電子公章使用管理制度總則目的為規范公司電子公章的使用，確保電子公章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在處理與公司業務相關的文件、合同、報表等各類事務時，使用電子公章的行為。基本原則1.依法依規原則：電子公章的使用必須符合國家法律法規及相關政策的規定。2.安全保密原則：嚴格保障電子公章的存儲、傳輸和使用過程中的安全性，防止信息泄露和濫用。3.權限明確原則：明確各部門及人員使用電子公章的權限范圍，嚴禁越權使用。4.痕跡可查原則：對電子公章的使用進行詳細記錄，以便追溯和查詢。電子公章的管理機構及職責管理機構公司設立電子公章管理小組，由公司總經理擔任組長，人事總監擔任副組長，成員包括財務總監、法務總監以及各部門負責人。職責1.管理小組職責負責制定和修訂電子公章使用管理制度。審批電子公章的使用申請，協調解決電子公章使用過程中的重大問題。監督檢查電子公章的使用情況，對違規行為進行處理。2.人事部門職責負責電子公章系統的日常維護和管理，包括用戶信息錄入、權限設置等。審核電子公章使用申請，確保申請內容完整、合規。對電子公章使用記錄進行整理和歸檔，定期向管理小組匯報使用情況。3.法務部門職責審查電子公章使用涉及的法律文件，確保使用行為符合法律法規要求。對電子公章使用過程中出現的法律糾紛提供專業意見和支持。4.使用部門及人員職責嚴格按照本制度規定的流程和權限使用電子公章。對使用電子公章的文件內容負責，確保文件真實、合法、有效。妥善保管電子公章使用的相關賬號和密碼，不得泄露給他人。電子公章的申請與審批申請條件1.公司員工因工作需要，在處理涉及公司對外發文、合同簽訂、重要文件證明等業務時，可申請使用電子公章。2.申請使用電子公章的文件應經過相應的審核流程，確保文件內容準確、完整、合規。申請流程1.使用部門或人員填寫《電子公章使用申請表》，詳細注明申請事項、文件名稱、文號、使用范圍、使用期限等內容，并附上相關文件的電子稿或紙質稿。2.將申請表提交至本部門負責人審核，部門負責人應重點審核申請事項是否符合本部門業務范圍及工作需要，文件內容是否合規。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字。3.將經部門負責人審核后的申請表提交至人事部門。人事部門對申請表及相關文件進行形式審查，檢查申請內容是否完整、手續是否齊全。審查通過后，在申請表上簽署意見。4.對于涉及重大事項或金額較大的合同等文件，需提交法務部門進行法律審查。法務部門審查通過后，在申請表上簽署意見。5.申請表經部門負責人、人事部門、法務部門審核通過后，提交至電子公章管理小組組長審批。審批通過后，申請表返回人事部門。審批權限1.一般性文件、報表等使用電子公章，由部門負責人審核，人事部門審查后，報電子公章管理小組副組長審批。2.涉及合同簽訂、重要協議等重要文件使用電子公章，需經部門負責人、人事部門、法務部門審核后，報電子公章管理小組組長審批。電子公章的使用使用方式1.電子公章系統采用數字證書認證方式，使用人員通過輸入賬號和密碼登錄系統，在經過身份驗證后，方可使用電子公章。2.使用人員應根據審批通過的申請表，在電子文件上正確加蓋電子公章。加蓋電子公章的位置應符合文件格式及排版要求，確保公章清晰、完整。3.對于需要多頁蓋章的文件，應在每一頁上加蓋電子公章或采用騎縫章的方式蓋章，以確保文件的完整性和有效性。使用規范1.電子公章只能用于與公司業務相關的正式文件、合同、報表等，嚴禁用于任何違法違規或與公司業務無關的事項。2.使用電子公章的文件應確保內容真實、合法、有效，不得在虛假或有瑕疵的文件上加蓋電子公章。3.使用人員在加蓋電子公章后，應對文件進行再次核對，確保文件內容與加蓋公章后的文件一致。4.電子公章的使用應遵循先審批后使用的原則，未經審批同意，不得擅自使用電子公章。電子公章的存儲與安全存儲方式1.電子公章存儲于公司指定的安全服務器中，采用加密存儲技術，確保公章數據的安全性。2.服務器應配備防火墻、入侵檢測系統等安全防護設備，防止外部非法入侵。安全措施1.嚴格控制電子公章系統的訪問權限，只有經過授權的人員才能登錄系統。2.使用人員應定期更換電子公章系統的登錄密碼，密碼應具備一定的強度要求，包含字母、數字和特殊字符。3.對電子公章系統的操作進行日志記錄，詳細記錄使用人員、使用時間、使用文件等信息，以便進行審計和追溯。4.定期對電子公章系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。5.加強對員工的安全意識培訓，提高員工對電子公章安全重要性的認識，防止因人為疏忽導致安全事故。電子公章使用的監督與檢查監督機制1.電子公章管理小組定期對電子公章的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括申請審批流程是否規范、使用行為是否合規、安全措施是否落實等。2.人事部門負責對電子公章使用記錄進行日常檢查，發現問題及時督促整改。檢查方式1.查閱電子公章使用申請表、使用記錄等相關文檔，核實申請事項與實際使用情況是否一致。2.抽查使用電子公章的文件，檢查文件內容是否真實、合法、有效，公章加蓋是否規范。3.檢查電子公章系統的安全防護措施是否到位，登錄日志是否完整。違規處理1.對于發現的違規使用電子公章的行為，電子公章管理小組將視情節輕重給予相應的處理。2.情節較輕的，給予警告批評，并責令立即改正；情節嚴重的，將追究相關人員的責任，包括但不限于解除勞動合同、追究法律責任等。3.因違規使用電子公章給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。電子公章使用記錄與檔案管理使用記錄1.人事部門負責對電子公章的使用情況進行詳細記錄，記錄內容包括使用日期、使用人員、申請事項、文件名稱、文號、使用范圍、審批情況等。2.使用記錄應及時、準確、完整，并存檔保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。檔案管理1.電子公章使用涉及的相關文件、申請表等資料應按照公司檔案管理要求進行整理和歸檔。2.檔案管理人員應定期對電子公章使用檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。3.電子公章使用檔案的查閱應按照公司檔案查