質量文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司質量文件的保密管理，確保公司質量信息的安全與機密性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及質量文件的部門、崗位及人員，包括但不限于質量管理部門、研發部門、生產部門、銷售部門、采購部門等，以及與公司有業務往來的外部合作伙伴、供應商、客戶等。（三）定義1.質量文件：指公司在質量管理活動中形成的各類文件、記錄、數據、圖表、報告等，包括但不限于質量手冊、程序文件、作業指導書、檢驗規范、質量記錄、客戶反饋資料等。2.保密：指對公司質量文件采取必要的措施，防止其被未經授權的訪問、使用、披露、復制、修改或銷毀。3.保密期限：根據質量文件的性質、重要程度和敏感程度，確定不同的保密期限，在保密期限內，相關人員應嚴格遵守保密規定。二、保密職責（一）公司管理層職責1.負責批準公司質量文件保密管理制度，確保制度的合理性和有效性。2.對公司質量文件保密工作進行統籌規劃和決策，協調解決保密工作中的重大問題。3.監督檢查各部門質量文件保密制度的執行情況，對違反保密制度的行為進行處理。（二）質量管理部門職責1.負責制定和完善公司質量文件保密管理制度，并組織實施。2.對公司質量文件進行分類、編號、登記和歸檔管理，確保文件的完整性和準確性。3.定期對公司質量文件的保密情況進行檢查和評估，發現問題及時整改。4.對涉及質量文件保密的人員進行培訓和教育，提高其保密意識和技能。5.負責處理質量文件保密工作中的違規行為，提出處理意見并報公司管理層批準。（三）各部門職責1.負責本部門質量文件的收集、整理、保管和保密工作，確保本部門質量文件的安全。2.對本部門員工進行質量文件保密教育，督促員工遵守保密制度。3.嚴格控制本部門質量文件的查閱、借閱和使用范圍，做好相關記錄。4.發現本部門質量文件存在保密隱患或違規行為時，及時報告質量管理部門。（四）員工職責1.嚴格遵守公司質量文件保密管理制度，自覺履行保密義務。2.妥善保管本人使用的質量文件，不得擅自將文件帶出公司或轉借他人。3.在工作中如需查閱、借閱質量文件，應按照規定辦理相關手續，并在規定的范圍內使用。4.不得私自復制、傳播、泄露公司質量文件，如發現質量文件有丟失、被盜等情況，應及時報告部門負責人和質量管理部門。5.離職時，應將本人保管的質量文件全部交回公司，并辦理相關交接手續。三、質量文件的分類與分級（一）分類1.質量體系文件：包括質量手冊、程序文件、作業指導書等，用于規范公司質量管理體系的運行。2.質量記錄文件：如檢驗報告、試驗記錄、不合格品處理記錄等，是質量管理活動的客觀證據。3.客戶質量文件：包括客戶需求、訂單、質量協議、客戶反饋等，與客戶質量相關的文件。4.供應商質量文件：如供應商評估報告、采購合同、質量協議等，與供應商質量相關的文件。5.其他質量文件：如質量改進計劃、質量分析報告、質量培訓資料等。（二）分級根據質量文件的重要性、敏感性和影響范圍，將質量文件分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級：涉及公司核心技術、關鍵工藝、重大商業秘密等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：包含公司重要質量信息、客戶關鍵信息、內部管理敏感信息等，泄露后可能對公司產生較大影響。3.秘密級：一般性的質量文件，如普通的質量記錄、作業指導書等，泄露后可能對公司造成一定影響。四、質量文件的保管（一）保管要求1.質量文件應存放在安全、保密的場所，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.對電子質量文件，應采取加密存儲、備份等措施，防止數據丟失或被篡改。3.質量文件應分類存放，便于查找和管理，并建立相應的目錄索引。4.定期對質量文件進行清查和核對，確保文件的完整性和準確性。（二）保管期限1.絕密級質量文件的保管期限為長期。2.機密級質量文件的保管期限根據文件的性質和重要程度確定，一般不少于[X]年。3.秘密級質量文件的保管期限一般為[X]年。（三）保管期滿后的處理質量文件保管期滿后，由質量管理部門提出銷毀意見，報公司管理層批準后進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括文件名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等。五、質量文件的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱質量文件的，應填寫《質量文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等，經部門負責人審核后，報質量管理部門批準。2.質量管理部門批準后，指定專人負責提供文件，并在查閱現場進行監督。查閱人員應在規定的時間和范圍內查閱文件，不得擅自摘抄、復印或傳播文件內容。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將文件歸還指定保管人員，并在《質量文件查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因工作需要借閱質量文件的，應填寫《質量文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，經部門負責人審核后，報質量管理部門批準。2.質量管理部門批準后，辦理借閱手續，借閱人員應出具本人有效身份證件，并在《質量文件借閱登記表》上簽字。3.借閱人員應妥善保管所借文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、損壞或丟失。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還所借文件，并辦理歸還手續。如發現文件有損壞或丟失，應照價賠償。六、質量文件的復制與發放（一）復制1.因工作需要復制質量文件的，應填寫《質量文件復制申請表》，注明復制文件的名稱、編號、復制數量、復制用途等，經部門負責人審核后，報質量管理部門批準。2.質量管理部門批準后，指定專人負責復制文件，并對復制過程進行監督。復制的文件應與原件一致，并加蓋“受控文件”印章。3.復制完成后，復制人員應將復制文件交申請部門，并在《質量文件復制登記表》上簽字確認。申請部門應妥善保管復制文件，不得隨意傳播。（二）發放1.質量文件的發放應嚴格按照規定的范圍進行，由質量管理部門統一發放。發放時應填寫《質量文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、發放時間、領取人等信息。2.領取人應在《質量文件發放登記表》上簽字確認，確保文件發放的準確性和可追溯性。3.對于絕密級和機密級質量文件，應采取專人送達或機要傳遞等方式發放，確保文件的安全。七、質量文件的傳輸與交換（一）內部傳輸1.公司內部各部門之間傳輸質量文件，應通過公司內部網絡系統或指定的文件傳輸平臺進行，確保文件傳輸的安全和及時。2.在傳輸質量文件時，應采取加密措施，防止文件被竊取或篡改。同時，應在傳輸過程中注明文件的密級和保密要求。3.接收部門收到傳輸的質量文件后，應及時進行確認和登記，并按照規定進行保管和處理。（二）外部交換1.與外部合作伙伴、供應商、客戶等交換質量文件時，應簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。2.質量文件的外部交換應通過安全可靠的方式進行，如加密郵件、專人送達等。在交換文件前，應進行必要的審批和登記。3.對于涉及公司核心質量信息的文件，應采取嚴格的保密措施，限制文件的傳播范圍和使用權限。八、保密監督與檢查（一）監督機制1.公司建立質量文件保密監督機制，由質量管理部門負責定期對各部門質量文件保密制度的執行情況進行監督檢查。2.各部門應定期對本部門質量文件保密工作進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告質量管理部門。3.公司鼓勵員工對違反質量文件保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）檢查內容1.質量文件的保管情況，包括存放場所、設施設備、文件完整性等。2.質量文件的查閱、借閱、復制、發放等手續的執行情況。3.員工對質量文件保密制度的知曉程度和遵守情況。4.質量文件在傳輸與交換過程中的保密措施落實情況。（三）檢查頻率質量管理部門每年至少組織一次全面的質量文件保密檢查，各部門每季度至少進行一次自查。對于重點部門和關鍵崗位，應增加檢查頻率。（四）問題處理1.檢查中發現的問題，質量管理部門應及時下達《質量文件保密整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況報告質量管理部門。3.對違反質量文件保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。構成犯罪的，依法追究刑事責任。九、保密培訓與教育（一）培訓計劃質量管理部門應制定年度質量文件保密培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。培訓計劃應報公司管理層批準后實施。（二）培訓內容1.質量文件保密管理制度的講解，包括制度的目的、適用范圍、保密職責、文件管理要求等。2.質量文件密級的劃分標準和保密期限的規定。3.質量文件查閱、借閱、復制、發放等流程和注意事項。4.保密法律法規和職業道德教育，增強員工的保密意識和責任感。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專業人員進行授課，對全體員工進行質量文件保密知識培訓。2.針對不同崗位和業務需求，開展專項培訓，提高員工的保密技能。3.利用內部網絡、宣傳欄、郵件等形式，宣傳質量文件保密知識，營造良好的保密氛圍。（四）培訓效果評估質