石油公司采購管理制度一、總則1.目的為加強公司采購管理，規范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的各類物資、設備、服務等采購活動。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優先原則：確保所采購物資、設備、服務的質量符合公司要求和相關標準，滿足生產經營需要。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，在同等條件下擇優選擇供應商，確保采購過程的透明度和公正性。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購政策和采購計劃，對采購工作進行監督和指導。2.采購執行部門公司設立采購部，作為采購工作的執行部門。采購部負責具體的采購業務操作，包括供應商開發與管理、采購計劃制定與執行、采購合同簽訂與履行、采購物資驗收與付款等工作。3.相關部門職責需求部門：負責提出物資、設備、服務等的采購需求，提供詳細的技術規格、質量標準、數量要求等信息，并參與采購過程中的技術評審、驗收等工作。質量部門：負責對采購物資、設備的質量進行檢驗和監督，確保所采購物資符合質量要求。財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付手續，并對采購成本進行核算和分析。法務部門：負責審查采購合同的合法性、合規性，為采購工作提供法律支持和風險防范建議。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據公司生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。2.采購計劃制定采購部根據批準的《采購申請表》，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃經采購部負責人審核后，報分管領導審批。對于重大采購項目，采購計劃還需提交采購決策委員會審議批準。3.供應商選擇與管理供應商開發：采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查、評估，選擇符合公司要求的供應商進行合作。供應商評估：采購部定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估，建立供應商評估檔案。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。供應商選擇：采購人員根據采購計劃和供應商評估情況，選擇合適的供應商進行采購談判。在選擇供應商時，應遵循公平公正原則，綜合考慮供應商的信譽、質量、價格、交貨期等因素。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。合同簽訂：采購談判達成協議后，采購人員起草采購合同，經法務部門審核、分管領導審批后，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利進行。5.采購訂單下達采購部根據簽訂的采購合同，下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應商準確理解采購要求。6.采購物資驗收到貨通知：采購物資到貨前，采購部應及時通知需求部門和質量部門做好驗收準備。驗收實施：需求部門和質量部門按照采購合同和相關標準對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等方面。對于重要物資和大型設備，還應進行性能測試和試運行。驗收報告：驗收合格后，驗收人員填寫《采購物資驗收報告》，簽字確認。驗收報告應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、驗收情況等內容。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商協商處理，要求供應商更換或退貨。7.采購付款付款申請：采購物資驗收合格后，采購部根據采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，附上相關發票、驗收報告等資料，提交財務部門審核。付款審核：財務部門對采購付款申請進行審核，重點審核采購合同條款、驗收情況、發票真實性等內容。審核無誤后，報分管領導審批。付款執行：財務部門根據審批后的采購付款申請，辦理付款手續，支付采購款項給供應商。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關法律法規和公司相關規定進行，通過發布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等程序，選擇最優供應商。2.詢價采購對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的采購項目，采用詢價采購方式。采購部向多家供應商發出詢價函，要求供應商報價，根據報價情況選擇最低價成交供應商。3.競爭性談判采購對于緊急采購項目、獨家供應項目或需要與供應商進行技術談判的采購項目，采用競爭性談判采購方式。采購部與多家供應商進行談判，通過比較供應商的報價、技術方案、售后服務等因素，選擇最合適的供應商。4.單一來源采購對于只能從唯一供應商處采購的物資、設備或服務，采用單一來源采購方式。單一來源采購應嚴格按照公司規定的審批程序進行，確保采購的合理性和必要性。五、采購預算管理1.預算編制采購部根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、預計采購金額等內容，并按照公司財務預算管理要求進行編制和審批。2.預算執行采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購成本。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。3.預算分析與考核財務部門定期對采購預算執行情況進行分析和考核，對比實際采購金額與預算金額，分析差異原因，提出改進措施。對于采購預算執行較好的部門和個人給予獎勵，對于預算執行不力的部門和個人進行批評和處罰。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。分析風險發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態，及時掌握物資價格波動情況，通過合理安排采購時間、簽訂長期合同等方式，降低市場風險。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格驗收程序，確保采購物資的質量符合要求。對于質量問題，及時與供應商協商解決，必要時采取退貨、換貨等措施。供應商風險應對：建立供應商評估和管理機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商進行合作。加強對供應商的監督和考核，及時淘汰不合格供應商。合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、合規性和完整性。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時協商解決。3.風險監控與預警采購部應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估。當風險指標超過設定的預警值時，及時發出預警信號，采取相應的風險應對措施，確保采購工作的順利進行。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部應廣泛收集與采購工作相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規信息等。通過多種渠道獲取信息，如網絡、行業期刊、供應商報價等，為采購決策提供依據。2.采購信息分析與利用采購部應對收集到的采購信息進行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策、供應商選擇、采購成本控制等提供支持。同時，應建立采購信息數據庫，實現采購信息的共享和利用。3.采購信息保密采購人員應嚴格遵守公司信息保密制度，對采購過程中涉及的商業秘密、供應商信息、采購價格等信息予以保密，不得泄露給無關人員。八、采購績效評估1.評估指標采購績效評估指標包括采購成本、采購質量、交貨期、服務水平等方面。具體指標如下：采購成本：采購物資的實際采購價格與預算價格的差異率。采購質量：采購物資的驗收合格率。交貨期：采購物資的實際交貨時間與合同約定交貨時間的符合率。服務水平：供應商的售后服務滿意度。2.評估方法采購績效評估采用定量與定性相結合的方法，定期對采購工作進行評估。具體評估方法如下：定量評估：根據采購成本、采購質量、交貨期等指標的實際完成情況，進行量化打分。定性評估：通過問卷調查、供應商評價、內部客戶反饋等方式，對采購服務水平等方面進行定性評價。3.評估周期采購績效評