設(shè)計展會日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范設(shè)計展會的日常管理，確保展會順利進行，提升展會效果，展示公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類設(shè)計展會相關(guān)活動及參與展會的所有工作人員。（三）基本原則1.高效有序原則展會各項工作應(yīng)按照預(yù)定計劃和流程高效開展，確保各個環(huán)節(jié)緊密銜接，避免出現(xiàn)混亂和延誤。2.責(zé)任明確原則明確展會籌備、執(zhí)行過程中各崗位、各人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保每項工作都有專人負(fù)責(zé)。3.質(zhì)量至上原則注重展會的展示質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量，力求為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)的體驗，提升公司在行業(yè)內(nèi)的影響力。4.安全保障原則將展會安全放在首位，確保展會現(xiàn)場人員、展品、設(shè)施等的安全，制定并落實各項安全措施。二、展會籌備管理（一）展會策劃1.成立展會籌備小組，由市場部、設(shè)計部、銷售部、行政部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)展會整體策劃和組織協(xié)調(diào)工作。2.籌備小組根據(jù)公司業(yè)務(wù)目標(biāo)、市場需求、行業(yè)趨勢等因素，確定展會主題、目標(biāo)受眾、展示內(nèi)容、展會規(guī)模等關(guān)鍵要素。3.制定展會策劃方案，包括展會時間、地點、參展方式、宣傳推廣計劃、現(xiàn)場布置方案、活動安排等詳細(xì)內(nèi)容，并提交公司管理層審核通過。（二）展位設(shè)計與搭建1.根據(jù)展會策劃方案，設(shè)計部負(fù)責(zé)展位的整體設(shè)計，包括展位布局、視覺形象、展示道具等，確保展位設(shè)計符合展會主題和公司品牌形象。2.選擇專業(yè)的搭建商進行展位搭建，簽訂詳細(xì)的搭建合同，明確搭建要求、時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.搭建過程中，籌備小組安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保搭建工作按照設(shè)計方案和合同要求進行，保證展位質(zhì)量和進度。4.展位搭建完成后，組織相關(guān)人員進行驗收，檢查展位的安全性、美觀性、功能性等是否符合要求，對存在的問題及時整改。（三）展品準(zhǔn)備1.銷售部負(fù)責(zé)收集、整理參展展品，確保展品能夠充分展示公司的產(chǎn)品優(yōu)勢和設(shè)計成果。2.對展品進行分類、編號、登記，建立展品清單，注明展品名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息。3.根據(jù)展位布局和展示要求，合理安排展品的擺放位置，確保展品展示效果最佳。4.在展品運輸過程中，采取必要的防護措施，確保展品安全無損地運抵展會現(xiàn)場。（四）人員安排1.根據(jù)展會籌備和執(zhí)行工作需要，確定各崗位人員名單，包括展會負(fù)責(zé)人、展位工作人員、講解人員、接待人員、后勤保障人員等。2.明確各崗位人員的職責(zé)和工作要求，組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其熟悉展會流程、產(chǎn)品知識、服務(wù)規(guī)范等內(nèi)容。3.合理安排人員的工作時間和班次，確保展會期間各崗位都有足夠的人員值守，避免出現(xiàn)人員空缺或工作脫節(jié)的情況。（五）宣傳推廣1.市場部制定展會宣傳推廣計劃，明確宣傳目標(biāo)、渠道、內(nèi)容、時間安排等。2.通過多種渠道進行展會宣傳，如公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、行業(yè)媒體、電子郵件、線下海報等，吸引潛在客戶和合作伙伴關(guān)注展會。3.制作展會宣傳資料，如宣傳冊、邀請函、名片等，突出展會亮點和公司優(yōu)勢，向目標(biāo)客戶群體發(fā)送。4.提前與行業(yè)協(xié)會、商會等組織溝通合作，爭取其支持和宣傳，擴大展會影響力。三、展會現(xiàn)場管理（一）人員管理1.展會工作人員應(yīng)提前到達展會現(xiàn)場，做好準(zhǔn)備工作，如簽到、領(lǐng)取工作資料、熟悉展位布局等。2.工作人員應(yīng)統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌，保持良好的形象和精神風(fēng)貌，熱情、禮貌地接待參展商和觀眾。3.嚴(yán)格遵守展會現(xiàn)場的工作紀(jì)律，不得擅自離崗、串崗，不得在展位內(nèi)吸煙、吃東西、大聲喧嘩等。4.講解人員應(yīng)熟練掌握產(chǎn)品知識和公司情況，能夠清晰、準(zhǔn)確地向觀眾介紹展品和公司優(yōu)勢，解答觀眾疑問。5.接待人員應(yīng)及時引導(dǎo)參展商和觀眾進入展位，提供必要的服務(wù)和幫助，收集客戶信息，為后續(xù)跟進工作做好準(zhǔn)備。（二）展品管理1.展會期間，安排專人負(fù)責(zé)展品的管理和維護，確保展品擺放整齊、完好無損。2.加強對展品的安全防范措施，防止展品被盜、損壞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)展品異常，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.對于重要展品或有特殊展示要求的展品，應(yīng)安排專人進行重點看護和講解，確保展示效果。4.展會結(jié)束后，及時清理展品，按照規(guī)定進行妥善保管或處理。（三）現(xiàn)場秩序管理1.安排專人負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的秩序維護，引導(dǎo)參展商和觀眾有序參觀，避免出現(xiàn)擁擠、混亂等情況。2.加強對展位周邊區(qū)域的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類突發(fā)事件，如火災(zāi)、盜竊、糾紛等，確保展會現(xiàn)場安全穩(wěn)定。3.配合展會主辦方做好現(xiàn)場管理工作，遵守展會的各項規(guī)定和要求，共同維護展會秩序。（四）活動管理1.根據(jù)展會策劃方案，組織開展各類現(xiàn)場活動，如產(chǎn)品發(fā)布會、設(shè)計講座、互動體驗活動等，吸引觀眾參與，提升展會人氣。2.提前做好活動的策劃、準(zhǔn)備工作，包括活動流程設(shè)計、嘉賓邀請、場地布置、設(shè)備調(diào)試等，確保活動順利進行。3.活動現(xiàn)場安排專人負(fù)責(zé)組織和引導(dǎo)，維持活動秩序，確保活動效果和安全。4.活動結(jié)束后，及時對活動進行總結(jié)評估，收集觀眾反饋意見，為今后的活動改進提供參考。（五）客戶信息管理1.接待人員和講解人員應(yīng)積極收集參展商和觀眾的信息，包括姓名、公司名稱、聯(lián)系方式、需求意向等，并及時記錄在客戶信息登記表中。2.展會結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)對客戶信息進行整理、分類和匯總，建立客戶信息數(shù)據(jù)庫。3.將客戶信息及時分配給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)人員進行后續(xù)跟進和營銷工作，提高客戶轉(zhuǎn)化率。四、展會后勤保障管理（一）餐飲與住宿安排1.根據(jù)展會工作人員數(shù)量和工作時間，合理安排展會期間的餐飲供應(yīng)，確保工作人員能夠按時用餐，提供營養(yǎng)均衡、衛(wèi)生可口的飯菜。2.對于需要在展會所在地住宿的工作人員，提前預(yù)訂合適的酒店，確保住宿環(huán)境安全、舒適、便利，并與酒店協(xié)商好相關(guān)費用結(jié)算事宜。3.安排專人負(fù)責(zé)餐飲和住宿的協(xié)調(diào)工作，及時處理工作人員在餐飲和住宿方面遇到的問題和需求。（二）交通保障1.根據(jù)展會地點和工作人員分布情況，合理安排交通車輛，確保工作人員能夠按時、安全地往返于展會現(xiàn)場和住宿地點。2.提前與租車公司或公交公司等溝通協(xié)調(diào)，確定車輛數(shù)量、車型、接送時間和路線等，簽訂租車協(xié)議或合作合同。3.在展會期間，安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度和管理，確保車輛運行正常，避免出現(xiàn)交通延誤等情況。（三）設(shè)備設(shè)施管理1.展會現(xiàn)場配備必要的設(shè)備設(shè)施，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、展示道具、辦公設(shè)備等，并在展會前進行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備設(shè)施正常運行。2.安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施的維護和管理，及時處理設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)的故障和問題，確保展會期間設(shè)備設(shè)施的正常使用。3.展會結(jié)束后，對設(shè)備設(shè)施進行清理、盤點和維護，妥善保管，以備后續(xù)使用。（四）文件資料管理1.展會籌備和執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，如策劃方案、合同協(xié)議、宣傳資料、客戶信息等，應(yīng)進行分類整理和歸檔，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.建立文件資料管理制度，明確文件資料的收集、整理、保管、查閱和銷毀等流程，防止文件資料丟失或泄露。3.在展會結(jié)束后，將重要文件資料進行備份，并按照公司檔案管理規(guī)定進行長期保存。五、展會后續(xù)管理（一）客戶跟進1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶信息數(shù)據(jù)庫，及時對展會期間收集到的客戶進行跟進，了解客戶需求和意向，制定個性化的跟進方案。2.通過電話、郵件、拜訪等方式與客戶保持溝通，向客戶介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)的最新情況，解答客戶疑問，促進業(yè)務(wù)合作。3.對客戶跟進情況進行記錄和分析，及時調(diào)整跟進策略，提高客戶轉(zhuǎn)化率。（二）展會總結(jié)1.展會結(jié)束后，由展會負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員召開展會總結(jié)會議，對展會的整體情況進行回顧和總結(jié)。2.各部門分別匯報本部門在展會籌備和執(zhí)行過程中的工作情況、取得的成績、存在的問題及改進建議。3.對展會的效果進行評估，包括參展人數(shù)、客戶反饋、品牌影響力提升等方面，分析展會目標(biāo)的達成情況。4.根據(jù)展會總結(jié)會議的討論結(jié)果，撰寫展會總結(jié)報告，提交公司管理層審核，并作為今后展會工作的參考依據(jù)。（三）費用結(jié)算1.行政部負(fù)責(zé)展會費用的結(jié)算工作，按照合同約定和實際發(fā)生的費用情況，與各供應(yīng)商、合作方進行核對和結(jié)算。2.收集整理展會期間的各項費用發(fā)票、報銷憑證等資料，按照公司財務(wù)制度進行報銷和入賬。3.對展會費用進行統(tǒng)計和分析，評估費用支出的合理性和效益性，為今后展會預(yù)算編制提供參考。（四）經(jīng)驗教訓(xùn)分享1.組織內(nèi)部培訓(xùn)或交流活動，由展會負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員向公司其他員工分享展會籌備和執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)、成功案例和心得體會。2.將展會總結(jié)報告和相關(guān)資料