財(cái)政專項(xiàng)物資管理制度一、總則1.1目的為了加強(qiáng)公司財(cái)政專項(xiàng)物資的管理，規(guī)范物資采購、使用、儲(chǔ)存、處置等環(huán)節(jié)的行為，確保財(cái)政專項(xiàng)物資的安全、完整、有效使用，提高資金使用效益，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部使用財(cái)政專項(xiàng)物資的各部門及相關(guān)人員。1.3基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及財(cái)政專項(xiàng)資金管理的相關(guān)規(guī)定，確保物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.專款專用原則財(cái)政專項(xiàng)物資必須專款專用，不得挪作他用，確保資金與物資對(duì)應(yīng)，保障項(xiàng)目順利實(shí)施。3.預(yù)算控制原則物資采購及使用嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制成本，提高資金使用效益。4.責(zé)任追究原則對(duì)在財(cái)政專項(xiàng)物資管理過程中出現(xiàn)違規(guī)行為的部門和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、管理職責(zé)2.1采購部門職責(zé)1.根據(jù)項(xiàng)目需求和預(yù)算安排，編制財(cái)政專項(xiàng)物資采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.按照規(guī)定的采購程序，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.2倉庫管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)政專項(xiàng)物資的驗(yàn)收入庫工作，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)。2.建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括入庫時(shí)間、供應(yīng)商、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量等信息。3.按照物資的特性和保管要求，合理安排物資儲(chǔ)存場所，確保物資安全儲(chǔ)存，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。4.定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并報(bào)告處理。2.3使用部門職責(zé)1.根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，向倉庫管理部門提交物資領(lǐng)用申請，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.負(fù)責(zé)領(lǐng)用物資的使用和管理，按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程使用物資，確保物資使用安全、有效，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.對(duì)使用過程中發(fā)現(xiàn)的物資質(zhì)量問題或其他異常情況，及時(shí)反饋給采購部門或相關(guān)管理部門。2.4財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)政專項(xiàng)資金的核算和管理，按照規(guī)定的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資金使用合規(guī)、準(zhǔn)確。2.審核物資采購計(jì)劃和采購合同，對(duì)不符合預(yù)算或合同條款的支出有權(quán)拒絕付款。3.定期與采購部門、倉庫管理部門核對(duì)物資采購、入庫、領(lǐng)用等情況，確保財(cái)務(wù)賬與物資臺(tái)賬一致。4.參與財(cái)政專項(xiàng)物資的盤點(diǎn)工作，監(jiān)督物資管理情況。2.5審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)財(cái)政專項(xiàng)物資管理情況進(jìn)行定期或不定期審計(jì)，檢查物資采購、使用、儲(chǔ)存、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.對(duì)違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律。三、物資采購管理3.1采購計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和實(shí)際需求，提前向采購部門提交物資采購申請。采購申請應(yīng)詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購部門結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算和庫存情況，對(duì)各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總和審核。對(duì)于重復(fù)或不必要的采購申請，應(yīng)與使用部門溝通協(xié)商后進(jìn)行調(diào)整。3.根據(jù)審核后的采購申請，采購部門編制年度、季度或月度財(cái)政專項(xiàng)物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間安排等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.2采購方式選擇1.根據(jù)采購物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等。2.達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開招標(biāo)。公開招標(biāo)應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.對(duì)于因特殊原因不適宜公開招標(biāo)的采購項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等方式。采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)向至少三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書；采用競爭性談判方式的，應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判；采用單一來源采購方式的，應(yīng)符合法定情形并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)；采用詢價(jià)方式的，應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。3.3采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商后，及時(shí)與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合預(yù)算要求、付款方式是否合理、違約責(zé)任是否明確等內(nèi)容。審核通過后，采購部門方可簽訂合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門備案，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。3.4采購驗(yàn)收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫物資入庫單。物資入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時(shí)間等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系處理。如屬供應(yīng)商責(zé)任，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商更換物資或采取其他補(bǔ)救措施；如因不可抗力等原因?qū)е挛镔Y不合格，采購部門應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)商解決方案，并做好記錄。四、物資儲(chǔ)存管理4.1倉庫設(shè)置與布局1.根據(jù)財(cái)政專項(xiàng)物資的種類、特性和儲(chǔ)存要求，合理設(shè)置倉庫。倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件，確保物資安全儲(chǔ)存。2.對(duì)倉庫進(jìn)行合理布局，劃分不同的儲(chǔ)存區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待驗(yàn)區(qū)、退貨區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.根據(jù)物資的類別和特點(diǎn)，采用科學(xué)的儲(chǔ)存方式，如分類存放、分區(qū)存放、貨架存放等，便于物資的收發(fā)和管理。4.2物資入庫1.物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將物資存入相應(yīng)的儲(chǔ)存區(qū)域，并在物資臺(tái)賬上記錄入庫時(shí)間、供應(yīng)商、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.入庫物資應(yīng)附帶質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品說明書、合格證等相關(guān)資料。倉庫管理人員應(yīng)將這些資料整理歸檔，妥善保管，以備查閱。4.3物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資的質(zhì)量和數(shù)量。檢查內(nèi)容包括物資的外觀、包裝、儲(chǔ)存條件等，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.根據(jù)物資的特性和保管要求，采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?duì)于易受潮、易腐蝕的物資，應(yīng)采取防潮、防腐措施；對(duì)于易燃、易爆的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊儲(chǔ)存和管理。3.建立物資保管制度，明確物資保管人員的職責(zé)和工作流程。物資保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保管制度，不得擅自離崗、串崗，確保物資安全。4.4物資出庫1.使用部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到物資領(lǐng)用申請表后，應(yīng)核對(duì)申請表的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，領(lǐng)用物資是否在庫存范圍內(nèi)。如審核無誤，倉庫管理人員應(yīng)按照申請表的要求發(fā)放物資，并填寫物資出庫單。物資出庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用用途等信息。3.物資出庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)與領(lǐng)用人員當(dāng)面核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，確保無誤后辦理交接手續(xù)。領(lǐng)用人員應(yīng)在物資出庫單上簽字確認(rèn)。五、物資使用管理5.1使用計(jì)劃制定1.使用部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)和實(shí)際需求，制定物資使用計(jì)劃。物資使用計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.物資使用計(jì)劃應(yīng)與項(xiàng)目進(jìn)度相匹配，避免物資積壓或短缺。如因項(xiàng)目調(diào)整等原因需要變更物資使用計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并重新提交審批。5.2使用規(guī)范與監(jiān)督1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程使用財(cái)政專項(xiàng)物資，確保物資使用安全、有效。嚴(yán)禁擅自改變物資用途或挪作他用。2.公司相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資使用情況的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)使用部門進(jìn)行抽查，檢查物資使用是否符合規(guī)定，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.3使用記錄與報(bào)告1.使用部門應(yīng)對(duì)物資的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員等信息。使用記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯。2.使用部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門報(bào)告物資使用情況，如物資使用進(jìn)度、使用效果、存在問題及改進(jìn)措施等。報(bào)告應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，為公司決策提供依據(jù)。六、物資處置管理6.1處置范圍與條件1.財(cái)政專項(xiàng)物資在使用完畢或因其他原因不再需要時(shí)，應(yīng)進(jìn)行處置。處置范圍包括但不限于報(bào)廢、報(bào)損、變賣等。2.符合下列條件之一的物資，可以申請報(bào)廢或報(bào)損：已超過規(guī)定使用年限且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新等原因被淘汰的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞無法修復(fù)的；其他符合報(bào)廢或報(bào)損條件的情況。6.2處置程序1.使用部門提出物資處置申請，填寫物資處置申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、處置原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.倉庫管理部門對(duì)申請?zhí)幹玫奈镔Y進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)物資的實(shí)際情況與申請表一致后，簽署意見并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)物資處置申請和倉庫管理部門的核實(shí)意見進(jìn)行審批。對(duì)于涉及金額較大的物資處置，應(yīng)提交公司辦公會(huì)研究決定。4.經(jīng)批準(zhǔn)的物資處置申請，由倉庫管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。處置方式包括報(bào)廢、報(bào)損、變賣等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況和公司相關(guān)規(guī)定確定。5.物資處置過程中，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)程序進(jìn)行操作，確保處置過程公開、公正、透明。處置收入應(yīng)及時(shí)足額上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入財(cái)政專項(xiàng)資金管理。6.3處置記錄與檔案管理1.倉庫管理部門應(yīng)對(duì)物資處置情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置價(jià)格、處置收入等信息。處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物資處置記錄進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)核銷相關(guān)資產(chǎn)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)物資處置收入進(jìn)行核算和管理，確保資金使用合規(guī)。3.審計(jì)部門應(yīng)對(duì)物資處置情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)、處置收入是否足額上繳等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)作為公司內(nèi)部考核和管理的重要依據(jù)。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究7.1監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立健全財(cái)政專項(xiàng)物資監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或不定期對(duì)物資采購、使用、儲(chǔ)存、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。監(jiān)督檢查工作由審計(jì)部門牽頭，會(huì)同采購部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同實(shí)施。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資管理的各項(xiàng)制度執(zhí)行情況、物資采購程序是否合規(guī)、物資質(zhì)量是否合格、物資使用是否合理、物資儲(chǔ)存是否安全、物資處置是否規(guī)范等。3.監(jiān)督檢查方式包括查閱資料、實(shí)地查看、問卷調(diào)查、個(gè)別訪談等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并提出整改意見和建議。7.2責(zé)任追究措施1.對(duì)于在財(cái)政專項(xiàng)物資管理過程中違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括責(zé)令整改、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、降低崗位等級(jí)、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致財(cái)政專項(xiàng)物資損失或浪費(fèi)的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的