電腦公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于行政文件、人事檔案、財務檔案、業(yè)務合同等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等工作。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和考核。5.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。6.定期對檔案管理工作進行總結和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案材料移交綜合管理部歸檔。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；行政公文、通知、通報、報告等；公司規(guī)章制度、工作流程、崗位職責等；會議紀要、記錄等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓記錄、考核評價、獎懲記錄、離職手續(xù)等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務預算與決算等。4.業(yè)務檔案：銷售合同、采購合同、項目合同、技術協(xié)議、招投標文件、客戶資料、項目文檔等。5.技術檔案：產品研發(fā)資料、技術方案、工藝流程、技術標準、專利證書、軟件著作權等。6.其他檔案：包括聲像檔案（照片、錄像、錄音等）、實物檔案（獎杯、證書、牌匾等）、電子檔案（存儲在電子介質上的各類文件）等。（二）檔案編號1.檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。2.編號格式為：類別代碼+年份+流水號。例如：行政檔案（XZ）2023001，人事檔案（RS）2023002等。3.類別代碼如下：行政檔案：XZ人事檔案：RS財務檔案：CW業(yè)務檔案：YW技術檔案：JS其他檔案：QT四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料。2.檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行有效的備份存儲。（二）整理要求1.綜合管理部檔案管理人員對收集到的檔案材料進行統(tǒng)一整理。2.按照檔案分類標準，對檔案材料進行分類、排序、編目。3.紙質檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標明檔案類別、編號、年度等信息。4.電子檔案應按照分類目錄進行存儲，并建立相應的索引和鏈接，便于檢索和查閱。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料移交綜合管理部歸檔。2.對于重要的、緊急的檔案材料，應及時移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量等信息，并簽字確認。2.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字接收。3.檔案管理人員將接收的檔案按照檔案整理要求進行進一步整理和歸檔，并更新檔案管理信息系統(tǒng)。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案類別、年度、編號順序排列存放，便于查閱和檢索。2.電子檔案應進行分類存儲，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.聲像檔案、實物檔案等應根據(jù)其特點進行妥善保管，確保其完整性和可讀性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會決議、董事會決議、年度財務報告、審計報告、重要合同協(xié)議等。3.定期保管的檔案期限分為[具體期限1]、[具體期限2]、[具體期限3]等，到期后經鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案清查1.綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況符合要求。2.清查內容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查結束后，應填寫《檔案清查報告》，對清查情況進行總結和分析，并提出改進建議。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱檔案。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經公司分管領導批準。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請表》到綜合管理部檔案庫房，檔案管理人員根據(jù)申請表內容提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。2.查閱人應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部負責人審批。2.涉及公司機密的檔案，借閱申請人還需經公司分管領導批準。（四）借閱程序1.借閱人持經批準的《檔案借閱申請表》到綜合管理部檔案庫房，檔案管理人員根據(jù)申請表內容提供相應的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內容、預計歸還時間等信息。2.借閱人應向檔案管理人員出具借條，借條應注明檔案編號、名稱、數(shù)量等信息，并簽字確認。3.借閱人應按照約定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。（五）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案，未經公司書面授權，不得查閱和借閱給外部單位或個人。2.檔案查閱和借閱應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內容。八、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計1.綜合管理部應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作分析和決策的依據(jù)。（二）檔案鑒定1.綜合管理部應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由綜合管理部牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。4.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。九、檔案的銷毀（一）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經檔案鑒定小組組長、綜合管理部負責人、公司分管領導簽字確認。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。4.檔案銷毀完畢后，負責銷毀的人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。（二）監(jiān)督與檢查1.公司審計部門應對檔案銷毀工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案銷毀工作符合規(guī)定程序。2.如發(fā)現(xiàn)檔案銷毀過程中存在違規(guī)行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備、軟件系統(tǒng)等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案管理人員進行信息化技能