家家悅采購管理制度一、總則1.目的本采購管理制度旨在規范家家悅集團采購流程，確保采購活動的合法性、規范性、高效性，保障公司物資供應的及時性、準確性和質量可靠性，降低采購成本，提高公司經濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于家家悅集團總部及下屬各門店、子公司的采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購、固定資產采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保競爭環境公正透明。質量優先原則：優先選擇質量可靠、符合公司要求的產品和服務。成本效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門設置集團采購中心：負責制定集團采購戰略、政策和標準，統籌協調集團范圍內的采購活動，對重大采購項目進行決策和管理。區域采購部：根據集團采購政策和區域市場特點，負責本區域內的采購業務，包括供應商開發、采購談判、合同簽訂等。門店采購組：負責門店日常商品采購工作，根據門店銷售情況和庫存狀況，及時提出采購需求，執行采購任務。2.采購人員職責采購經理負責制定采購計劃和預算，組織實施采購活動。管理采購團隊，進行人員培訓和績效考核。開發和維護供應商關系，確保供應商的穩定性和供貨質量。參與采購合同的談判和簽訂，監督合同執行情況。采購專員根據采購計劃，尋找和篩選合適的供應商，收集供應商信息。協助采購經理進行采購談判，起草采購合同。跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。負責采購數據的統計和分析，提供采購決策支持。門店采購人員了解門店商品銷售動態和庫存情況，及時向采購部門反饋需求信息。參與門店促銷活動的商品采購策劃，確保商品供應的及時性和準確性。協助供應商送貨人員進行商品驗收，對不合格商品及時反饋處理。三、采購流程1.采購需求計劃門店采購需求：門店采購人員根據每日銷售數據、庫存盤點情況以及市場趨勢預測，定期（每周或每月）編制采購需求計劃，詳細列出所需商品的名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。其他部門采購需求：集團總部及各子公司其他部門如有采購需求，應填寫《采購申請表》，注明采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額、用途等，經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。采購需求匯總與審核：采購部門收到采購需求計劃和申請表后，進行匯總整理。采購經理對采購需求的合理性、必要性進行審核，對于超出預算或不符合公司規定的需求，與需求部門溝通協商，提出調整建議。審核通過后的采購需求計劃作為采購活動的依據。2.供應商選擇與管理供應商開發：采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。對于符合基本要求的供應商，采購專員填寫《供應商信息登記表》，并安排實地考察。考察內容包括供應商的生產基地、質量管理體系、物流配送能力等。考察結束后，采購專員撰寫考察報告，提交采購經理審核。審核通過的供應商納入公司供應商名錄。供應商評估與考核：采購部門定期（每季度或每年）對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購專員收集相關數據，填寫《供應商評估表》，采購經理根據評估結果對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予優先合作機會和獎勵；對于表現不佳的供應商，發出整改通知，要求其限期改進。如供應商整改后仍不符合要求，采購部門有權終止合作關系。供應商關系維護：采購人員應與供應商保持密切溝通，定期回訪供應商，了解其生產經營狀況和合作需求。及時向供應商反饋公司的采購政策、需求變化等信息，共同解決合作過程中出現的問題。通過良好的供應商關系維護，確保供應商的忠誠度和合作積極性。3.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員根據采購需求，選擇合適的供應商進行談判。談判前，采購人員應充分了解市場行情和供應商情況，制定談判策略。談判過程中，采購人員應明確采購商品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，爭取最有利的采購條件。談判結果應形成書面記錄，由雙方代表簽字確認。采購合同簽訂：采購談判達成一致后，采購專員起草采購合同。合同內容應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。采購合同經采購經理審核后，提交至法務部門進行合法性審查。法務部門審查通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的準備工作。4.采購訂單下達與執行采購訂單下達：采購專員根據采購合同，在公司采購管理系統中下達采購訂單。采購訂單應明確采購商品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容。采購訂單下達后，采購專員應及時將訂單信息發送給供應商，確保供應商能夠按時準確接收訂單。采購訂單跟蹤：采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商可能無法按時交貨，采購專員應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施確保按時交貨。如供應商因不可抗力等原因無法按時交貨，采購專員應及時向采購經理匯報，并與需求部門協商解決方案，如調整交貨時間、尋找替代供應商等。到貨驗收：采購商品到貨前，倉庫管理部門應做好收貨準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。采購商品到貨時，驗收人員應按照采購合同和相關標準對商品的數量、規格、質量等進行驗收。對于驗收合格的商品，驗收人員在《驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的商品，驗收人員應及時填寫《不合格商品報告》，注明不合格原因，采購專員負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。5.付款管理付款申請：采購合同執行完畢后，采購專員根據合同約定和實際到貨情況，填寫《付款申請表》，注明采購訂單號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。《付款申請表》經采購經理審核簽字后，提交至財務部門。付款審核：財務部門收到《付款申請表》后，對采購合同的執行情況、發票開具情況、付款條件等進行審核。審核通過后，財務部門按照公司財務管理制度辦理付款手續。對于不符合付款條件的申請，財務部門應及時通知采購部門，說明原因并要求其補充相關資料或進行整改。付款方式：公司根據與供應商的合作情況和付款政策，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于長期合作、信譽良好的供應商，可適當給予一定的付款期限；對于新合作或風險較高的供應商，應嚴格按照合同約定執行付款條款，確保公司資金安全。四、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，風險類型包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。通過收集市場信息、分析供應商數據、審查采購合同等方式，評估風險發生的可能性和影響程度。對于識別出的重大風險，應制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解商品價格波動、供求關系變化等信息。通過與供應商協商簽訂價格調整條款、建立戰略采購聯盟、優化采購計劃等方式，降低市場風險對采購成本的影響。供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和篩選。與多家供應商保持合作關系，避免過度依賴單一供應商。對于重要物資的供應商，可要求其提供銀行保函或其他擔保措施，降低供應商違約風險。質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強到貨驗收環節的管理。要求供應商提供質量檢驗報告和合格證明文件，對采購商品進行抽檢或全檢。對于質量不合格的商品，嚴格按照合同約定進行處理，確保公司所采購商品的質量符合要求。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整。在合同簽訂前，征求法務部門和其他相關部門的意見，避免合同糾紛。合同簽訂后，跟蹤合同執行情況，及時處理合同變更、解除等事宜。付款風險應對：建立健全付款審批制度，加強對付款環節的審核和監督。嚴格按照采購合同約定的付款條件和方式辦理付款手續，避免提前付款或逾期付款。對于長期未付款的供應商，及時與供應商溝通協商，了解原因并采取相應的措施。五、采購績效評估1.評估指標采購成本：考核采購商品的實際采購價格與預算價格的差異，評估采購成本控制效果。采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估采購商品的質量狀況。交貨期：考核供應商的實際交貨時間與合同約定交貨時間的符合程度，評估采購訂單的執行效率。供應商滿意度：通過對供應商進行問卷調查或面談等方式，了解供應商對公司采購工作的滿意度，評估供應商關系管理水平。采購效率：考核采購流程的執行時間、審批環節的效率等，評估采購工作的整體效率。2.評估方法定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，收集相關數據，填寫《采購績效評估表》。數據分析：通過對采購數據的統計和分析，如采購金額、采購數量、采購頻率等，評估采購績效的變化趨勢。供應商反饋：定期向供應商發放滿意度調查問卷，收集供應商對公司采購工作的意見和建議，作為采購績效評估的參考依據。3.評估結果應用績效獎勵：對于采購績效優秀的采購人員和團隊，給予相應的獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等，激勵采購人員提高工作績效。績效改進：對于采購績效不理想的方面，分析原因，制定改進措施，明確責任人和改進期限。采購部門應跟蹤改進措施的執行情況，確保采購績效得到持續提升。決策支持：采購績效評估結果可作為公司采購決策的參考依據，如調整采購策略、優化供應商選擇、改進采購流程等。六、監督與審計1.內部監督采購部門自查：采購部門應定期對采購活動進行自查，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購人員的工作紀律等。發現問題及時整改，并將自查情況報告給上級領導。內部審計監督：公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合法性、合規性、效益性。審計內容包括采購計劃的制定、供應商選擇、采購談判、合同簽訂、采購訂單執行、付款管理等環節。對于審計發現的問題，內部審計部門提出審計意見和建議，要求采購部門限期整改。2.外部監督法律法規監督：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求，接受政府有關部門的監督檢查。如遇法律法規政策調整，