貨代公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強貨代公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于貨代公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指貨代公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、記錄等，包括紙質檔案、電子檔案等。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.負責檔案的借閱、查閱、歸還等管理工作，按照規定提供檔案利用服務。5.對檔案管理工作進行監督、檢查和指導，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，確保本部門檔案的安全與完整。3.按照規定辦理本部門檔案的借閱、查閱等手續，督促借閱人員按時歸還檔案。4.負責向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）員工個人職責1.員工應妥善保管本人在工作中形成的各類文件、資料，并按照公司檔案管理制度的要求及時移交相關部門。2.在工作中需要查閱檔案時，應按照規定辦理借閱、查閱手續。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.業務合同、協議，包括貨運代理合同、運輸合同、倉儲合同等。3.客戶資料，如客戶基本信息、業務往來記錄、信用評估等。4.業務操作記錄，如訂艙單、提單、報關單、報檢單等。5.財務文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄等。7.行政文件，如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案管理部門的要求，對收集到的檔案進行初步整理，確保檔案資料齊全、完整、清晰。3.對于重要文件、資料，應及時收集并移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于分類、編號、排列和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素，將檔案分為不同的類別，如業務檔案、財務檔案、人事檔案、行政檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.排列：按照一定的順序對檔案進行排列，如時間順序、重要程度等。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.業務類：包括貨運代理業務、運輸業務、倉儲業務等相關檔案。2.財務類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等檔案。3.人事類：包括員工入職、離職、培訓、考核等檔案。4.行政類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等檔案。5.客戶類：包括客戶基本信息、業務往來記錄、信用評估等檔案。（二）編號規則1.檔案編號采用“類別代碼+年度+順序號”的結構。2.類別代碼：用大寫字母表示不同的檔案類別，如“YW”表示業務類，“CW”表示財務類，“RS”表示人事類，“XZ”表示行政類，“KH”表示客戶類。3.年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.順序號：用三位數字表示同一類別、同一年度檔案的順序號，從“001”開始依次編號。例如，業務類檔案中2023年形成的第一份檔案編號為“YW2023001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司設立、變更、注銷等重要文件，重大業務合同，年度財務報表等。2.定期保管：定期保管的檔案分為3年、5年、10年三種期限。具體保管期限根據檔案的性質和重要程度確定。保管期限為3年的檔案：如一般性業務操作記錄、短期客戶往來資料等。保管期限為5年的檔案：如部分業務合同、中期財務報表等。保管期限為10年的檔案：如重要業務合同、長期客戶往來資料等。（二）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架等保管設備，確保檔案存放安全、整齊、有序。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。對紙質檔案進行定期清查、盤點，發現問題及時處理，并做好記錄。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行分類存儲、備份和管理。電子檔案應采用加密存儲，確保數據安全。同時，定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。對電子檔案的訪問權限進行嚴格控制，只有經過授權的人員才能訪問和操作電子檔案。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容重要程度、利用價值等因素，提出檔案的存毀意見。2.銷毀對經過鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。經批準銷毀的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。紙質檔案應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，電子檔案應進行徹底刪除，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、批準人、執行人等信息，保存期限為永久。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準，并在檔案管理系統中登記借閱信息。3.借閱人員憑《檔案借閱申請表》到檔案管理部門領取檔案，檔案管理人員應按照申請表上注明的檔案名稱、編號等信息提供檔案，并辦理檔案交接手續。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。續借期限最長不超過[X]個工作日。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、偽造、轉借、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。6.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，檔案管理人員應認真核對檔案的數量、內容等信息，確認無誤后辦理歸還手續，并在檔案管理系統中注銷借閱記錄。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，對于符合查閱條件的，予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案，不得將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、折疊等。4.查閱人員如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定的程序進行復印。復印后的檔案資料應妥善保管，不得擅自傳播或用于其他目的。5.查閱結束后，查閱人員應將查閱的檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱申請表》上簽字確認。七、檔案的統計與利用（一）統計1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。2.統計內容包括檔案數量、類別、保管期限、借閱人次、查閱人次、復印份數等。3.檔案統計報表應及時、準確、完整，上報公司領導和相關部門，并留存歸檔。（二）利用1.檔案管理部門應積極開發檔案信息資源，為公司經營管理、業務