鄉采購業務管理制度一、總則（一）目的為規范公司鄉采購業務流程，加強對采購活動的管理與監督，確保采購工作的高效、透明、合規，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在鄉地區開展的所有采購業務活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，確保采購過程公平公正，機會均等。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.透明原則：采購流程和信息應保持透明，接受公司內部監督和相關部門審計。二、采購計劃與預算管理（一）采購需求預測1.各部門應定期根據業務發展規劃、生產經營狀況等因素，對本部門所需物資及服務進行需求預測，并填寫《鄉采購需求預測表》。2.預測內容應包括物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等詳細信息。（二）采購計劃制定1.采購部門根據各部門提交的采購需求預測表，結合庫存情況，綜合平衡后制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目、采購數量、采購時間、預算金額等內容，并報相關領導審批。（三）采購預算管理1.財務部門根據采購計劃編制采購預算，明確各項采購業務的資金安排。2.采購預算一經批準，必須嚴格執行，不得隨意突破。如因特殊原因需要調整預算，應按規定程序進行審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集鄉地區供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行調查評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》。（二）供應商考核1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等進行考核評價。2.考核評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核結果為不合格的供應商，應及時采取整改措施或終止合作關系。（三）供應商激勵與淘汰1.對表現優秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優先付款等。2.對連續考核不合格或出現嚴重違規行為的供應商，堅決予以淘汰，并從供應商信息庫中刪除。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據采購計劃，填寫《鄉采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、需求時間等內容，并提交相關證明材料。2.《鄉采購申請表》經部門負責人審核簽字后，報采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規性等進行審核。2.根據采購金額大小，按照公司規定的審批權限，報相關領導審批。采購金額較小的項目，由采購部門負責人審批；采購金額較大的項目，需經公司分管領導、財務負責人等審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購申請表，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.對于招標采購項目，采購部門應按照相關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。3.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，跟蹤采購進度，確保按時、按質、按量完成采購任務。（四）合同簽訂1.采購項目確定供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利義務、采購項目的規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。3.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應將合同副本及時抄送財務部門、質量檢驗部門等相關部門。（五）驗收付款1.物資到貨或服務完成后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。2.質量檢驗部門按照合同要求和相關標準對采購物資或服務進行檢驗，出具《驗收報告》。3.驗收合格的，采購部門根據合同約定辦理付款手續。財務部門審核相關憑證后，按照審批后的金額支付貨款。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對鄉采購業務過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律合規風險等。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，應在合同中明確違約責任條款，并加強對供應商的監督管理。2.對于質量風險，應加強質量檢驗環節，嚴格把控采購物資或服務的質量。3.對于價格波動風險，可采取簽訂長期合同、套期保值等方式進行應對。4.對于法律合規風險，應加強對采購人員的法律法規培訓，確保采購活動合法合規。六、信息管理與檔案保存（一）采購信息管理1.采購部門應建立健全采購信息管理系統，及時記錄和更新采購業務相關信息，包括采購計劃、采購申請、采購審批、采購合同、驗收報告、付款記錄等。2.采購信息應確保真實、準確、完整，并按照規定的權限進行查詢和使用。（二）采購檔案保存1.采購部門應負責采購檔案的整理、歸檔和保存工作。采購檔案包括采購業務活動過程中形成的各種文件、資料、記錄等。2.采購檔案應分類存放，妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。七、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對鄉采購業務進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用等方面。2.采購部門應積極配合內部審計部門的工作，及時提供相關資料和信息。（二）外部審計1.公司應按照國家法律法規要求，接受外部審計機構對鄉采購業務的審計監督。2.對于外