社區檔案擺放管理制度一、總則（一）目的為加強社區檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度旨在規范社區檔案的擺放秩序，提高檔案管理工作效率，為社區各項工作提供有力的信息支持和歷史依據。（二）適用范圍本制度適用于社區內所有部門及工作人員在工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于黨務工作檔案、行政管理檔案、社區服務檔案、文化活動檔案、安全管理檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：社區檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案的完整性和系統性。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于查找、利用和管理。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優化檔案擺放布局，提高檔案查閱效率，為社區工作和居民服務提供便利。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.黨務工作檔案：包括黨員檔案、黨組織建設文件、黨員活動記錄等。2.行政管理檔案：涵蓋社區工作計劃、總結、會議紀要、公文收發、人事檔案等。3.社區服務檔案：包含居民求助記錄、幫扶工作檔案、社區福利發放記錄等。4.文化活動檔案：如社區文藝演出、體育活動、節日慶典等相關資料。5.安全管理檔案：涉及社區安全檢查記錄、安全事故處理檔案、消防檔案等。6.其他檔案：不屬于以上分類的其他重要檔案資料。（二）編號規則1.為每一類檔案編制一個一級編號，采用大寫字母表示，如黨務工作檔案編號為“DW”，行政管理檔案編號為“XG”等。2.每一類檔案下的具體檔案按順序編制二級編號，采用數字表示。例如，行政管理檔案中的社區工作計劃，編號為“XG001”；黨員檔案中的黨員張三的檔案，編號為“DW001”。三、檔案擺放要求（一）檔案柜設置1.根據檔案分類，設置相應的檔案柜。每個檔案柜應標明存放檔案的類別和編號范圍。2.檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內，確保檔案保存環境良好。（二）檔案盒擺放1.同一類別的檔案按編號順序依次擺放在檔案柜中。每個檔案盒應標明檔案盒內檔案的類別、編號和簡要內容。2.檔案盒應直立放置，便于查看標簽。不同年度、不同保管期限的檔案應分開擺放。（三）特殊檔案擺放1.對于體積較大、形狀特殊的檔案，如社區建設規劃模型、大型活動照片等，應設置專門的存放區域，并妥善保管。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。電子檔案的命名應與紙質檔案編號相對應，便于查找和管理。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.各部門在工作過程中應及時收集、整理本部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。3.對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂等處理，確保檔案的規范性。（二）歸檔流程1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案資料進行整理后移交至社區檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規范性。對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，按照檔案分類和編號規則進行編號、裝盒，并在檔案管理系統中錄入相關信息。4.將整理好的檔案存放在相應的檔案柜中，建立檔案存放索引，便于查找和利用。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.社區工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.社區居民因特殊情況需要查閱與其自身權益相關的檔案資料的，需提供有效身份證明，填寫《檔案查閱申請表》，經社區相關負責人審批后，在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。3.外單位人員因工作需要查閱社區檔案的，應提前與社區檔案管理部門聯系，說明查閱目的和內容，經社區負責人批準后，按照規定辦理查閱手續。（二）查閱程序1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號和查閱目的。2.將申請表提交至相應的審批部門或負責人進行簽字審批。3.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應根據申請人的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱記錄應包括查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案類別和編號、查閱目的等信息。（三）借閱規定1.因工作需要長期使用檔案資料的，可辦理檔案借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱檔案。3.檔案管理部門工作人員應向借閱人提供檔案資料，并要求借閱人當面核對檔案數量和完整性。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內容。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應認真檢查檔案的完整性和歸還時間。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。六、檔案保管與維護（一）保管期限1.社區檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據檔案的重要性和實際利用價值確定。2.永久保管的檔案主要包括社區發展規劃、重大決策文件、涉及居民切身利益的重要檔案等；長期保管的檔案一般保管期限為[X]年，包括一般性工作文件、業務檔案等；短期保管的檔案保管期限為[X]年，如臨時性通知、短期活動檔案等。（二）保管環境1.檔案管理部門應保持檔案存放環境的清潔、衛生、干燥、通風，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對檔案存放環境進行檢查和維護，確保檔案不受潮、發霉、蟲蛀等。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由檔案管理部門負責人組織，相關業務部門人員參加。2.對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經社區負責人批準后，按照規定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案類別、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。七、檔案安全管理（一）安全措施1.檔案管理部門應配備必要的安全設施，如防盜門、防盜窗、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全存放。2.安裝監控設備，對檔案存放區域進行實時監控，確保檔案管理工作的安全和規范。3.定期對檔案管理系統進行維護和升級，防止電子檔案信息泄露。（二）應急處理1.制定檔案安全應急預案，明確在發生火災、水災、盜竊等突發事件時的應急處理措施。2.定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應急處理能力。3.如發生檔案安全事故，應立即采取措施進行搶救和處理，并及時向上級主管部門報告。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善社區檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理社區各類檔案資料，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.對檔案管理人員進行業務培訓和指導，提高檔案管理工作水平。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發現問題并加以解決。（二）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責檔案的日常整理、分類、編號、裝盒等工作，確保檔案的規范化管理。3.做好檔案的保管