禮品申報領用管理制度一、總則（一）目的為規范公司禮品的申報與領用管理，確保禮品使用的合理性、合規性，有效控制禮品費用支出，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在業務往來、客戶維護、員工關懷等活動中涉及禮品申報與領用的相關事宜。（三）基本原則1.合規性原則：禮品申報與領用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：禮品的使用應基于真實的業務需求，避免不必要的浪費。3.預算控制原則：嚴格控制禮品費用支出，確保在預算范圍內使用禮品。4.審批流程原則：所有禮品的申報與領用均需按照規定的審批流程進行。二、禮品分類及適用場景（一）禮品分類1.商務禮品：用于與合作伙伴、客戶等商務交往中的禮品，如高檔茶葉、精美工藝品、品牌文具等。2.節日禮品：在重要節日向員工、客戶等發放的禮品，如中秋月餅、春節年貨等。3.員工福利禮品：為員工提供的福利性質的禮品，如生日禮品、結婚禮品、生育禮品等。4.促銷禮品：用于市場推廣、促銷活動的禮品，如小禮品、贈品等。（二）適用場景1.商務禮品：用于商務宴請、商務會議、商務拜訪、合作簽約等場合，以維護良好的商務關系，表達公司的友好與誠意。2.節日禮品：在中秋節、春節、端午節等傳統節日，向員工發放節日禮品，增強員工歸屬感；向重要客戶寄送節日禮品，維護客戶關系。3.員工福利禮品：員工生日時發放生日禮品，體現公司對員工的關懷；員工結婚、生育時，送上相應的福利禮品，表達公司的祝福。4.促銷禮品：在新產品推廣、促銷活動期間，向客戶或潛在客戶贈送促銷禮品，吸引客戶關注，促進銷售。三、禮品申報流程（一）申報準備1.禮品需求部門或個人根據業務需要，確定禮品的類型、數量、預算等信息。2.填寫《禮品申報申請表》，詳細說明禮品用途、預計發放對象、禮品明細及預算金額等內容。（二）部門初審1.禮品申報申請表提交至所在部門負責人。2.部門負責人對禮品申報的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交至行政部門。（三）行政審核1.行政部門收到禮品申報申請表后，對禮品的種類、數量、預算等進行審核。2.審核禮品是否符合公司禮品使用規定及相關預算安排，對于不符合規定的申報予以退回，并說明理由。（四）財務審核1.財務部門對禮品申報的預算金額進行審核，確保禮品費用在預算范圍內。2.審核禮品費用的列支渠道是否合規，對于超預算或列支渠道不合理的申報不予通過。（五）審批決策1.根據行政部門和財務部門的審核意見，由公司分管領導或總經理進行最終審批。2.審批通過的禮品申報申請表交回行政部門備案，作為禮品采購和領用的依據。四、禮品采購管理（一）采購渠道1.公司指定的合作供應商：通過與長期合作的禮品供應商合作，確保禮品質量和供應穩定性。2.公開招標：對于金額較大、采購數量較多的禮品采購項目，可采用公開招標的方式選擇供應商。3.線上采購平臺：利用專業的線上采購平臺，拓寬采購渠道，比較不同供應商的價格和產品質量。（二）采購流程1.根據審批通過的禮品申報申請表，行政部門制定禮品采購計劃，明確采購禮品的種類、數量、規格、交貨時間等要求。2.采購人員按照采購計劃，通過指定渠道進行詢價、比價，選擇合適的供應商簽訂采購合同。3.采購人員跟蹤采購合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。4.禮品到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，核對禮品的數量、規格、質量等是否與采購合同一致。5.驗收合格的禮品辦理入庫手續，填寫《禮品入庫單》，注明禮品名稱、規格、數量、入庫時間等信息。五、禮品領用管理（一）領用申請1.需要領用禮品的部門或個人填寫《禮品領用申請表》，注明領用禮品的名稱、規格、數量、用途等信息。2.《禮品領用申請表》提交至所在部門負責人審批。（二）部門審批部門負責人對禮品領用申請進行審批，確認領用禮品的必要性和合理性，簽署意見后提交至行政部門。（三）行政發放1.行政部門根據審批通過的《禮品領用申請表》，辦理禮品發放手續。2.發放禮品時，領用人需在《禮品領用登記表》上簽字確認，注明領用時間、禮品名稱、規格、數量等信息。（四）特殊情況處理1.如因特殊原因需要臨時增加禮品領用，需重新填寫《禮品領用申請表》，按照規定的審批流程進行審批。2.對于已領用但未使用的禮品，領用人應及時退回行政部門，辦理退庫手續。六、禮品使用監督與審計（一）監督機制1.行政部門定期對禮品的使用情況進行檢查，核實禮品是否按照申報用途使用，是否存在違規發放或浪費現象。2.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對禮品申報與領用過程中違規行為的舉報。（二）審計要求1.財務部門定期對禮品費用進行審計，檢查禮品費用的列支是否合規，是否超出預算范圍。2.審計部門不定期對禮品申報與領用情況進行專項審計，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。七、禮品費用預算管理（一）預算編制1.每年年底，各部門根據下一年度業務發展計劃，預估禮品需求，編制禮品費用預算。2.禮品費用預算應詳細列出各類禮品的預計支出金額，包括商務禮品、節日禮品、員工福利禮品、促銷禮品等。（二）預算審批1.各部門編制的禮品費用預算提交至行政部門匯總。2.行政部門會同財務部門對禮品費用預算進行審核，審核通過后報公司分管領導或總經理審批。（三）預算執行1.禮品費用預算一經批準，必須嚴格執行。各部門應在預算范圍內合理安排禮品申報與領用，不得超預算支出。2.如因業務發展需要調整禮品費用預算，需按照預算編制和審批流程進行申請和審批。八、禮品登記與臺賬管理（一）禮品登記1.行政部門負責建立禮品登記臺賬，對每一筆禮品的申報、采購、領用等情況進行詳細記錄。2.禮品登記臺賬應包括禮品名稱、規格、數量、采購時間、采購金額、領用部門、領用人、領用時間、用途等信息。（二）臺賬更新1.禮品申報、采購、領用等環節發生變動時，行政部門應及時更新禮品登記臺賬，確保臺賬信息的準確性和及時性。2.定期對禮品登記臺賬進行核對和盤點，確保賬實相符。九、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自申報或領用禮品。2.虛報禮品用途或數量，套取公司禮品。3.違規使用禮品，如將禮品用于個人消費或其他非業務目的。4.禮品采購過程中存在收受回扣、謀取私利等行為。5.其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對于違規行為造成公司經濟損失的，違規人員