局機關會務管理制度一、總則（一）目的為進一步規范局機關會務管理，提高會議效率和質量，確保會議各項工作有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機關各部門組織召開的各類會議，包括但不限于工作部署會、業務研討會、座談會、培訓會等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義和不必要的會議開支。2.規范有序原則：明確會議組織流程和職責分工，確保會議籌備、召開、記錄、紀要等各個環節規范有序。3.務實節儉原則：注重會議實際效果，厲行節約，反對鋪張浪費，合理安排會議經費。二、會議分類及組織（一）會議分類1.全局性會議：由局領導班子主持召開，涉及全局工作部署、重要決策等，參會人員為局機關全體人員及下屬單位負責人。2.部門工作會議：由各部門負責人主持召開，傳達上級部門工作要求，部署本部門階段性工作任務，參會人員為本部門全體人員。3.專項工作會議：針對某項具體工作或專項任務召開的會議，參會人員根據工作需要確定，一般包括相關部門負責人及工作人員。4.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議，參會人員根據會議主題確定。（二）會議組織1.會議籌備會議發起：會議發起部門應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議目的等內容，經部門負責人審核后報分管領導審批。會議通知：會議發起部門負責根據審批后的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知。會議通知可采用書面通知、電子郵件、內部辦公系統等方式發送，確保參會人員及時收到通知。通知內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等。會議材料準備：會議發起部門應根據會議主題和議程，提前準備好會議所需的材料，如匯報材料、文件資料、發言稿等。會議材料應內容準確、邏輯清晰、格式規范，并在會議前發放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容。會議場地安排：根據會議規模和性質，合理安排會議場地。會議場地應具備良好的通風、采光、音響、投影等設施設備，確保會議順利進行。如需使用外部場地，應提前與場地提供方溝通協調，簽訂相關協議，明確雙方權利義務。會議設備調試：在會議前，會議發起部門應安排專人對會議所需的設備進行調試，確保音響、投影、燈光等設備正常運行。同時，應準備好備用設備，以防出現突發情況。2.會議召開會議簽到：會議開始前，會議組織人員應在會場入口處設置簽到臺，對參會人員進行簽到。簽到表應包括參會人員姓名、部門、職務等信息。對于未按時簽到的參會人員，應及時進行催報。會議主持：全局性會議一般由局主要領導主持，部門工作會議由部門負責人主持，專項工作會議根據會議主題確定主持人。會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，把握會議節奏，引導會議順利進行。會議記錄：會議組織人員應安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、主持人、參會人員、會議議程、發言要點、討論結果、決議事項等。會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應及時整理歸檔。會議秩序維護：會議期間，會議組織人員應維護好會議秩序，確保參會人員遵守會議紀律。參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。如有特殊情況需要離開會場，應向會議主持人請假。3.會議結束會議總結：會議結束后，會議主持人應對會議進行總結，強調會議重點內容和決議事項，明確下一步工作要求和責任分工。會議紀要撰寫：會議組織人員應根據會議記錄，及時撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議主題和重點內容，準確反映會議討論結果和決議事項，語言簡潔明了，格式規范統一。會議紀要經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。會議資料歸檔：會議結束后，會議組織人員應及時將會議通知、會議材料、會議記錄、會議紀要等相關資料進行整理歸檔，妥善保存。歸檔資料應按照年度、會議類別等進行分類存放，便于查閱和使用。三、會議時間管理（一）會議時長控制1.全局性會議一般不超過[X]小時，部門工作會議一般不超過[X]小時，專項工作會議根據實際情況合理確定時長。2.會議組織者應合理安排會議議程，避免冗長拖沓，確保會議在規定時間內完成。對于涉及多個議題的會議，應合理分配每個議題的討論時間，突出重點，提高會議效率。（二）會議時間提醒1.會議組織人員應在會議開始前[X]分鐘提醒參會人員進入會場，確保會議按時開始。2.在會議進行過程中，會議主持人應根據會議議程和時間安排，適時提醒參會人員注意時間，控制發言時間，確保會議按計劃進行。四、會議經費管理（一）經費預算1.會議發起部門應根據會議規模、時長、場地租賃、設備使用、資料印刷等實際情況，編制會議經費預算。會議經費預算應詳細列出各項費用的名稱、金額、計算依據等，并報分管領導審核。2.會議經費預算應遵循務實節儉的原則，嚴格控制會議開支，杜絕浪費。對于超出預算的會議費用，應提前報經分管領導審批，并說明原因。（二）經費報銷1.會議結束后，會議組織人員應及時整理會議經費報銷憑證，按照財務制度的要求進行報銷。報銷憑證應包括發票、收據、會議通知、會議簽到表、會議紀要等相關資料。2.會議經費報銷應嚴格按照審批后的預算執行，對于不符合規定的費用支出，財務部門有權拒絕報銷。五、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假，并安排其他人員代會。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間從事與會議無關的事情。3.參會人員應嚴格遵守會議保密紀律，對于會議討論的機密事項和尚未公開的信息，不得泄露給無關人員。（二）會議組織人員紀律1.會議組織人員應認真履行職責，精心籌備會議，確保會議順利進行。2.會議組織人員應嚴格遵守會議時間安排，提前做好各項準備工作，不得因組織不力影響會議正常進行。3.會議組織人員應嚴格遵守會議保密紀律，對于會議籌備過程中涉及的機密事項和尚未公開的信息，不得泄露給無關人員。六、會議質量評估（一）評估方式1.定期評估：局辦公室定期對各類會議的組織情況進行評估，評估周期為每[X]個月一次。評估內容包括會議籌備、召開、記錄、紀要等各個環節的工作質量，以及會議效果、參會人員滿意度等方面。2.不定期評估：根據工作需要，局辦公室可對某些重要會議或專項會議進行不定期評估，及時發現問題并提出改進措施。（二）評估指標1.會議籌備：包括會議通知的及時性、準確性，會議材料的準備情況，會議場地的安排情況，會議設備的調試情況等。2.會議召開：包括會議簽到情況，會議主持情況，會議記錄情況，會議秩序維護情況等。3.會議效果：包括會議主題是否明確，會議議程是否合理，會議討論是否充分，會議決議是否明確，會議對工作的推動作用等。4.參會人員滿意度：通過問卷調查、現場訪談等方式，了解參會人員對會議組織、會議內容、會議效果等方面的滿意度。（三）評估結果應用1.局辦公室根據會議質量評估結果，及時總結經驗教訓，針對存在的問題提出改進措施和建議，并向相關部門反饋。2.對于會議質量評估結果