騰訊內(nèi)部溝通管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范騰訊內(nèi)部溝通行為，確保信息傳遞的及時、準確、高效，促進公司各部門之間的協(xié)作與溝通，提升工作效率，營造良好的工作氛圍，推動公司整體業(yè)務的順利開展。適用范圍本制度適用于騰訊全體員工，包括正式員工、實習生及外包人員等。基本原則1.準確性原則：溝通信息應真實、準確，避免模糊不清或誤導性內(nèi)容。2.及時性原則：及時傳遞信息，確保接收方能夠在規(guī)定時間內(nèi)獲取并處理相關信息，避免因信息延誤導致工作失誤。3.完整性原則：溝通內(nèi)容應完整，涵蓋必要的細節(jié)和背景信息，以便接收方全面理解。4.清晰性原則：表達清晰、簡潔，避免使用過于復雜或生僻的詞匯和語句，確保信息易于理解。5.保密性原則：涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的信息，應嚴格保密，按照相關規(guī)定進行傳遞和管理。溝通渠道與方式即時通訊工具1.騰訊通（RTX）作為公司內(nèi)部主要的即時通訊工具，用于員工之間的日常溝通交流。員工應保持RTX在線狀態(tài)，及時接收和回復消息。設立不同的群組，如部門群、項目群、跨部門協(xié)作群等，方便員工在相應群組中進行信息共享和工作溝通。在RTX中，員工應使用真實姓名或規(guī)范的昵稱，以便識別和溝通。發(fā)送消息時，應確保內(nèi)容簡潔明了，避免無關話題和刷屏行為。2.企業(yè)微信企業(yè)微信是公司對外溝通的重要工具，同時也用于部分內(nèi)部工作場景。員工應及時更新個人信息，確保聯(lián)系方式準確無誤。通過企業(yè)微信建立客戶群、項目群等，與外部合作伙伴及客戶進行溝通協(xié)調(diào)。在與外部人員溝通時，應注意言行舉止，維護公司形象。利用企業(yè)微信的日程管理、會議功能等，合理安排工作時間和會議安排，提高工作效率。電子郵件1.公司郵箱騰訊為員工配備了公司郵箱，員工應使用公司郵箱進行與工作相關的正式溝通。郵箱賬號應妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。發(fā)送郵件時，應準確填寫收件人、抄送人和主題，確保郵件內(nèi)容與主題相符。郵件正文應條理清晰，內(nèi)容完整，必要時可附上相關附件。對于重要郵件，應及時跟進收件人的閱讀和回復情況，確保工作事項得到有效處理。定期清理郵箱，避免郵件積壓影響工作。2.外部郵箱在與外部合作伙伴、客戶等進行溝通時，可根據(jù)實際情況使用外部郵箱。但在使用外部郵箱時，應注意郵件內(nèi)容的保密性和合規(guī)性，避免泄露公司機密信息。如因工作需要使用外部郵箱發(fā)送涉及公司重要信息的郵件，應提前向部門負責人報備，并采取必要的加密措施。會議溝通1.定期會議部門例會：各部門每周應定期召開部門例會，總結(jié)上周工作進展，安排本周工作計劃，溝通解決部門內(nèi)部存在的問題。會議由部門負責人主持，全體部門成員參加。項目周會：針對公司重點項目，每周召開項目周會，匯報項目進度、遇到的問題及解決方案，協(xié)調(diào)項目資源，確保項目按計劃推進。項目周會由項目經(jīng)理主持，項目團隊成員及相關支持部門人員參加。跨部門溝通會：根據(jù)工作需要，不定期召開跨部門溝通會，加強部門之間的協(xié)作與溝通，解決跨部門工作中存在的問題。跨部門溝通會由相關負責人或協(xié)調(diào)人組織，涉及的部門人員參加。2.臨時會議因工作緊急情況或需要臨時溝通協(xié)調(diào)的事項，可召開臨時會議。發(fā)起臨時會議的人員應提前確定會議主題、時間、地點和參會人員，并通過RTX、郵件等方式通知相關人員。會議組織者應提前準備好會議資料，明確會議議程，確保會議高效進行。會議結(jié)束后，應及時整理會議紀要，發(fā)送給參會人員，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。面對面溝通1.一對一溝通員工之間因工作需要進行一對一溝通時，應選擇合適的時間和地點，確保溝通環(huán)境安靜、無干擾。溝通時應專注于問題本身，尊重對方意見，積極尋求解決方案。2.小組討論在項目推進、問題解決等場景下，可組織小組討論。小組成員應充分發(fā)表自己的觀點和意見，共同探討解決方案。討論過程中應注意傾聽他人意見，避免打斷他人發(fā)言，確保討論有序進行。3.部門活動通過組織部門活動，如聚餐、團建等，增進員工之間的了解和溝通，營造良好的團隊氛圍。在活動中，員工應積極參與，加強交流互動，促進團隊協(xié)作。信息傳遞與管理信息發(fā)布流程1.信息來源公司各部門、各崗位員工均可作為信息發(fā)布的來源。信息發(fā)布者應確保所發(fā)布信息的真實性、準確性和完整性。對于涉及公司重要決策、政策調(diào)整、業(yè)務動態(tài)等信息，應由相關部門負責人或指定人員進行審核后發(fā)布。2.信息審核一般信息由信息發(fā)布者所在部門負責人進行審核，確保信息符合公司規(guī)定和部門工作要求。重要信息、敏感信息及涉及多個部門的信息，需經(jīng)相關部門負責人會簽審核后，報公司高層領導審批通過后方可發(fā)布。3.信息發(fā)布審核通過的信息，根據(jù)信息的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的溝通渠道進行發(fā)布。如通過RTX群組、郵件、公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等方式發(fā)布。在信息發(fā)布時，應明確信息的發(fā)布時間、有效期等相關信息，確保接收方能夠及時了解信息的時效性。信息接收與反饋1.信息接收員工應及時關注公司內(nèi)部溝通渠道發(fā)布的信息，確保不遺漏重要工作安排和通知。對于通過RTX、郵件等方式發(fā)送的信息，應在規(guī)定時間內(nèi)進行查看和處理。在接收信息時，如對信息內(nèi)容有疑問或不清楚的地方，應及時與信息發(fā)布者或相關負責人進行溝通確認，避免誤解或工作失誤。2.信息反饋對于需要回復或反饋的信息，員工應在規(guī)定時間內(nèi)給予明確的答復。如因特殊情況無法及時回復，應向信息發(fā)布者說明原因，并告知預計回復時間。信息反饋應準確、清晰，針對信息中提出的問題或要求，提供具體的解決方案或工作進展情況。對于涉及工作任務安排的信息，應明確反饋是否能夠按時完成任務，如有困難應及時提出協(xié)調(diào)需求。信息存檔與檢索1.信息存檔公司應建立完善的信息存檔制度，對重要的會議紀要、文件、郵件等信息進行分類存檔。存檔信息應包括信息的標題、日期、來源、內(nèi)容摘要等關鍵信息，以便于查詢和追溯。信息存檔可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行管理。電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)文檔應按照檔案管理規(guī)定進行整理和存放。2.信息檢索為方便員工查詢和使用存檔信息，公司應建立信息檢索系統(tǒng)。員工可通過關鍵詞、日期、信息類型等條件進行信息檢索，快速獲取所需信息。信息檢索系統(tǒng)應具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，限制對部分敏感信息的訪問和檢索。溝通規(guī)范與紀律語言規(guī)范1.在內(nèi)部溝通中，應使用文明、禮貌、規(guī)范的語言，避免使用粗俗、侮辱性或攻擊性語言。尊重他人的意見和感受，保持良好的溝通態(tài)度。2.表達觀點時應清晰、簡潔，避免冗長、復雜的表述。使用簡單易懂的詞匯和語句，確保信息能夠準確傳達給對方。3.在溝通中，應注意語音語調(diào)的平穩(wěn)和適中，避免過于激動或冷漠的語氣，以免影響溝通效果。行為規(guī)范1.參加會議時，應提前到達會議地點，將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話或處理其他事務，確保會議秩序。2.在面對面溝通或小組討論中，應積極參與，認真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。如有不同意見，應在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點。3.與同事溝通時，應保持適當?shù)木嚯x和身體語言，尊重他人的個人空間，避免過于親密或不當?shù)纳眢w接觸。保密紀律1.嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的信息，不得隨意泄露給無關人員。2.在使用即時通訊工具、電子郵件等溝通渠道時，應注意信息的保密性。對于敏感信息，應采取加密、限制訪問等措施進行保護。3.如因工作需要接觸到公司機密信息，應簽署保密協(xié)議，并嚴格按照協(xié)議要求進行信息管理和使用。違規(guī)處理1.對于違反本溝通管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違反溝通紀律導致公司利益受損或造成不良影響的，公司將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。附則制度解釋本制度由騰訊人力資源部負責解釋。如有未盡事宜或?qū)χ贫葍?nèi)容存在疑問，可向人力