erp系統管理制度一、總則（一）目的為了規范公司ERP系統的使用與管理，確保系統的安全、穩定運行，提高工作效率，實現公司信息化管理目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用ERP系統過程中的相關行為管理。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統的使用與管理應符合國家法律法規及相關政策要求。2.安全性原則：保障系統數據的安全、保密，防止數據泄露、篡改和丟失。3.規范性原則：明確系統操作流程和規范，確保各項業務在系統中準確、及時處理。4.高效性原則：充分發揮ERP系統的功能優勢，提高工作效率和管理水平。二、職責分工（一）信息管理部門1.負責ERP系統的整體規劃、建設和維護，確保系統的正常運行。2.制定和完善ERP系統相關的管理制度、操作規范和技術標準。3.對系統用戶進行培訓，提供技術支持和咨詢服務。4.負責系統數據的備份、恢復和存儲管理，保障數據安全。（二）各業務部門1.負責本部門在ERP系統中的業務操作和數據維護，確保數據的準確性和及時性。2.配合信息管理部門進行系統測試、優化和升級工作。3.負責本部門員工的ERP系統操作培訓和日常指導，提高員工的系統應用能力。（三）系統管理員1.負責ERP系統的日常管理和維護工作，包括用戶權限設置、系統參數調整等。2.監控系統運行狀態，及時處理系統故障和異常情況。3.協助信息管理部門進行系統安全管理，防止非法入侵和數據破壞。（四）數據錄入員1.按照規定的操作流程和標準，準確、及時地錄入各類業務數據。2.對錄入的數據進行認真核對，確保數據的準確性和完整性。3.負責數據錄入過程中的問題反饋和處理，協助相關部門解決數據錄入方面的問題。三、系統操作規范（一）賬號與密碼管理1.員工入職時，由系統管理員為其創建ERP系統賬號，并分配初始密碼。員工應及時修改初始密碼，設置強度較高的密碼，包含字母、數字和特殊字符，長度不少于[X]位。2.員工離職或崗位變動時，所在部門應及時通知系統管理員，系統管理員在確認相關工作交接完成后，及時刪除或調整其賬號權限。3.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應立即通知系統管理員進行處理。（二）登錄與退出系統1.員工登錄ERP系統時，應使用本人賬號和密碼，通過公司指定的網絡環境進行登錄。嚴禁在非公司網絡環境下登錄系統，防止數據安全風險。2.登錄系統后，員工應及時檢查系統界面和功能是否正常，如有異常情況應及時向系統管理員報告。3.員工在完成系統操作后，應及時退出系統，避免他人非法使用其賬號進行操作。（三）業務操作流程1.各業務部門應根據公司實際業務需求，梳理并明確本部門在ERP系統中的業務操作流程，確保各項業務處理符合系統要求和公司規定。2.員工在進行業務操作時，應嚴格按照規定的流程進行，不得隨意跳過或簡化操作步驟。操作過程中應認真核對輸入的數據，確保數據的準確性和完整性。3.對于涉及多個環節或多個部門的業務流程，相關部門和人員應密切配合，及時溝通協調，確保業務流程的順暢進行。（四）數據錄入與修改1.數據錄入員應按照業務部門提供的原始資料和數據模板，準確、及時地錄入各類業務數據。錄入的數據應真實、可靠，不得虛構或篡改數據。2.對于已錄入系統的數據，如發現錯誤需要修改，數據錄入員應填寫數據修改申請單，注明修改原因、修改內容和修改時間等信息，經部門負責人審核簽字后，提交系統管理員進行修改。3.系統管理員在接到數據修改申請單后，應認真核對申請內容，確認無誤后進行修改操作。修改完成后，應及時通知數據錄入員進行復核，確保修改后的數據準確無誤。四、數據管理（一）數據準確性與完整性1.各業務部門應建立數據質量管理制度，明確數據錄入、審核、維護等環節的責任人和工作要求，確保數據的準確性和完整性。2.數據錄入員在錄入數據前，應對原始資料進行認真核對，確保數據來源可靠。錄入過程中應嚴格按照數據格式和規范要求進行操作，避免因格式錯誤或數據缺失導致的數據質量問題。3.各業務部門應定期對本部門在ERP系統中的數據進行自查自糾，及時發現和糾正數據錯誤和不完整的情況。信息管理部門應不定期對系統數據進行抽查，對發現的數據質量問題進行通報，并督促相關部門進行整改。（二）數據備份與恢復1.信息管理部門應制定完善的數據備份策略，定期對ERP系統中的數據進行備份。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地理位置，以防止數據丟失。2.備份數據的時間間隔應根據公司業務數據的變化頻率和重要程度進行合理設置，一般應每天進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。3.系統管理員應定期對備份數據進行檢查和測試，確保備份數據的可用性和完整性。如發現備份數據存在問題，應及時進行修復或重新備份。4.在系統出現故障或數據丟失等情況時，系統管理員應按照數據恢復預案，及時利用備份數據進行系統恢復操作，確保業務的正常運行。恢復數據后，應對恢復的數據進行認真核對和驗證，確保數據的準確性和完整性。（三）數據安全與保密1.公司應高度重視ERP系統數據的安全與保密工作，采取必要的技術措施和管理措施，防止數據泄露、篡改和丟失。2.信息管理部門應建立健全數據安全管理制度，加強對系統用戶的安全培訓和教育，提高員工的數據安全意識。3.嚴格限制系統用戶對數據的訪問權限，根據員工的工作職責和業務需求，合理分配數據訪問權限，確保員工只能訪問其工作所需的數據。4.對于涉及公司機密的數據，應進行加密存儲和傳輸，并嚴格控制數據的訪問和使用范圍。嚴禁未經授權的人員訪問、復制、傳播或泄露公司機密數據。5.如發現數據安全事件或數據泄露情況，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向公司管理層報告。同時，應配合相關部門進行調查，查明原因，追究責任。五、系統維護與升級（一）日常維護1.系統管理員應每日監控ERP系統的運行狀態，包括服務器性能、網絡連接、系統日志等，及時發現并處理系統運行過程中出現的異常情況。2.定期對系統進行清理和優化，包括清除系統臨時文件、優化數據庫查詢語句、調整系統參數等，以提高系統的運行效率和響應速度。3.及時安裝系統供應商發布的安全補丁和軟件更新，確保系統的安全性和穩定性。在安裝補丁和更新前，應進行充分的測試，確保不會對系統的正常運行造成影響。（二）故障處理1.當ERP系統出現故障時，系統管理員應立即啟動故障處理流程，迅速判斷故障原因，并采取相應的措施進行修復。2.對于一般性故障，系統管理員應在[X]小時內完成修復工作，確保系統盡快恢復正常運行。對于較為復雜的故障，應及時組織技術人員進行會診，制定解決方案，并在最短的時間內完成修復。3.在故障處理過程中，系統管理員應詳細記錄故障發生的時間、現象、處理過程和結果等信息，形成故障處理報告。故障處理報告應及時提交給信息管理部門負責人和相關業務部門，以便及時了解系統故障情況，采取相應的措施進行應對。（三）系統升級1.信息管理部門應根據公司業務發展需求和系統供應商的建議，制定系統升級計劃。系統升級計劃應包括升級時間、升級內容、升級風險評估和應對措施等。2.在系統升級前，信息管理部門應組織相關業務部門和技術人員進行充分的測試，確保升級后的系統能夠正常運行，且不會對公司業務造成影響。3.系統升級過程中，系統管理員應密切關注升級進度和系統運行狀態，及時處理升級過程中出現的問題。升級完成后，應進行全面的測試和驗證，確保系統功能正常，數據準確無誤。4.系統升級完成后，信息管理部門應組織相關業務部門和用戶進行培訓，使其熟悉升級后的系統功能和操作方法。同時，應收集用戶反饋意見，對系統進行進一步優化和完善。六、培訓與支持（一）培訓計劃1.信息管理部門應根據公司員工的ERP系統應用水平和業務需求，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間和培訓對象等。2.培訓內容應涵蓋ERP系統的基本操作、業務流程、數據管理、系統維護等方面，以滿足不同層次員工的學習需求。3.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式，確保培訓效果。集中培訓應選擇在工作時間外進行，避免影響員工的正常工作。（二）培訓實施1.信息管理部門應按照培訓計劃組織開展培訓工作，確保培訓按時、按質、按量完成。培訓過程中，應注重與學員的互動交流，及時解答學員提出的問題。2.培訓結束后，應對學員進行考核，考核方式可采用理論考試、實際操作等多種形式。考核成績應作為員工ERP系統應用能力評價的重要依據。3.對于考核不合格的學員，應安排補考或進行針對性的輔導，確保其掌握ERP系統的基本操作和業務流程。（三）技術支持1.信息管理部門應設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時解答員工在使用ERP系統過程中遇到的問題。技術支持人員應在接到問題反饋后的[X]小時內給予回復，對于較為復雜的問題應在[X]個工作日內解決。2.定期收集員工對ERP系統的意見和建議，對系統存在的問題進行及時改進和優化。同時，應根據員工的業務需求，不斷完善系統功能，提高系統的實用性和易用性。七、考核與獎懲（一）考核指標1.對員工ERP系統應用能力的考核指標包括系統操作熟練程度、數據錄入準確性、業務流程執行情況、系統問題解決能力等。2.對業務部門ERP系統應用情況的考核指標包括系統使用的規范性、數據質量、業務流程優化效果、系統對業務工作的支持程度等。（二）考核方式1.員工ERP系統應用能力的考核由所在部門負責人和信息管理部門共同進行，考核周期為每季度一次。2.業務部門ERP系統應用情況的考核由信息管理部門負責組織實施，考核周期為每年一次。（三）獎勵措施1.對于在ERP系統應用方面表現優秀的員工，公司將給予表彰和獎勵，獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對積極推動ERP系統應用，提出合理化建議并取得顯著成效的業務部門，公司將給予一定的獎勵，如部門績效加分、