小企業付款管理制度一、總則（一）目的為加強本小企業財務管理，規范付款流程，確保資金安全、準確、及時支付，提高資金使用效率，特制定本付款管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本小企業內所有涉及款項支付的部門和個人，包括但不限于采購、銷售、行政、財務等部門以及相關工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：付款行為必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：付款信息應準確無誤，包括收款單位、金額、用途等。3.及時性原則：在規定時間內完成付款審批與支付操作，避免逾期付款產生不良影響。4.安全性原則：確保資金支付過程的安全，防止資金被盜用、挪用等情況發生。二、付款申請與審批流程（一）付款申請1.業務部門發起：因業務需要發生付款事項時，業務部門相關人員應填寫《付款申請表》，詳細說明付款事由、收款單位名稱、賬號、開戶行、付款金額、付款方式等信息。如有合同或協議，應附上相關文件復印件。2.信息核對：業務部門負責人對付款申請進行初步審核，重點核對付款信息的真實性、準確性和完整性，確保付款事項符合業務實際情況和公司規定。審核通過后，在申請表上簽字確認。（二）財務審核1.提交財務：業務部門將經負責人審核后的《付款申請表》提交至財務部門。2.財務初審：財務人員對付款申請進行初審，主要審核付款金額是否在預算范圍內、付款方式是否合規、相關票據是否齊全等。對于不符合財務規定的付款申請，財務人員應及時與業務部門溝通并說明原因，要求其補充或更正相關信息。3.預算核對：財務人員核對付款事項是否在預算安排內。如超出預算，需業務部門提供詳細的預算調整說明及審批文件。（三）審批流程1.分級審批：根據付款金額大小，設定不同的審批層級。金額較小的付款申請（具體金額標準由企業根據實際情況確定），經業務部門負責人、財務負責人審批后即可支付。金額較大的付款申請，需依次經過業務部門負責人、財務負責人、分管領導、總經理審批。2.審批意見填寫：各級審批人員應認真審查付款申請，在《付款申請表》上簽署明確的審批意見。同意支付的，注明“同意支付”并簽字；不同意支付的，詳細說明理由并簽字。（四）特殊情況處理1.緊急付款：對于因突發事件或緊急業務需要立即付款的情況，業務部門可先電話向相關領導匯報，經同意后先行付款，但事后應及時補辦完整的付款申請與審批手續。2.先付款后補手續：在某些特殊業務場景下，如采購急需物資等，確需先付款后補手續的，業務部門應提前向財務部門說明情況，并在付款后規定時間內（如[X]個工作日）補齊相關申請與審批文件。三、付款方式（一）現金支付1.適用范圍：一般適用于支付金額較小、不便于通過銀行轉賬等其他方式支付的款項，如向個人支付的勞務報酬、零星辦公用品采購等。2.支付限額：明確現金支付的限額標準，超過限額的款項應通過銀行轉賬等其他方式支付。具體限額由企業根據實際情況確定，如單筆現金支付金額不得超過[X]元。3.現金管理：嚴格遵守現金管理相關規定，確保現金的安全保管與使用。財務部門應配備專門的保險柜存放現金，并定期盤點，做到賬實相符。（二）銀行轉賬支付1.適用范圍：適用于大部分付款業務，包括支付供應商貨款、員工工資發放、繳納稅費等。2.支付流程：財務人員根據審批后的《付款申請表》，準確填寫銀行轉賬憑證，確保收款單位名稱、賬號、開戶行等信息無誤。在辦理轉賬業務前，應再次核對付款金額及相關信息，確認無誤后提交銀行辦理轉賬手續。3.銀行賬戶管理：加強對企業銀行賬戶的管理，定期核對銀行賬戶余額，及時發現并處理異常情況。嚴格執行銀行賬戶密碼管理制度，嚴禁將銀行賬戶密碼告知無關人員。（三）票據支付1.支票支付：適用場景：適用于同城范圍內的款項支付，如支付供應商貨款等。使用規范：財務人員應按照支票管理規定填寫支票，注明收款單位、金額、用途等信息，并在支票有效期內交付給收款人。嚴格控制支票的領用、簽發與注銷流程，確保支票的安全使用。2.匯票支付：適用場景：適用于異地結算或金額較大的款項支付。辦理流程：根據業務需要，財務人員向銀行申請開具匯票，并按照規定填寫匯票相關信息。在交付匯票時，應要求收款人簽收并注明簽收日期。跟蹤匯票的兌付情況，確保款項及時到賬。四、付款憑證管理（一）憑證種類1.發票：作為付款的主要憑證之一，應確保取得的發票真實、合法、有效。發票內容應與付款業務相符，包括發票抬頭、金額、貨物或服務明細等。2.收據：對于一些不涉及應稅業務的收款，可開具收據作為收款憑證。收據應加蓋收款單位財務專用章或發票專用章，并注明收款日期、金額、事由等信息。3.合同或協議：涉及經濟業務的付款，應附上相關的合同或協議復印件，作為付款的依據。合同或協議應明確雙方的權利義務、付款方式、付款期限等條款。（二）憑證審核1.財務審核：財務人員在辦理付款手續前，應對付款憑證進行嚴格審核。審核內容包括憑證的真實性、合法性、完整性、準確性等。對于不符合要求的憑證，應要求相關人員補充或更正。2.歸檔管理：審核通過的付款憑證應及時進行歸檔管理。按照憑證類別、時間順序等進行分類整理，裝訂成冊，并妥善保管。保管期限按照國家法律法規及企業檔案管理制度執行。五、付款監督與檢查（一）內部審計監督1.定期審計：企業內部審計部門定期對付款業務進行審計檢查，重點審查付款流程的合規性、付款憑證的真實性與完整性、資金支付的準確性等。2.問題整改：對于審計檢查中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）財務自查1.日常自查：財務部門應定期開展付款業務的自查工作，對付款流程執行情況、付款憑證管理等進行全面檢查，及時發現并糾正存在的問題。2.專項檢查：針對特定時期或特定業務的付款情況，財務部門可開展專項自查，深入分析付款業務中存在的風險點，并采取相應的防范措施。（三）監督檢查結果應用將監督檢查結果納入企業績效考核體系，對付款業務管理規范、無違規問題的部門和個人給予適當獎勵；對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行通報批評，并視情節輕重給予相應的處罰。六、付款風險防范（一）合同風險防范1.合同簽訂審核：業務部門在簽訂合同前，應將合同文本提交至財務部門進行審核。財務人員重點審核合同中的付款條款，包括付款方式、付款期限、違約責任等，確保合同條款符合企業利益和財務規定。2.合同執行跟蹤：財務部門應參與合同執行過程的跟蹤，及時掌握業務進展情況，確保按照合同約定的付款條件進行付款。如發現合同執行過程中存在問題可能影響付款，應及時與業務部門溝通協調，采取相應措施防范風險。（二）供應商管理風險防范1.供應商資質審核：建立供應商資質審核制度，對新供應商進行嚴格的資質審查，包括營業執照、稅務登記證、信用狀況等。定期對現有供應商進行評估，對于信用狀況不佳或出現經營異常的供應商，及時調整合作策略或停止合作。2.供應商付款信用管理：根據供應商的信用狀況，合理確定付款期限和付款方式。對于信用良好的供應商，可適當延長付款期限；對于信用較差的供應商，應采取更為嚴格的付款措施，如要求預付款或縮短付款期限等。（三）財務人員風險防范1.培訓與教育：加強對財務人員的培訓與教育，提高其業務水平和風險防范意識。培訓內容包括財務法規、付款流程、風險識別與應對等方面。2.職業道德建設：注重財務人員職業道