供應商供貨流程管理規定

供應商供貨流程管理規定一、目的為加強本酒店對供應商供貨流程的有效管理，確保所采購的各類物資和服務按時、按質、按量供應，滿足酒店運營需求，同時保障雙方權益，規范雙方合作行為，特制定本規定。二、適用范圍本規定適用于與本酒店有物資供應、服務提供等合作關系的所有供應商，涵蓋酒店日常運營所需的食品、酒水、客房用品、餐飲原材料、工程物資、辦公用品以及各類專業服務等所有采購項目。三、供應商選擇與準入1.供應商信息收集-采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業推薦、展會洽談、供應商自薦等。收集的信息應包括供應商基本資料（公司名稱、地址、聯系方式、法定代表人等）、經營范圍、生產能力、產品或服務質量、價格水平、售后服務等方面。-建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行分類整理、存儲，以便后續查詢和篩選。2.供應商初步篩選-采購部門根據酒店的采購需求和標準，對信息庫中的供應商進行初步篩選。篩選標準應包括供應商的資質條件（如營業執照、生產許可證、衛生許可證等相關證照是否齊全有效）、生產或服務能力是否滿足酒店需求、價格是否具有競爭力等。-對于初步篩選符合條件的供應商，采購部門應向其發出供應商調查問卷，要求供應商詳細填寫企業經營狀況、產品或服務質量控制體系、環保措施、交貨能力、售后服務等方面的情況。3.實地考察-對于重要物資或服務的供應商，或采購部門認為有必要進行實地考察的供應商，應組織由采購、質量控制、財務等相關部門人員組成的考察小組，對供應商進行實地考察。-考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、工藝流程、質量檢測手段、倉庫管理、人員管理等方面。考察小組應根據考察情況撰寫實地考察報告，對供應商的綜合實力和合作潛力進行評估。4.樣品評估-對于有樣品要求的采購項目，采購部門應要求供應商提供樣品。樣品應能代表供應商正常生產或提供的產品或服務水平。-質量控制部門或相關使用部門對樣品進行評估，評估內容包括樣品的質量、性能、規格、外觀等是否符合酒店要求。對于食品類樣品，還需進行食品安全檢測。樣品評估合格后方可進入下一環節。5.供應商審批-采購部門根據供應商調查問卷、實地考察報告、樣品評估結果等資料，填寫《供應商準入審批表》，提出供應商準入建議。-《供應商準入審批表》應提交采購部門負責人、質量控制部門負責人、財務部門負責人、分管副總經理等相關領導進行審批。審批通過后，該供應商正式成為酒店的合格供應商，納入供應商名錄。6.簽訂合作協議-與新準入的供應商簽訂詳細的合作協議，合作協議應明確雙方的權利和義務，包括產品或服務的規格、質量標準、價格、交貨方式、交貨時間、付款方式、售后服務、保密條款、違約責任等內容。-合作協議簽訂前，應經酒店法務部門審核，確保協議條款合法合規，保障酒店利益。四、采購需求與訂單管理1.采購需求提出-酒店各部門根據實際運營需求，定期提出采購申請。采購申請應詳細填寫所需物資或服務的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，并說明采購原因。-采購申請應按照酒店規定的審批流程進行審批，經部門負責人、分管副總經理等相關領導審批通過后，提交采購部門。2.采購訂單下達-采購部門收到經審批的采購申請后，根據供應商名錄和采購需求，選擇合適的供應商，并向其下達采購訂單。-采購訂單應明確物資或服務的詳細信息（同采購申請）、價格、交貨日期、交貨地點、質量標準、包裝要求等內容。采購訂單應加蓋酒店采購專用章，并由采購人員簽字確認。-采購訂單下達后，采購部門應及時將訂單信息傳達給供應商，并要求供應商在規定時間內確認訂單。供應商確認訂單后，采購訂單正式生效。3.訂單變更管理-如因特殊原因需要對采購訂單進行變更，如修改物資規格、數量、交貨日期等，采購部門應及時與供應商溝通協商。-訂單變更申請應按照酒店規定的審批流程進行審批，經相關領導審批通過后，采購部門向供應商發出《訂單變更通知》。供應商應在收到通知后及時回復確認，雙方按照變更后的訂單執行。五、供應商供貨過程監控1.交貨期監控-采購部門應建立供應商交貨期跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解物資生產或服務準備進度，確保供應商能夠按照采購訂單規定的交貨日期按時交貨。-對于交貨期較長的采購項目，采購部門應要求供應商制定詳細的生產或服務進度計劃，并定期提交進度報告。采購部門根據進度報告進行跟蹤檢查，如發現可能影響交貨期的問題，應及時與供應商協商解決。2.質量監控-質量控制部門應根據采購訂單規定的質量標準，對供應商供貨過程進行質量監控。對于關鍵物資或服務，可要求供應商提供生產過程中的質量檢驗記錄或報告。-必要時，質量控制部門可派人員到供應商生產場地進行現場質量監督，確保供應商嚴格按照質量標準進行生產或服務提供。-對于食品類物資，質量控制部門應要求供應商提供每批次產品的檢驗合格證明或第三方檢測報告，確保食品安全。3.包裝與標識監控-采購部門和質量控制部門應關注供應商所供物資的包裝與標識情況。物資的包裝應符合運輸、存儲和使用要求，標識應清晰、準確，注明物資的名稱、規格、型號、生產日期、保質期等信息。-對于有特殊包裝和標識要求的物資，如易碎品、化學品等，供應商應按照相關規定和酒店要求進行包裝和標識。六、貨物驗收與交付1.驗收準備-采購部門應在預計交貨日期前，通知質量控制部門、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購訂單規定的物資或服務的規格、質量標準、驗收方法等內容。-質量控制部門應準備好必要的驗收工具和檢測設備，確保驗收工作能夠順利進行。2.到貨驗收-物資到貨時，倉庫管理人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物資名稱、規格、型號、數量等信息。核對無誤后，安排物資卸車、存放。-質量控制部門和使用部門按照規定的驗收程序和標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的外觀、數量、規格、質量性能等方面。對于需要進行檢驗檢測的物資，應按照相關標準進行檢驗檢測。-服務類項目的驗收，由使用部門根據服務合同規定的服務內容、服務標準等進行驗收，驗收過程中應詳細記錄服務提供情況和服務效果。3.驗收結果處理-如驗收合格，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，倉庫管理人員辦理入庫手續。驗收報告應詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資或服務名稱、規格、數量、驗收結果等信息。-如驗收發現物資存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時通知采購部門。采購部門應立即與供應商聯系，要求供應商在規定時間內做出處理，如補貨、換貨、退貨、降價等。-對于不合格物資，應單獨存放，并做好標識，防止與合格物資混淆。如因不合格物資給酒店造成損失的，采購部門應按照合作協議的規定，要求供應商承擔相應的賠償責任。4.交付使用-驗收合格的物資辦理入庫手續后，倉庫管理人員應根據使用部門的領用申請，及時發放物資。物資發放應遵循先進先出的原則，確保物資的合理使用和存儲。-服務類項目驗收合格后，使用部門應按照合同約定及時支付服務費用，并做好服務記錄和評價，以便后續對供應商的服務質量進行持續管理。七、付款管理1.付款申請-采購部門應根據合作協議和驗收報告，在規定的付款時間前，整理相關付款資料，填寫《付款申請單》。付款資料應包括采購訂單、發票、驗收報告等。-《付款申請單》應詳細填寫供應商名稱、付款金額、付款方式、發票號碼等信息，并經采購人員簽字確認。2.付款審批-《付款申請單》及相關付款資料應按照酒店規定的財務審批流程進行審批。審批環節包括采購部門負責人審核、財務部門審核、分管副總經理審批、總經理審批等。-財務部門應重點審核發票的真實性、合法性、完整性以及付款金額是否符合合作協議約定等內容。審核通過后，提交相關領導進行審批。3.款項支付-經審批通過的《付款申請單》，財務部門應按照規定的付款方式和付款時間及時向供應商支付款項。付款方式包括銀行轉賬、支票等，具體付款方式應在合作協議中明確約定。-財務部門在付款后，應及時將付款憑證復印件反饋給采購部門，采購部門負責與供應商進行核對確認，確保款項支付準確無誤。八、供應商評價與考核1.評價周期-對供應商進行定期評價與考核，評價周期為每季度一次。同時，在每次重大采購項目完成后或發現供應商有異常情況時，可進行不定期評價與考核。2.評價指標-質量指標：主要考核供應商所供物資或服務的質量合格率、質量穩定性等。質量合格率以驗收合格的物資數量或服務次數占總采購數量或服務次數的比例計算。-交貨期指標：考核供應商按時交貨的比例、交貨延遲的次數和影響程度等。按時交貨比例以實際按時交貨的訂單數量占總訂單數量的比例計算。-價格指標：對比市場同類產品或服務價格，評價供應商的價格合理性和性價比。-服務指標：考核供應商的售后服務響應速度、解決問題的能力、溝通配合程度等。-其他指標：包括供應商的環保措施、社會責任履行情況、創新能力等方面的表現。3.評價方法-采購部門、質量控制部門、使用部門等相關部門應根據日常工作中對供應商的了解和記錄，對供應商的各項評價指標進行打分。-采購部門負責收集各部門的評價打分結果，匯總計算供應商的綜合得分。綜合得分計算公式為：綜合得分=質量指標得分×權重+交貨期指標得分×權重+價格指標得分×權重+服務指標得分×權重+其他指標得分×權重。各指標權重可根據酒店實際情況和采購項目的重要性進行設定。4.考核結果處理-根據供應商的綜合得分，將供應商分為優秀、合格、不合格三個等級。具體劃分標準為：綜合得分90分及以上為優秀，70-89分為合格，70分以下為不合格。-對于優秀供應商，酒店可給予增加采購份額、優先付款、頒發榮譽證書等獎勵，鼓勵供應商繼續保持良好表現。-對于合格供應商，采購部門應與其溝通，指出存在的問題和改進方向，要求供應商制定改進措施并在規定時間內提交改進報告。如供應商在后續評價中能夠持續改進，可繼續保持合作關系。-對于不合格供應商，采購部門應向其發出書面通知，暫停或終止合作關系。如因供應商原因給酒店造成重大損失的，應依法追究其法律責任。九、供應商檔案管理1.檔案建立-采購部門應為每個合格供應商建立獨立的檔案，檔案內容應包括供應商基本資料（營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、法定代表人身份證明書等）、合作協議、供應商調查問卷、實地考察報告、樣品評估報告、采購訂單、驗收報告、付款記錄、供應商評價與考核記錄等。-檔案資料應按照時間順序和類別進行整理歸檔，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案更新-當供應商的基本信息、產品或服務范圍、合作協議等發生變更時，采購部門應及時收集相關資料，對供應商檔案進行更新。-每次對供應商進行評價與考核后，采購部門應將評價與考核結果及時記錄到供應商檔案中。3.檔案查閱與借閱-酒店內部相關部門因工作需要查閱供應商檔案的，應填寫《供應商檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到采購部門查閱。查閱人員應遵守檔案管理規定，不得擅自復印、修改檔案內容。-如因特殊原因需要借閱供應商檔案的，應填寫《供應商檔案借閱申請表》，經采購部門負責人、分管副總經理等相關領導審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，