為規范會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，準備好相關資料，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議決策應充分發揚民主，廣泛聽取意見，同時實行集中決策，確保決策的科學性和有效性。4.責任落實原則：會議確定的事項應明確責任部門和責任人，確保按時完成。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，遇節假日順延。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。3.會議內容：各部門匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司領導總結上周工作，部署本周重點工作。討論公司重大事項，做出決策。4.會議組織：由總經理辦公室負責組織，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點、議程等。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據工作需要自行確定，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內容：部門負責人傳達公司例會精神，部署部門本周工作任務。員工匯報工作進展、存在問題及解決方案。討論部門內部工作事項，協調解決問題。4.會議組織：由部門負責人負責組織，提前[X]小時通知參會人員會議時間、地點、議程等。（三）專項工作會議1.會議周期：根據專項工作需要臨時召開。2.參會人員：與專項工作相關的部門負責人、工作人員及其他相關人員。3.會議內容：匯報專項工作進展情況，分析存在問題。討論專項工作方案、措施及下一步工作計劃。協調解決專項工作中涉及的跨部門問題。4.會議組織：由專項工作牽頭部門負責組織，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點、議程等，并將專項工作相關資料提前發送給參會人員。三、會議準備（一）會議發起1.公司例會由總經理辦公室發起，部門會議由部門負責人發起，專項工作會議由專項工作牽頭部門發起。2.發起會議時應填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、議程、參會人員、會議時間、地點等信息。（二）資料準備1.會議發起部門應提前準備好會議相關資料，包括但不限于匯報材料、數據報表、文件資料等。2.資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議決策和討論。（三）會議通知1.會議發起部門應提前將會議通知發送給參會人員，通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等信息。2.重要會議應提前[X]天通知，一般會議應提前[X]小時通知。對于臨時召開的緊急會議，應盡快通知參會人員。（四）場地安排1.根據會議規模和參會人員數量，合理安排會議場地。2.會議場地應整潔、舒適、通風良好，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等。四、會議議程（一）議程制定1.會議發起部門應根據會議主題和目的，制定詳細的會議議程。2.議程應包括會議開場、主題匯報、討論交流、決策表決、會議總結等環節。3.議程應合理安排時間，確保各項議題都能得到充分討論和決策。（二）議程調整1.在會議召開前，如遇特殊情況需要調整會議議程，應提前通知參會人員。2.調整后的議程應確保會議主題和目的不變，且不影響會議的正常進行。五、會議主持（一）主持人職責1.會議主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，確保會議順利進行。2.主持人應引導會議討論，控制會議節奏和時間，避免出現跑題、冗長等情況。3.主持人應鼓勵參會人員積極發言，充分聽取各方意見，確保會議決策的科學性和民主性。4.主持人應在會議結束時對會議進行總結，明確會議決策和下一步工作安排。（二）主持人要求1.主持人應具備較強的組織協調能力、溝通能力和決策能力。2.主持人應公正、客觀，不偏袒任何一方，確保會議的公平性和公正性。六、會議記錄（一）記錄人員職責1.會議記錄人員應提前到達會議現場，準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設備等。2.記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議發言、討論情況、決策結果等。3.記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。4.會議結束后，記錄人員應及時整理會議記錄，形成《會議紀要》。（二）會議紀要1.《會議紀要》應包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議主要內容、會議決策及下一步工作安排等。2.《會議紀要》應語言簡潔、重點突出，能夠準確傳達會議精神。3.《會議紀要》經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門，并作為工作執行和監督的依據。七、會議紀律（一）參會人員要求1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、做與會議無關的事情。3.參會人員應尊重他人發言，不得打斷他人講話，如有不同意見應在他人發言結束后再進行表達。（二）違反紀律處理1.對于遲到、早退、缺席會議的人員，公司將按照相關規定進行處理。2.對于違反會議紀律的人員，會議主持人應及時提醒和制止。如情節嚴重，公司將視情況給予批評教育、警告、罰款等處理。八、會議決策及執行（一）決策形成1.會議決策應充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，確保決策的科學性和民主性。2.對于重大事項的決策，應按照公司相關規定進行集體決策，必要時可進行投票表決。3.會議決策應明確決策事項、責任部門、責任人、完成時間等內容。（二）決策執行1.責任部門和責任人應按照會議決策要求，認真組織實施，確保決策得到有效執行。2.在決策執行過程中，如遇問題或困難，責任部門應及時向公司領導匯報，并提出解決方案。3.公司領導應加強對決策執行情況的監督和檢查，確保決策執行到位。九、會議評估與改進（一）評估指標1.會議效率：包括會議時間是否得到有效控制、議程是否緊湊合理等。2.會議效果：包括會議決策是否得到有效執行、參會人員對會議的滿意度等。3.會議組織：包括會議通知是否及時準確、場地安排是否合理、資料準備是否充分等。（二）評估方式1.定期評估：公司每季度對會議管理情況進行一次評估，通過問卷調查、數據分析等方式收集評估信息。2.不定期評估：公司領導可根據工作需要，對特定會議進行不定期評估。（三）改進措施1.根據評估結果，總結會議管理中存在的問題和不足，制定改