操作性。3.法務(wù)部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同條款是否符合法律法規(guī)的要求。4.財(cái)務(wù)部門審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)款支付方式、結(jié)算時(shí)間、發(fā)票開(kāi)具等，確保財(cái)務(wù)安排合理、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。5.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)，合同管理部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。審核通過(guò)的合同，方可進(jìn)入簽訂程序。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由合同管理部門負(fù)責(zé)組織簽訂。合同簽訂前，應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效，合同簽訂人具有相應(yīng)的授權(quán)。2.合同簽訂人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本，確認(rèn)無(wú)誤后在合同上簽字（或蓋章）。合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時(shí)根據(jù)需要報(bào)送相關(guān)部門備案。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)進(jìn)行合同簽訂儀式，邀請(qǐng)雙方主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員參加，以增強(qiáng)合同的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，明確各部門在合同履行中的職責(zé)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出履行通知，告知對(duì)方合同履行的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，并做好相關(guān)記錄。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體實(shí)施，應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。2.合同管理部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和管理，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況。3.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)不可抗力、政策調(diào)整等不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的因素，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行或需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門，并提供相關(guān)證明材料。（三）款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的支付方式和時(shí)間，對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行審核支付。在支付款項(xiàng)前，應(yīng)確保合同已按照約定履行，相關(guān)業(yè)務(wù)部門已提供驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或結(jié)算清單等證明文件。2.對(duì)于涉及預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款等不同支付階段的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的比例和時(shí)間進(jìn)行支付，避免超付或誤付。3.財(cái)務(wù)部門在支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供合法有效的發(fā)票，并按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）驗(yàn)收管理1.對(duì)于涉及貨物采購(gòu)、工程建設(shè)等需要驗(yàn)收的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的驗(yàn)收期限內(nèi)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)工程的質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等進(jìn)行評(píng)估。2.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并經(jīng)雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)作為合同款項(xiàng)支付和結(jié)算的重要依據(jù)。3.如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方進(jìn)行整改或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格。整改期間的費(fèi)用和損失，按照合同約定執(zhí)行。五、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款的，合同一方應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鲎兏暾?qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.變更申請(qǐng)經(jīng)雙方協(xié)商一致后，報(bào)合同管理部門審核。（二）變更審核1.合同管理部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合法性、合理性，以及對(duì)合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響等。2.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)，合同管理部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審批。重大合同變更需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。（三）變更簽訂1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的合同變更申請(qǐng)，由合同管理部門負(fù)責(zé)組織雙方簽訂《合同變更協(xié)議》。《合同變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。2.《合同變更協(xié)議》簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同履行臺(tái)賬進(jìn)行更新。六、合同終止管理（一）終止條件1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.合同因不可抗力、政策調(diào)整等原因無(wú)法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以提前終止合同。3.合同一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同，導(dǎo)致合同終止。4.合同因其他法定或約定的原因終止。（二）終止通知1.合同終止時(shí)，合同一方應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出終止通知，告知對(duì)方合同終止的原因、時(shí)間等信息。2.終止通知應(yīng)以書面形式發(fā)出，并經(jīng)雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)。（三）結(jié)算與清理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收、結(jié)算等手續(xù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照結(jié)算結(jié)果進(jìn)行款項(xiàng)支付和賬務(wù)處理。2.合同終止后，雙方應(yīng)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，包括合同文本、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單等，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，如合同文本、立項(xiàng)申請(qǐng)表、審核意見(jiàn)、履行記錄、變更協(xié)議、終止通知等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合合同管理部門，及時(shí)將各自在合同管理過(guò)程中形成的文件資料移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同文件資料進(jìn)行分類整理。整理內(nèi)容包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.合同檔案應(yīng)按照不同的類別和保管期限進(jìn)行裝訂成冊(cè)，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。2.合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的原因、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.合同管理部門應(yīng)按照審批意見(jiàn)，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀合同檔案。3.涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要合同檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行。八、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.合同管理部門應(yīng)定期組織開(kāi)展合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，對(duì)合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面梳理。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)結(jié)合公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、市場(chǎng)環(huán)境、法律法規(guī)等因素，采用問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法，識(shí)別出潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類排序，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或終止正在履行的合同；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)合同審核、完善合同條款、加強(qiáng)履行跟蹤等；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，但應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的溝通協(xié)作，及時(shí)共享合同風(fēng)險(xiǎn)信息，形成風(fēng)險(xiǎn)防控合力。九、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.開(kāi)展合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理水平，增強(qiáng)員工防范合同糾紛的能力。（二）糾紛處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)