美國公司費用管理制度總則目的本費用管理制度旨在規(guī)范美國公司各項費用的支出，確保費用使用的合理性、合規(guī)性和效益性，加強公司成本控制，提高公司財務(wù)管理水平，保障公司的正常運營和發(fā)展。適用范圍本制度適用于美國公司全體員工，包括全職員工、兼職員工、實習(xí)生等。基本原則1.預(yù)算控制原則：各項費用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度進(jìn)行控制和審批。2.合規(guī)性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)財務(wù)制度的要求。3.真實性原則：費用報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴(yán)禁虛假報銷。4.效益性原則：在保證工作正常開展的前提下，合理安排費用支出，提高資金使用效益。費用分類及管理規(guī)定差旅費1.定義：差旅費是指員工因公務(wù)需要，到公司所在地區(qū)以外的地方出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)交通費用：根據(jù)出差的實際情況，選擇合適的交通工具。乘坐飛機應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐火車應(yīng)選擇合適的車次，長途列車可乘坐硬臥，特殊情況需乘坐軟臥的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。市內(nèi)交通費用根據(jù)實際情況實報實銷，但應(yīng)盡量選擇公共交通工具。住宿費用：根據(jù)出差目的地的不同，分為不同的住宿標(biāo)準(zhǔn)。一線城市及經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天；二線城市及中等發(fā)達(dá)地區(qū)，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天；三線及以下城市，住宿標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。兩人及以上同行的，應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。餐飲費用：按照出差自然天數(shù)計算，每人每天的餐飲補貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。如有宴請客戶等特殊情況，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并單獨報銷。3.報銷流程員工出差前應(yīng)填寫《出差申請表》，注明出差事由、目的地、預(yù)計出差時間等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交至行政部門備案。出差結(jié)束后，員工應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)整理好出差期間的所有費用報銷憑證，填寫《差旅費報銷單》，并附上《出差申請表》復(fù)印件，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，有權(quán)拒絕報銷。業(yè)務(wù)招待費1.定義：業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動，招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品、娛樂等費用。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。招待客戶應(yīng)根據(jù)實際情況合理安排，避免鋪張浪費。招待費用較高的，應(yīng)提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。禮品費用應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，每次禮品費用不得超過[X]元。禮品應(yīng)選擇具有公司特色或與業(yè)務(wù)相關(guān)的物品，并在禮品上注明公司名稱和標(biāo)識。娛樂費用應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不得發(fā)生。如有特殊情況需要發(fā)生娛樂費用的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.報銷流程發(fā)生業(yè)務(wù)招待費前，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，注明招待對象、事由、預(yù)計費用等信息，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。招待結(jié)束后，應(yīng)及時取得合法有效的發(fā)票，并填寫《業(yè)務(wù)招待費報銷單》，附上《業(yè)務(wù)招待費申請表》復(fù)印件，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，有權(quán)拒絕報銷。辦公用品費1.定義：辦公用品費是指公司為滿足日常辦公需要，購買的文具、紙張、電腦耗材、辦公設(shè)備等費用。2.采購管理公司設(shè)立辦公用品采購清單，各部門應(yīng)根據(jù)實際需要，定期填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交至行政部門。行政部門根據(jù)申購單進(jìn)行匯總，統(tǒng)一采購辦公用品。采購應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保所購物品的質(zhì)量和價格合理。行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。3.報銷流程辦公用品采購?fù)瓿珊螅姓块T應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將發(fā)票及入庫清單交至財務(wù)部門。各部門領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取。財務(wù)部門根據(jù)發(fā)票及入庫清單，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。通訊費1.定義：通訊費是指員工因工作需要，使用公司配備的通訊工具或個人通訊工具所發(fā)生的費用。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)公司為員工配備通訊工具的，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予通訊補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月。員工應(yīng)將通訊工具用于工作用途，不得挪作他用。員工使用個人通訊工具的，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予通訊補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工職級分為不同檔次，具體如下：[職級1]：[X]元/月；[職級2]：[X]元/月；……通訊補貼應(yīng)在每月工資中發(fā)放，員工無需再單獨報銷通訊費用。如有特殊情況需要額外報銷通訊費用的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.報銷流程員工無需單獨填寫報銷申請，公司按照規(guī)定的補貼標(biāo)準(zhǔn)在每月工資中發(fā)放通訊補貼。車輛使用費1.定義：車輛使用費是指公司車輛因公務(wù)需要所發(fā)生的燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等費用。2.車輛管理公司設(shè)立車輛管理制度，明確車輛的使用范圍、調(diào)度原則、維修保養(yǎng)流程等。車輛使用應(yīng)提前預(yù)約，填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)車輛管理部門批準(zhǔn)后使用。車輛管理部門應(yīng)建立車輛檔案，記錄車輛的使用情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。3.費用報銷車輛使用過程中發(fā)生的燃油費、過路費、停車費等費用，由駕駛員在費用發(fā)生后及時收集發(fā)票，并填寫《車輛費用報銷單》，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。車輛維修保養(yǎng)費應(yīng)按照公司規(guī)定的維修保養(yǎng)流程進(jìn)行，維修保養(yǎng)前應(yīng)填寫《車輛維修保養(yǎng)申請表》，經(jīng)車輛管理部門批準(zhǔn)后進(jìn)行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)完成后，維修保養(yǎng)單位應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及維修保養(yǎng)清單，由車輛管理部門審核后交至財務(wù)部門報銷。費用審批流程一般費用審批流程1.員工填寫費用報銷單，詳細(xì)注明費用發(fā)生的事由、金額、報銷憑證等信息。2.將費用報銷單及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對費用的真實性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將費用報銷單提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證的合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，有權(quán)要求員工補充或更正相關(guān)憑證。4.財務(wù)部門審核通過后，將費用報銷單提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)狀況和費用管理制度，對費用進(jìn)行最終審批。5.費用報銷單經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行報銷支付。特殊費用審批流程對于超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)算的費用，以及涉及重大項目、特殊業(yè)務(wù)等的費用，除按照一般費用審批流程進(jìn)行審批外，還需經(jīng)過以下特殊審批環(huán)節(jié)：1.員工填寫《特殊費用申請表》，詳細(xì)說明費用發(fā)生的事由、金額、超出標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)算的原因等信息。2.將《特殊費用申請表》及相關(guān)憑證提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對費用的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《特殊費用申請表》提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對費用的合規(guī)性、對公司財務(wù)狀況的影響等進(jìn)行評估，并提出審核意見。4.財務(wù)部門審核通過后，將《特殊費用申請表》提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，對費用進(jìn)行最終審批。5.費用報銷單經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行報銷支付。費用報銷憑證要求基本要求1.費用報銷憑證必須是合法有效的發(fā)票或財政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。3.報銷憑證應(yīng)粘貼整齊，使用膠水或膠棒粘貼，不得使用訂書釘、回形針等。粘貼時應(yīng)按照費用類別、時間順序進(jìn)行排列，便于審核。特殊要求1.差旅費報銷憑證應(yīng)包括機票、火車票、汽車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、市內(nèi)交通發(fā)票等，以及《出差申請表》復(fù)印件。2.業(yè)務(wù)招待費報銷憑證應(yīng)包括餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票、禮品發(fā)票、娛樂發(fā)票等，以及《業(yè)務(wù)招待費申請表》復(fù)印件。3.辦公用品費報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、入庫清單、領(lǐng)用登記表等。4.通訊費報銷憑證應(yīng)提供話費發(fā)票或繳費記錄。5.車輛使用費報銷憑證應(yīng)包括燃油發(fā)票、過路費發(fā)票、停車費發(fā)票、維修保養(yǎng)發(fā)票等，以及《車輛使用申請表》復(fù)印件、《車輛維修保養(yǎng)申請表》復(fù)印件。費用報銷時間規(guī)定日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)整理好報銷憑證，填寫費用報銷單，并按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。如遇特殊情況無法及時報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因。差旅費報銷員工出差結(jié)束后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)整理好出差期間的所有費用報銷憑證，填寫《差旅費報銷單》，并附上《出差申請表》復(fù)印件，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行報銷。費用監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對公司費用支出情況進(jìn)行審計，檢查費用支出是否符合公司費用管理制度的要求，是否存在違規(guī)報銷、浪費等問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司費用報銷憑證進(jìn)行審核，對費用支出的合理性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的費用報銷，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告。員工監(jiān)督公司鼓勵全體員工對費用支出