工程部資料管理制度一、總則（一）目的為加強工程部資料管理，確保工程資料的完整性、準確性、規范性和及時性，為工程建設、竣工驗收、后期維護等提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程部所有工程項目資料的管理，包括但不限于施工圖紙、施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程聯系單、材料設備質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、竣工圖等。（三）管理原則1.真實性原則：資料應如實反映工程實際情況，不得弄虛作假。2.準確性原則：資料內容應準確無誤，數據計算、文字表述等應符合規范要求。3.完整性原則：涵蓋工程建設全過程的各類資料，不得遺漏重要信息。4.規范性原則：資料格式、填寫要求、簽字蓋章等應符合國家及行業相關標準和公司規定。5.及時性原則：資料應隨工程進度同步整理、收集和歸檔，確保資料的時效性。二、資料管理職責（一）工程部經理職責1.全面負責工程部資料管理工作，確保資料管理工作符合公司要求和相關法規標準。2.制定和完善工程部資料管理制度，并監督執行。3.協調解決資料管理工作中出現的問題，對重要資料進行審核把關。（二）項目技術負責人職責1.組織編制施工組織設計、施工方案、技術交底等技術資料，確保其科學性和可行性。2.指導和督促項目資料員做好工程資料的收集、整理和歸檔工作，對資料的準確性和完整性負責。3.負責工程變更、技術核定等資料的審核，及時處理施工過程中的技術問題，并做好相關記錄。（三）項目資料員職責1.負責工程項目資料的日常收集、整理、分類、歸檔和保管工作，確保資料的有序存放。2.按照資料管理規范要求，及時填寫、編制各類工程資料表格，保證資料內容真實、完整、準確。3.協助項目技術負責人做好施工組織設計、施工方案等技術資料的編制工作，負責與其他部門及外部單位進行資料的傳遞和溝通。4.定期對工程資料進行清查盤點，確保資料的安全和完整，發現問題及時向工程部經理報告并處理。（四）施工班組長職責1.組織本班組人員按照資料管理要求，及時、準確地填寫施工原始記錄，如施工日志、質量檢查記錄等。2.負責本班組施工過程中各類資料的收集和初步整理，確保資料真實反映施工情況，并及時移交項目資料員。3.配合項目資料員做好工程資料的整理和歸檔工作，對本班組提供資料的真實性和完整性負責。三、資料分類與編號（一）資料分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。2.施工技術資料：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程聯系單、施工圖紙會審記錄等。3.工程質量控制資料：材料設備質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.工程安全與功能檢驗資料：建筑物垂直度、標高、全高測量記錄，建筑物沉降觀測測量記錄，給水管道通水試驗記錄，排水干管通球試驗記錄等。5.施工過程記錄：施工日志、工程進度計劃及實際進度記錄等。6.竣工圖：包括建筑、結構、給排水、電氣、暖通等專業竣工圖。（二）編號規則為便于資料的識別、查找和管理，對各類工程資料進行統一編號。編號采用“工程名稱資料類別年份順序號”的格式，例如：[項目名稱]SJ2023001，表示該項目施工技術資料類別下2023年的第1份資料。具體編號規則如下：1.工程名稱：填寫工程項目全稱。2.資料類別：用大寫字母縮寫表示，如SJ（施工技術資料）、ZLC（工程質量控制資料）、AQG（工程安全與功能檢驗資料）、SGJL（施工過程記錄）、JG（竣工圖）等。3.年份：資料形成年份，用四位數字表示。4.順序號：按資料形成先后順序依次編號，從001開始。四、資料收集與整理（一）收集要求1.項目資料員應及時主動地收集各類工程資料，確保資料的全面性和及時性。2.對于外來文件，如設計變更通知、工程聯系單等，應在收到后立即進行登記，并及時傳遞給相關責任人。3.施工過程中產生的各類原始記錄，如施工日志、質量檢查記錄等，由施工班組長負責填寫，每天下班前交項目資料員統一整理。（二）整理要求1.資料應按照分類標準進行分類整理，同一類資料應按照時間順序排列。2.每份資料應清晰、完整，簽字蓋章齊全。如有缺頁、破損等情況，應及時補齊或修復。3.資料應使用A4紙張打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊。4.電子版資料應按照紙質資料的分類和編號進行整理，存儲在專用的移動硬盤或服務器上，并定期進行備份，確保數據的安全性和完整性。五、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目資料員應定期對整理好的工程資料進行歸檔，歸檔資料應編制目錄，注明資料名稱、編號、日期等信息，以便于查找和檢索。2.歸檔資料應一式兩份，一份由工程部留存，另一份在工程竣工驗收合格后移交公司檔案室統一保管。3.竣工圖應在工程竣工后一個月內歸檔，歸檔的竣工圖應加蓋竣工圖章，并由相關責任人簽字確認。（二）保管要求1.工程部應設置專門的資料室，配備必要的檔案柜、防潮、防火、防蟲等設施，確保資料的安全保管。2.資料室應保持整潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.借閱工程資料應辦理借閱手續，填寫借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱日期等信息。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。歸還資料時，應檢查資料的完整性和完好性，如有問題應及時報告并處理。六、資料查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內部人員因工作需要查閱工程資料，應填寫查閱申請表，經工程部經理批準后，到資料室查閱。2.查閱人員應在資料室內查閱資料，不得將資料帶出室外。如需復印或摘錄相關內容，應經工程部經理同意，并在資料管理人員的監督下進行。3.查閱人員應愛護資料，不得在資料上圈劃、涂改、污損等。查閱完畢后，應將資料歸還原位，并保持資料室整潔。（二）借閱要求1.因工作需要借閱工程資料，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經工程部經理批準后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應提前辦理續借手續。逾期未還的，資料管理人員應及時催還。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如因保管不善造成資料損壞或丟失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。4.歸還資料時，借閱人應認真檢查資料的完整性和完好性，如有問題應及時報告并處理。資料管理人員在確認資料無誤后，在借閱登記表上注明歸還日期，并辦理注銷借閱手續。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、工程信息等的工程資料，如未公開的施工方案、技術數據、工程預算等。2.業主及相關方提供的保密資料，如設計圖紙、技術要求等。（二）保密措施1.所有參與工程資料管理的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.資料室應設置門禁系統，限制無關人員進入。資料管理人員應妥善保管資料室鑰匙，不得隨意轉借他人。3.電子資料應設置密碼保護，防止未經授權的訪問。重要資料應進行加密存儲，并定期備份。4.對外提供工程資料應經過嚴格的審批程序，確保不泄露公司機密信息。如需提供復印件，應在復印件上注明“僅供[使用目的]使用，不得用于其他用途”字樣。5.如發現資料有泄露風險或已發生泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。對泄露事件的責任人，將依法追究其責任。八、資料移交與銷毀（一）移交要求1.工程竣工驗收合格后，項目資料員應在一個月內將整理好的工程資料移交給公司檔案室。移交時，應填寫資料移交清單，雙方簽字確認。2.移交的資料應包括紙質資料和電子版資料，紙質資料應裝訂成冊，電子版資料應存儲在移動硬盤或光盤上，并注明資料名稱、編號、日期等信息。3.檔案室接收資料后，應進行認真核對和檢查，如發現資料不完整或不符合要求，應及時通知工程部補齊或整改。（二）銷毀要求1.工程資料保存期限屆滿后，如需銷毀，應填寫資料銷毀申請表，經工程部經理審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀資料應在指定地點進行，由專人負責監銷。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀日期等信息。3.嚴禁將應銷毀的資料出售或隨意丟棄，確保公司資料信息的安全。九、監督與考核（一）監督檢查1.工程部經理應定期對工程資料管理工作進行監督檢查，確保資料管理工作符合制度要求。2.公司內部審計部門應不定期對工程部資料管理情況進行審計，檢查資料的完整性、準確性、規范性和及時性，發現問題及時提出整改意見。（二）考核辦法1.將工程資料管理工作納入項目績效考核體系，對資料管理工作表現優秀的個人或項目團隊進行表彰和獎勵。2.對資料管理工作存在問題的個人或項目團隊，視情節輕重給予批評教育、經濟處罰或績效考核扣分等處理。具體考核標準如下：資料收集不及時、整理不規范，導致資料缺失