員工檔案管理規定

員工檔案管理規定一、總則1.目的為加強酒店員工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高員工管理的科學性和規范性，為酒店的人力資源管理及各項決策提供準確依據，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于酒店全體在職員工及已離職但仍在檔案保留期限內員工的檔案管理。3.管理原則員工檔案管理遵循集中統一、真實完整、安全保密、便于利用的原則。確保檔案信息能準確反映員工個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現等情況，同時保障檔案信息的安全性和保密性。二、檔案管理職責分工1.人力資源部門-負責制定和完善員工檔案管理制度，并監督制度的執行情況。-集中統一管理酒店員工檔案，負責檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、借閱、轉遞等工作。-定期對員工檔案進行清查核對，確保檔案數量準確、內容完整。-利用員工檔案信息，為酒店人力資源規劃、招聘、培訓、績效考核、薪酬福利、崗位調整等工作提供支持。2.各部門-負責及時向人力資源部門提供本部門員工的相關材料，如培訓記錄、績效考核結果、獎懲情況等。-在員工離職時，協助人力資源部門完成檔案整理和交接工作。-配合人力資源部門對員工檔案進行清查核對，提供必要的信息和協助。三、檔案內容及分類1.檔案內容員工檔案主要包括以下內容：-履歷材料：個人基本信息登記表、入職申請表、工作經歷證明材料、學歷學位證書復印件、職業資格證書復印件等。-自傳材料：員工撰寫的個人自傳，包括成長經歷、思想變化、工作業績等方面內容。-鑒定、考核、考察材料：試用期考核鑒定、年度績效考核表、任職期滿考核材料、崗位晉升考察材料等。-學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料：學歷學位認證報告、各類培訓結業證書復印件、專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等。-政審材料：政治歷史審查報告、入黨入團材料等。-黨團材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、思想匯報、團組織關系介紹信等。-獎勵材料：獲得的各類榮譽證書復印件、表彰決定等。-處分材料：違紀違規處理決定、檢討書等。-工資、任免、出國（境）等材料：工資調整審批表、職務任免文件、出國（境）審批表及相關證明材料。-勞動合同、離職材料：勞動合同書、離職申請、離職證明等。-其他可供組織參考的材料：如體檢報告、家庭情況調查表等。2.檔案分類為便于管理和查找，員工檔案按照以下類別進行分類：-在職員工檔案：包括正在酒店工作的所有員工檔案。-離職員工檔案：已辦理離職手續，但仍在檔案保留期限內的員工檔案。-特殊檔案：針對一些具有特殊情況或重要價值的員工檔案，如酒店高層管理人員檔案、為酒店做出突出貢獻員工檔案等，進行單獨分類管理。四、檔案的收集與鑒別1.檔案收集-定期收集：人力資源部門定期向各部門收集員工的相關檔案材料，各部門應按照要求及時整理并提交。例如，每月初收集上月員工的培訓記錄、績效考核結果等材料。-不定期收集：在員工發生崗位變動、獲得獎勵或受到處分等特殊情況時，相關部門應及時將有關材料提交給人力資源部門。如員工獲得酒店“優秀員工”稱號，行政部門應在表彰決定發布后3個工作日內將榮譽證書復印件及表彰決定提交至人力資源部門。-員工提交：員工個人有義務主動向人力資源部門提交與自身相關的重要材料，如學歷學位證書更新、職業資格證書獲取等材料。2.檔案鑒別-真實性鑒別：人力資源部門在收到檔案材料后，首先要對材料的真實性進行鑒別。通過與相關機構核實、查看原件等方式，確保材料真實可靠。例如，對于學歷學位證書復印件，可通過學信網等官方渠道進行認證核實。-完整性鑒別：檢查檔案材料是否完整，是否有缺頁、漏項等情況。如一份績效考核表，應包含考核指標、考核得分、考核評語等完整內容。-關聯性鑒別：判斷材料與員工檔案的關聯性，確保收集的材料是該員工的真實信息且與檔案管理相關。對于一些無關緊要或與檔案管理目的不符的材料，不予歸檔。-規范性鑒別：審核材料的格式、內容填寫等是否規范。如檔案材料應使用A4紙張，文字表述應清晰準確，簽字蓋章應齊全等。經過鑒別，對于符合要求的材料，進行整理歸檔；對于不符合要求的材料，及時通知相關部門或員工進行補充、修正或更換。五、檔案的整理與歸檔1.檔案整理-分類整理：根據檔案內容的分類標準，將鑒別后的檔案材料進行分類。同一類別的材料按照時間順序或重要程度進行排列。例如，履歷材料按照時間先后順序排列，獎勵材料按照獎勵級別從高到低排列。-編號編目：為每份檔案材料進行編號，并編制目錄。目錄應包含材料名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱和管理。-裝訂成冊：對于紙張較多的檔案類別，如履歷材料、培訓材料等，可采用裝訂成冊的方式進行整理，確保材料整齊、牢固，便于長期保存。2.檔案歸檔-建立檔案盒：為每位員工建立獨立的檔案盒，檔案盒上標注員工姓名、工號、入職時間等基本信息。-裝入檔案盒：將整理好的檔案材料按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒內放置檔案目錄清單。-上架存放：將檔案盒按照一定的規律上架存放，如按照部門、入職時間等順序排列，便于查找和管理。同時，建立電子檔案索引，記錄每個檔案盒的存放位置等信息。六、檔案的保管1.保管設施-酒店設立專門的檔案保管室，配備必要的保管設施，如檔案架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。檔案保管室應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合檔案保管要求。-采用電子檔案管理系統，對員工檔案進行數字化存儲和管理。電子檔案管理系統應具備數據備份、加密、權限管理等功能，確保電子檔案信息的安全可靠。2.保管期限-在職員工檔案：自員工入職之日起開始保管，直至員工離職后按照規定的保留期限繼續保管。-離職員工檔案：一般情況下，離職員工檔案保留[X]年。對于涉及法律糾紛、經濟問題等特殊情況的離職員工檔案，根據實際情況適當延長保留期限。保留期限屆滿后，經人力資源部門負責人審批，按照規定進行檔案銷毀處理。3.定期清查人力資源部門定期對員工檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查。清查內容包括檔案數量、檔案完整性、檔案存放情況等。在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞等問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，對清查結果進行記錄，形成清查報告。七、檔案的借閱與使用1.借閱申請因工作需要借閱員工檔案的，借閱人應填寫《員工檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案的員工姓名及工號、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字審批。對于涉及酒店高層管理人員或重要敏感信息的檔案借閱，還需經人力資源部門負責人和酒店總經理簽字審批。2.借閱審批人力資源部門收到《員工檔案借閱申請表》后，對申請內容進行審核。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并安排檔案管理人員辦理借閱手續。3.借閱手續檔案管理人員按照審批后的《員工檔案借閱申請表》，為借閱人提供檔案。借閱人需在《員工檔案借閱登記冊》上簽字確認，注明借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.歸還手續借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案。歸還時，檔案管理人員要對檔案進行檢查，確保檔案內容完整、無損壞。經檢查無誤后，在《員工檔案借閱登記冊》上注明歸還時間，并由借閱人簽字確認。5.檔案使用借閱人借閱檔案后，只能將檔案用于申請時注明的工作目的，不得擅自將檔案信息泄露給無關人員。在使用檔案過程中，如需摘抄、復印檔案內容，應另行填寫《員工檔案摘抄/復印申請表》，經人力資源部門負責人審批后，在檔案管理人員的監督下進行摘抄或復印。摘抄或復印的內容應妥善保管，使用完畢后按照規定進行銷毀處理。八、檔案的轉遞1.轉遞原因員工離職后，如需要將檔案轉遞至新的工作單位或人才服務機構；或者員工檔案因管理需要在酒店內部不同部門之間進行轉移等情況，應按照規定辦理檔案轉遞手續。2.轉遞申請由員工本人或相關部門提出檔案轉遞申請，填寫《員工檔案轉遞申請表》，注明轉遞原因、接收單位名稱及地址、聯系人及聯系電話等信息，并提交相關證明材料，如離職證明、調函等。3.審核與批準人力資源部門對《員工檔案轉遞申請表》及相關證明材料進行審核，確認無誤后，報人力資源部門負責人審批。對于涉及重要員工或特殊情況的檔案轉遞，還需經酒店總經理審批。4.檔案整理與密封經審批同意轉遞檔案后，檔案管理人員對檔案進行整理，確保檔案內容完整、材料齊全。然后將檔案裝入檔案袋，并在檔案袋封口處加蓋密封章。5.轉遞方式-專人送達：對于距離較近、接收單位要求專人送達的情況，可安排酒店工作人員將檔案親自送達接收單位，并要求接收單位在檔案轉遞回執上簽字蓋章后帶回。-機要通信：對于通過機要通信方式轉遞檔案的，檔案管理人員應按照機要通信的要求，填寫機要文件交寄單，將檔案密封包裝后交機要部門郵寄。同時，跟蹤機要信件的投遞情況，確保檔案安全送達接收單位。-郵政特快專遞（EMS）：在符合規定的情況下，也可通過郵政特快專遞（EMS）方式轉遞檔案。選擇EMS時，應選擇專門的檔案郵寄通道，并確保檔案包裝牢固，同時保留好郵寄憑證。6.回執管理檔案轉遞后，人力資源部門應及時跟蹤檔案的接收情況。接收單位收到檔案后，應在檔案轉遞回執上簽字蓋章，并及時寄回給酒店人力資源部門。人力資源部門收到回執后，進行登記存檔，確認檔案已成功轉遞。九、檔案信息化管理1.電子檔案建立利用電子檔案管理系統，將員工紙質檔案進行數字化掃描，轉化為電子檔案。掃描后的電子檔案應清晰、完整，符合檔案數字化存儲的要求。同時，為電子檔案添加索引信息，便于快速檢索和查詢。2.數據錄入與維護將員工檔案的關鍵信息，如姓名、工號、入職時間、學歷、崗位等錄入電子檔案管理系統，建立電子檔案數據庫。定期對數據庫進行維護和更新，確保數據的準確性和及時性。如員工崗位發生變動，應及時在電子檔案管理系統中進行更新。3.權限設置根據不同人員的工作職責和權限，為電子檔案管理系統設置不同的訪問權限。例如，人力資源部門負責人可查看和修改所有員工檔案信息；部門經理只能查看本部門員工的檔案信息；普通員工只能查看本人的檔案信息等。通過權限設置，保障檔案信息的安全性和保密性。4.信息共享與利用在確保信息安全的前提下，實現員工檔案信息在酒店內部相關部門之間的共享。例如，在進行員工培訓需求分析時，培訓部門可通過電子檔案管理系統獲取員工的學歷、培訓經歷、績效考核等信息，為制定培訓計劃提供依據。同時，利用電子檔案管理系統的數據分析功能，對員工檔案信息進行統計分析，為酒店人力資源決策提供支持。十、檔案保密與安全管理1.保密制度-酒店所有接觸員工檔案的人員都必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。與檔案管理無關的人員不得擅自進入檔案保管室。-檔案管理人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。在日常工作中，對檔案內容嚴格保密，不得在私人場合或無關人員面前談論檔案信息。-對于電子檔案信息，應采取加密存儲、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。同時，對電子檔案的操作記錄進行審計，以便及時發現和處理異常情況。2.安全管理-檔案保管室應安裝監控設備，對檔案保管室的日常情況進行實時監控。監控錄像應保存一定期限，以備查閱。-定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設備正常運行。如發現設備故障，應及時維修或更換。-制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災、地震等緊急情況，能夠迅速采取措施保護檔案安全。同時，定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應急處置能力。十一、監督與處罰1.監督機制人力資源部門定期對員工檔案管理工作進行檢查和監督，確保檔案管理制度的執行到位。檢查內容包括檔案收集、整理、保管、借閱、轉遞等各個環節，發現問題及時整改。同時，鼓勵員工對檔案管理工作中的違規行為進行監督和舉報。2.處罰措施對于違反本規定的行為，視情節輕重給予相應的處罰：-對于未按照規定及時收集、提交檔案材料的部門或個人，給予警告，并責令限期改正。-對于在檔案管理工作中故意隱瞞、篡改