股份公司會議管理制度一、總則（一）目的為規范股份公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和執行的有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于股份公司總部及各分公司、子公司召開的各類會議。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務實有用原則：會議內容應緊密圍繞公司業務和管理需求，注重實際效果，解決實際問題。3.分級負責原則：按照會議的性質和重要程度，明確各級管理人員的會議組織和主持職責。4.規范有序原則：會議的組織、通知、記錄、紀要等環節應嚴格按照規定程序進行，確保會議規范有序。二、會議分類及職責分工（一）股東大會1.定義：股東大會是股份公司的最高權力機構，由全體股東組成。2.職責：決定公司的經營方針和投資計劃；選舉和更換非由職工代表擔任的董事、監事，決定有關董事、監事的報酬事項；審議批準董事會的報告；審議批準監事會或者監事的報告；審議批準公司的年度財務預算方案、決算方案；審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；對公司增加或者減少注冊資本作出決議；對發行公司債券作出決議；對公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議；修改公司章程；公司章程規定的其他職權。3.組織部門：董事會辦公室（二）董事會會議1.定義：董事會是股份公司的決策機構，對股東大會負責。2.職責：召集股東大會，并向股東大會報告工作；執行股東大會的決議；決定公司的經營計劃和投資方案；制訂公司的年度財務預算方案、決算方案；制訂公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；制訂公司增加或者減少注冊資本以及發行公司債券的方案；制訂公司合并、分立、解散或者變更公司形式的方案；決定公司內部管理機構的設置；決定聘任或者解聘公司經理及其報酬事項，并根據經理的提名決定聘任或者解聘公司副經理、財務負責人及其報酬事項；制定公司的基本管理制度；公司章程規定的其他職權。3.組織部門：董事會辦公室（三）監事會會議1.定義：監事會是股份公司的監督機構，對股東大會負責。2.職責：檢查公司財務；對董事、高級管理人員執行公司職務的行為進行監督，對違反法律、行政法規、公司章程或者股東大會決議的董事、高級管理人員提出罷免的建議；當董事、高級管理人員的行為損害公司的利益時，要求董事、高級管理人員予以糾正；提議召開臨時股東大會，在董事會不履行本法規定的召集和主持股東大會職責時召集和主持股東大會；向股東大會提出提案；依照《公司法》第一百五十一條的規定，對董事、高級管理人員提起訴訟；公司章程規定的其他職權。3.組織部門：監事會辦公室（四）總裁辦公會1.定義：總裁辦公會是股份公司日常經營管理的決策機構，由總裁主持，副總裁、財務負責人等參加。2.職責：貫徹執行董事會決議，組織實施公司年度經營計劃和投資方案；組織實施公司年度財務預算方案、決算方案；組織實施公司利潤分配方案和彌補虧損方案；組織實施公司增加或者減少注冊資本以及發行公司債券的方案；組織實施公司合并、分立、解散或者變更公司形式的方案；決定公司內部管理機構的設置；決定聘任或者解聘公司部門負責人及其報酬事項；制定公司的具體規章；提請董事會聘任或者解聘公司副經理、財務負責人；決定聘任或者解聘除應由董事會決定聘任或者解聘以外的負責管理人員；公司章程和董事會授予的其他職權。3.組織部門：總裁辦公室（五）部門工作會議1.定義：部門工作會議由各部門自行組織召開，主要傳達公司會議精神，總結本部門工作，部署下一階段工作任務。2.職責：組織本部門員工學習公司相關政策和制度；總結本部門工作進展情況，分析存在的問題，提出改進措施；安排本部門下一階段工作任務，明確工作目標和責任人；協調本部門內部工作關系，解決工作中出現的問題。3.組織部門：各部門（六）專項工作會議1.定義：專項工作會議是針對公司某一專項工作召開的會議，由相關部門或項目負責人組織。2.職責：研究解決專項工作中存在的問題，制定具體的工作方案和措施；協調專項工作涉及的各部門之間的關系，明確工作分工和協作要求；跟蹤專項工作進展情況，及時調整工作策略和方法；向公司領導匯報專項工作成果。3.組織部門：相關部門或項目負責人三、會議組織與安排（一）會議計劃1.各部門應于每年年底前制定下一年度的會議計劃，報總裁辦公室匯總。會議計劃應包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、會議組織部門等信息。2.總裁辦公室應根據公司年度工作安排和各部門會議計劃，對公司年度會議計劃進行審核和調整，報公司領導批準后執行。（二）會議通知1.會議組織部門應提前[X]個工作日發出會議通知，明確會議的時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等事項。2.會議通知可采用書面通知、電子郵件、內部辦公系統等方式發送。對于重要會議，應同時電話通知參會人員，確保通知到位。3.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應提前向會議組織部門請假，并安排合適的人員代為參會。（三）會議準備1.會議組織部門應提前做好會議場地、設備、資料等準備工作，確保會議順利進行。2.會議資料應包括會議議程、相關文件、報告、數據等，提前發放給參會人員，以便參會人員做好會前準備。3.對于需要表決的會議，會議組織部門應提前準備好表決票，并按照規定的程序進行表決。（四）會議主持1.股東大會由董事長主持；董事會會議由董事長主持，董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長主持，副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上董事共同推舉一名董事主持；監事會會議由監事會主席主持，監事會主席不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上監事共同推舉一名監事主持；總裁辦公會由總裁主持，總裁不能履行職務或者不履行職務的，由副總裁主持，副總裁不能履行職務或者不履行職務的，由總裁指定的其他人員主持。2.會議主持人應嚴格按照會議議程主持會議，確保會議有序進行。主持人應引導參會人員充分發表意見，認真聽取各方觀點，避免會議出現冷場、跑題等情況。3.對于會議討論的問題，主持人應及時進行總結和歸納，明確會議的結論和下一步工作安排。（五）會議記錄1.會議組織部門應安排專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整地記錄會議的時間、地點、參會人員、會議內容、會議決議等信息。2.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式，記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，并經會議主持人審核簽字后存檔。3.會議記錄應妥善保管，作為公司重要的檔案資料，以備查閱。（六）會議紀要1.會議組織部門應在會議結束后[X]個工作日內完成會議紀要的撰寫工作，會議紀要應準確概括會議的主要內容、會議決議和下一步工作安排。2.會議紀要應經會議主持人審核簽字后，發送給參會人員和相關部門。對于重要會議的會議紀要，還應報送公司領導審閱。3.會議紀要應作為公司內部溝通和工作執行的重要依據，相關部門應按照會議紀要的要求認真落實會議決議。四、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織部門請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與會議討論，充分發表自己的意見和建議。對于會議決議，應堅決執行。4.參會人員應保守會議機密，不得泄露會議討論的內容和公司的商業秘密。（二）會議組織部門紀律1.會議組織部門應認真做好會議的組織和安排工作，確保會議按時、順利進行。2.會議組織部門應嚴格按照會議通知的要求，準備好會議資料、場地、設備等，為參會人員提供良好的會議條件。3.會議組織部門應及時處理會議期間出現的問題，確保會議秩序井然。對于會議中提出的重要問題，應及時向公司領導匯報。4.會議組織部門應認真做好會議記錄和會議紀要的撰寫工作，確保記錄準確、完整，紀要及時、有效。五、會議決議的執行與監督（一）會議決議的傳達1.會議組織部門應及時將會議決議傳達給相關部門和人員，確保決議得到有效傳達。2.對于重要會議的決議，應通過公司內部辦公系統、文件等方式進行傳達，并組織相關人員進行學習。（二）會議決議的執行1.相關部門和人員應按照會議決議的要求，認真組織實施，確保決議得到有效執行。2.對于會議決議執行過程中出現的問題，相關部門和人員應及時向會議組織部門反饋，并提出解決方案。3.會議組織部門應定期跟蹤會議決議的執行情況，及時協調解決執行過程中