社保檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司社保檔案的安全管理，確保社保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據國家有關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理，包括社保參保登記、變更、繳費、待遇申領等過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則社保檔案管理遵循真實、完整、規范、安全、保密的原則，確保檔案信息的準確性和安全性，維護員工的合法權益。二、社保檔案管理職責（一）人事部門職責1.負責制定和完善社保檔案管理制度，并組織實施。2.負責員工社保檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.負責與社保經辦機構溝通協調，辦理社保相關業務，并及時將業務資料歸檔。4.定期對社保檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。5.負責社保檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規章制度，認真履行崗位職責。2.負責社保檔案的具體整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規范。3.妥善保管社保檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施。4.按照規定的程序和要求，為公司內部人員提供社保檔案查閱服務，并做好查閱記錄。5.協助人事部門做好社保檔案的清查、核對等工作，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。（三）其他部門職責1.各部門應積極配合人事部門做好社保檔案管理工作，及時提供本部門員工的社保相關信息和資料。2.員工本人應如實提供個人社保信息，配合人事部門辦理社保相關業務，并妥善保管個人社保資料。三、社保檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工入職時提交的社保參保登記表、身份證復印件、戶口本復印件等相關資料。2.社保變更業務的申請表、證明材料、審批文件等。3.社保繳費記錄、對賬單、發票等。4.社保待遇申領的申請表、證明材料、審批文件、待遇支付憑證等。5.與社保相關的其他文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.人事部門應及時收集員工社保相關資料，確保資料的完整性和準確性。2.各部門應在規定時間內將本部門員工的社保資料提交給人事部門，不得延誤。3.對于重要的社保文件和資料，應進行原件收集；如無法收集原件，應收集清晰、完整的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照社保業務類型和時間順序，對收集到的社保檔案進行分類整理。2.每份檔案應編制目錄，注明檔案名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對檔案中的文件和資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于識別和檢索。4.對于同一業務的多份文件和資料，應按照重要程度和時間順序進行排列，并裝訂成冊。四、社保檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的社保檔案應及時歸檔，確保檔案的連續性和完整性。2.歸檔的社保檔案應符合檔案裝訂規范，文件應平整、牢固，目錄清晰。3.檔案管理人員應在檔案封面和脊背注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。（二）保管期限社保檔案的保管期限根據國家有關規定執行，一般分為長期（10年以上）、中期（310年）和短期（3年以下）。具體保管期限如下：1.員工社保參保登記表、變更記錄、繳費記錄等長期保管。2.社保待遇申領的審批文件、支付憑證等中期保管。3.臨時性的社保業務資料短期保管。（三）保管方式1.社保檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應堅固、防火、防潮、防蟲。2.檔案存放應按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子社保檔案，應進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案庫房應配備必要的安全防護設備，如滅火器、防蟲藥、除濕機等。3.非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。五、社保檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱社保檔案的，應填寫《社保檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.人事部門因工作需要查閱社保檔案的，可直接查閱，但應做好查閱記錄。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱社保檔案的，應出具單位介紹信或相關證明材料，經公司領導批準后，方可查閱。查閱時應有公司人員陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理人員的陪同下，在指定地點查閱社保檔案。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容，如需復制檔案資料，應經檔案管理人員同意，并按照規定的程序進行辦理。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認。（三）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱社保檔案的，應填寫《社保檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和人事部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的社保檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標注、污損等。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現問題應及時報告并處理。六、社保檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露社保檔案信息。2.社保檔案信息的查閱和借閱應嚴格按照規定的程序進行，查閱和借閱記錄應妥善保存。3.對于涉及員工個人隱私的社保檔案信息，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案安全。2.定期對社保檔案進行安全檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子社保檔案，應采取數據備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數據丟失和泄露。（三）應急處置1.制定社保檔案安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.如發生社保檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導和相關部門。3.對安全事故進行調查和分析，總結經驗教訓，采取有效措施防止類似事故再次發生。七、社保檔案的銷毀（一）銷毀條件社保檔案達到保管期限后，經鑒定確無保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對保管期滿的社保檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.人事部門負責人對銷毀意見進行審核，報公司領導批準。3.經批準后，檔案管理人員應填寫《社保檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、數量、保管期限等信息。4.銷毀社保檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。5.銷毀完畢后，監銷人員應在《社保檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、監督與考核（一）監督檢查1.人事部門應定期對社保檔案管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門應對社保檔案管理情況進行定期審計，確保檔案管理工作規范、合法。（二）考核評價1.將社保檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理人員和相關部門進行考核評價。2.考核內容包