平臺代收費管理制度一、總則1.目的為規范公司平臺代收費行為，加強財務管理，保障公司和客戶的合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及平臺代收費業務的部門和員工。3.基本原則依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規和相關政策，確保代收費行為合法合規。準確透明原則：收費信息準確無誤，收費標準公開透明，接受客戶監督。安全保密原則：保障客戶資金安全，對客戶信息嚴格保密。二、代收費業務范圍1.平臺服務費用各類平臺使用的基礎服務費用，如會員費、手續費等。根據平臺功能和客戶需求定制的增值服務費用。2.代收款項客戶委托公司代收的相關款項，如合作方款項、活動報名費等。3.其他經公司批準的代收費項目三、收費標準制定與公示1.收費標準制定由相關業務部門根據成本核算、市場行情等因素提出收費標準建議。財務部門進行審核，確保收費標準合理且符合公司財務政策。報公司管理層審批后執行。2.收費標準公示在公司官方網站、平臺顯著位置等渠道公示收費標準，確保客戶能夠清晰了解。對于收費標準的調整，應提前[X]個工作日進行公示，并向受影響的客戶進行通知。四、代收費流程1.業務發起業務部門與客戶簽訂相關協議或合同，明確代收費事項、金額、期限等內容。填寫代收費申請單，詳細說明代收費的原因、金額、收費對象等信息，并提交給財務部門。2.財務審核財務部門收到代收費申請單后，對申請內容進行審核。審核重點包括收費標準是否符合規定、金額計算是否準確、客戶信息是否完整等。如審核通過，在申請單上簽字確認；如審核不通過，退回業務部門并說明原因。3.收費通知業務部門根據財務審核通過的申請單，向客戶發送收費通知。收費通知應明確收費金額、收費方式、繳費期限等信息。可通過郵件、短信、平臺站內信等方式發送收費通知。4.費用收取客戶按照收費通知的要求，選擇合適的繳費方式進行繳費。繳費方式包括但不限于線上支付（如銀行轉賬、第三方支付平臺等）、線下支付（如現金、支票等）。財務部門負責接收客戶繳納的費用，并進行核對。5.費用確認與入賬財務部門在收到客戶繳費后，及時與業務部門核對繳費信息。核對無誤后，確認費用到賬，并按照財務規定進行入賬處理。為客戶開具相應的發票或收據。五、代收費賬戶管理1.賬戶設立財務部門根據代收費業務需要，設立專門的代收費賬戶。代收費賬戶應與公司其他賬戶分開管理，確保資金流向清晰。2.賬戶安全采取必要的安全措施，保障代收費賬戶的資金安全。定期更換賬戶密碼，設置權限管理，防止未經授權的操作。安裝安全防護軟件，防范網絡風險。3.賬戶監控財務部門定期對代收費賬戶進行監控，核對賬戶余額、交易明細等信息。如發現異常交易，及時進行調查和處理，并向上級報告。六、客戶信息管理1.信息收集在代收費業務辦理過程中，業務部門負責收集客戶的相關信息，包括但不限于客戶名稱、聯系方式、繳費信息等。確保收集的客戶信息真實、準確、完整。2.信息存儲客戶信息由專門的部門或人員進行存儲和管理。采用安全可靠的存儲方式，如數據庫存儲、文件備份等，防止信息丟失或泄露。3.信息保密嚴格遵守保密規定，對客戶信息進行保密。未經客戶書面同意，不得向任何第三方披露客戶信息。限制對客戶信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能查看和使用客戶信息。4.信息更新定期對客戶信息進行更新，確保信息的時效性和準確性。如客戶信息發生變更，業務部門應及時通知財務部門進行相應調整。七、退費管理1.退費原因因公司原因導致客戶多繳費或收費錯誤的，應予以退費。客戶因自身原因要求退費的，按照相關協議或合同的約定執行。2.退費申請客戶提出退費申請時，應填寫退費申請表，詳細說明退費原因、金額等信息。將退費申請表提交給業務部門審核。3.業務審核業務部門收到退費申請表后，對退費原因進行核實。如符合退費條件，在申請表上簽字確認，并提交給財務部門。4.財務審核與退費財務部門對退費申請表進行審核，重點審核退費金額計算是否準確、相關手續是否齊全等。審核通過后，按照規定的退費方式進行退費操作。如涉及線上支付的退費，應在[X]個工作日內將款項退回到客戶原繳費賬戶；如涉及線下支付的退費，應在[X]個工作日內通知客戶前來辦理退費手續。八、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對代收費業務進行審計，檢查收費流程是否規范、收費標準是否執行、賬戶管理是否安全等。財務部門定期對代收費賬戶進行自查，確保資金安全和賬務處理準確。業務部門對本部門的代收費業務進行日常監督，發現問題及時整改。2.客戶監督設立客戶投訴渠道，接受客戶對代收費業務的投訴和建議。對客戶的投訴和建議進行及時處理和反饋，不斷改進代收費服務質量。九、違規處理1.違規行為界定未按照規定的收費標準收費，擅自提高或降低收費金額。未按照規定的流程進行代收費操作，導致收費錯誤或客戶資金損失。泄露客戶信息，給客戶造成損失。挪用代收費資金。其他違反本管理制度的行為。2.處理措施對于違規行為，視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動