酒店財務收支管理規定

酒店財務收支管理規定一、總則1.目的：為加強酒店財務管理，規范財務收支行為，確保酒店財務工作的正常開展，提高資金使用效益，保障酒店的經濟利益，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于酒店內所有部門及全體員工涉及的財務收支活動。3.基本原則：酒店財務收支管理遵循合法性、合理性、真實性、準確性、及時性原則，嚴格執行國家相關法律法規及財務制度，確保財務收支活動的規范有序。二、財務收支審批權限1.日常費用審批-部門經理審批權限：部門日常發生的單項費用支出在[X]元以下的，由部門經理審批后，交財務部門審核報銷。-財務總監審批權限：單項費用支出在[X]元至[X]元之間的，需經部門經理審核后，報財務總監審批，再交財務部門辦理報銷手續。-總經理審批權限：單項費用支出超過[X]元的，必須經部門經理、財務總監審核后，報總經理審批，財務部門根據審批意見進行報銷處理。2.重大支出審批-對于重大投資項目、大額采購支出、固定資產購置等重大財務支出事項，需由相關部門提出詳細的項目報告及預算方案，經部門經理、財務總監審核后，提交總經理辦公會審議通過，報酒店董事會批準后方可執行。三、收入管理1.收入范圍界定-酒店收入主要包括客房收入、餐飲收入、娛樂收入、會議收入、其他服務收入等。所有收入均應按照相關會計準則進行準確核算和記錄。-其他收入包括但不限于場地出租收入、酒店資產處置收入、利息收入、罰款收入等，必須及時足額入賬，不得隱瞞或截留。2.收入確認原則-客房收入以客人實際入住并結算的金額為依據，按照權責發生制原則確認收入。對于提前預訂但未實際入住的情況，根據預訂合同或相關規定進行處理，如有收取定金，應在客人實際入住或取消預訂時進行相應的賬務處理。-餐飲收入以客人實際消費并結算的金額為準，在客人結賬時確認收入。對于宴會、會議等大型餐飲活動，根據合同約定，在活動結束且款項結算后確認收入。-娛樂收入、會議收入等按照與客戶簽訂的合同或協議，在服務提供完成且款項收到或取得收款權利時確認收入。3.收入核算與報告-酒店各營業部門應每日編制營業收入日報表，詳細記錄當天的收入情況，包括收入項目、金額、結算方式等信息，并及時報送財務部門。-財務部門應根據各營業部門報送的日報表，進行收入的分類核算和匯總，編制月度、季度、年度財務報表，準確反映酒店的收入情況。同時，定期對收入數據進行分析，為酒店經營決策提供依據。4.收款管理-酒店所有收入必須通過合法的收款渠道收取，包括現金、銀行卡、支票、線上支付等方式。嚴禁任何部門或個人私自收取現金或采用其他違規收款方式。-各營業部門在收取款項時，應按照規定開具正式發票或收據，并加蓋酒店財務專用章。發票和收據的開具必須真實、準確、完整，不得虛開或開具與實際業務不符的票據。-對于現金收款，必須及時繳存銀行，不得坐支現金。每日營業結束后，各營業部門應將當天收取的現金與營業收入日報表進行核對，確保賬實相符，并將現金繳存至酒店指定的銀行賬戶。-對于銀行卡、線上支付等收款方式，財務部門應及時關注款項到賬情況，與相關支付平臺進行核對，確保收款金額準確無誤。如發現異常情況，應及時與支付平臺或銀行聯系，進行查詢和處理。-對于支票收款，應嚴格審核支票的真實性、有效性和完整性，確保支票金額與營業收入日報表一致。收到支票后，應及時送存銀行，并做好相關記錄。四、支出管理1.費用支出管理-差旅費-員工因公務出差，應提前填寫《出差申請單》，注明出差事由、目的地、預計出差時間等信息，經部門經理審批后，報財務部門備案。-差旅費報銷標準按照酒店制定的相關規定執行，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。員工應在出差結束后[X]個工作日內，填寫《差旅費報銷單》，并附上相關發票、車票等原始憑證，按照審批權限進行報銷。-交通費用應根據實際出差行程和規定的交通工具標準報銷，原則上應選擇經濟實惠的交通方式。如需乘坐飛機、高鐵一等座等高級交通工具，需經總經理批準。-住宿費用按照不同地區和職位級別設定相應的報銷標準，超出標準部分原則上由個人承擔。員工應選擇符合酒店協議的住宿酒店，以獲取更優惠的價格。如因特殊情況需入住非協議酒店，應提前說明原因并經部門經理批準。-餐飲補貼按照出差天數和規定標準發放，不再報銷出差期間的餐飲費用。如因業務需要宴請客戶，應按照業務招待費的規定進行審批和報銷，且不得重復享受餐飲補貼。-業務招待費-業務招待費的支出應遵循必要性、合理性和適度性原則，嚴格控制開支范圍和標準。業務招待活動必須事先填寫《業務招待申請單》，注明招待對象、事由、預計費用等信息，經部門經理審核后，報總經理審批。-業務招待費的報銷必須提供合法有效的發票，并注明招待對象、時間、地點等詳細信息。對于超標準或不符合規定的業務招待費用，財務部門有權拒絕報銷。-財務部門應定期對業務招待費的支出情況進行統計和分析，向管理層提供相關報表，以便進行費用控制和管理。-辦公用品及低值易耗品采購-各部門應根據實際工作需要，定期編制辦公用品及低值易耗品采購計劃，報部門經理審核后，交采購部門統一采購。-采購部門應選擇合適的供應商，通過詢價、比價等方式，確保采購價格合理、質量可靠。對于常用的辦公用品及低值易耗品，應建立供應商檔案和價格庫，以便進行采購成本控制。-辦公用品及低值易耗品采購完成后，采購部門應及時通知倉庫進行驗收。倉庫管理人員應按照采購清單對貨物的數量、質量、規格等進行核對，確認無誤后辦理入庫手續，并開具入庫單。-各部門領用辦公用品及低值易耗品時，應填寫《領用申請表》，經部門經理審批后，到倉庫領取。倉庫管理人員應根據《領用申請表》進行發放，并做好相關記錄。-財務部門應定期對辦公用品及低值易耗品的采購、庫存和領用情況進行盤點和核算，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理。-水電費及通訊費-酒店應安裝獨立的水電計量裝置，準確記錄水電消耗情況。水電費由財務部門根據水電供應部門提供的發票，按照實際消耗數量和單價進行結算。-各部門應加強對水電的使用管理，提倡節約能源，杜絕浪費現象。對于因人為原因造成水電浪費的，應追究相關人員的責任。-酒店員工的通訊費按照酒店制定的標準進行補貼，由財務部門在每月工資中統一發放。員工因公務發生的通訊費用，如因業務需要使用個人手機進行工作聯系產生的費用，可憑有效發票按照規定程序報銷，但應提供相關業務說明。2.采購支出管理-采購計劃制定-各部門應根據酒店經營需要，結合庫存情況，提前制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息，經部門經理審核后，報采購部門匯總。-采購部門應根據各部門提交的采購計劃，結合市場供應情況和價格波動趨勢，編制年度、季度和月度采購預算，并報財務部門審核。財務部門應根據酒店的資金狀況和成本控制目標，對采購預算進行審核和調整，確保采購支出在預算范圍內。-供應商選擇與管理-采購部門應建立嚴格的供應商篩選和評估機制，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供應能力強的供應商。-對擬合作的供應商，采購部門應進行實地考察或背景調查，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務等情況，并要求供應商提供相關資質證明文件。經評估合格的供應商，方可列入酒店的供應商名錄。-采購部門應與供應商簽訂正式的采購合同，明確雙方的權利義務、產品規格、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部門備案。-定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的交貨及時性、產品質量、售后服務等情況，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，可給予更多的合作機會；對于不符合要求的供應商，應及時終止合作。-采購流程執行-采購部門根據批準的采購計劃，向選定的供應商發出采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息、價格、交貨時間、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。-供應商按照采購訂單的要求組織生產和發貨，采購部門應及時跟蹤采購進度，確保貨物按時、按質、按量到達酒店。貨物到達后，采購部門應通知倉庫管理人員和質量檢驗人員進行驗收。-倉庫管理人員應按照采購訂單和送貨單對貨物的數量、規格、型號等進行核對，質量檢驗人員應按照質量標準對貨物進行檢驗。驗收合格的貨物，倉庫管理人員應辦理入庫手續，開具入庫單；驗收不合格的貨物，采購部門應及時與供應商聯系，協商退貨、換貨或補貨等事宜。-財務部門根據采購合同、入庫單、發票等相關憑證，對采購支出進行審核。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和付款時間進行付款。對于需要預付款項的采購業務，財務部門應嚴格按照審批程序進行操作，并跟蹤預付款項的使用情況，確保資金安全。3.固定資產購置與處置管理-固定資產購置-各部門因業務需要購置固定資產，應提前填寫《固定資產購置申請單》，詳細說明購置原因、固定資產名稱、規格、型號、預計金額等信息，經部門經理審核后，報財務部門和總經理審批。-對于重大固定資產購置項目，應進行可行性研究和論證，包括投資回報率分析、使用效益評估等。可行性研究報告經相關部門和專家評審通過后，方可提交總經理辦公會審議。-固定資產購置應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、比價等方式，選擇合適的供應商和采購方式，確保購置價格合理、質量可靠。-固定資產購置完成后，采購部門應及時通知使用部門和財務部門進行驗收。使用部門應按照購置申請單和合同要求對固定資產的數量、質量、規格等進行驗收，財務部門應核對相關發票、合同等憑證。驗收合格后，使用部門應填寫《固定資產驗收單》，并辦理固定資產入賬手續。-固定資產折舊與減值準備-財務部門應按照國家財務制度和酒店固定資產折舊政策，對固定資產進行分類折舊。折舊方法一經確定，不得隨意變更。如需變更，應經董事會批準，并在財務報表附注中予以說明。-定期對固定資產進行清查盤點，每年至少進行一次全面盤點。在清查盤點過程中，如發現固定資產存在減值跡象，財務部門應按照相關會計準則進行減值測試，并計提減值準備。-固定資產處置-固定資產因報廢、毀損、出售、轉讓等原因需要處置時，使用部門應填寫《固定資產處置申請單》，說明處置原因、固定資產名稱、規格、型號、購置時間、已使用年限、賬面價值等信息，經部門經理審核后，報財務部門和總經理審批。-對于重大固定資產處置項目，應進行資產評估，確定其市場價值。處置價格應根據評估結果和市場行情合理確定，不得低于評估價值。處置收入應及時足額入賬，處置凈收益或凈損失應按照財務制度進行相應的賬務處理。-固定資產處置完成后，財務部門應及時辦理固定資產核銷手續，調整固定資產明細賬和總賬，確保賬實相符。五、財務收支核算與監督1.財務核算要求-酒店財務部門應按照國家統一的會計準則和財務制度，設置規范的會計賬簿和會計科目，對財務收支進行準確、完整的核算。-會計憑證的編制必須真實、合法、有效，原始憑證應齊全、完整，記賬憑證應準確反映經濟業務內容，科目使用正確，金額計算無誤。-財務報表的編制應符合會計準則和相關法律法規的要求，做到數字真實、計算準確、內容完整、報送及時。定期編制財務分析報告，對酒店的財務狀況、經營成果和現金流量進行分析和評價，為管理層提供決策支持。2.財務監督機制-酒店設立內部審計機構，負責對財務收支活動進行定期審計和監督。內部審計人員應具備專業的財務知識和審計技能，獨立行使審計職權，不受其他部門和個人的干涉。-內部審計機構應制定年度審計計劃，對財務收支的合法性、合規性、真實性進行審計檢查。審計內容包括財務制度執行情況、預算執行情況、收支審批流程、資金使用效益等方面。-定期對財務部門的會計憑證、賬簿、報表等會計資料進行審計，檢查會計核算是否規范，財務數據是否真實可靠。對審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-加強對重大財務收支項目的專項審計，如重大投資項目、大額采購支出等。對項目的決策程序、預算執行、資金使用、經濟效益等方面進行全面審計，確保項目實施的合規性和效益性。-鼓勵員工對財務收支活動中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，酒店將給予舉報人一定的獎勵，并為舉報人保密。六、財務收支風險管理1.風險識別與評估-財務部門應定期對酒店財務收支活動中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、信用風險、流動性風險、操作風險等。-針對不同類型的風險，制定相應的風險評估指標和方法。例如，通過分析市場利率波動對酒店融資成本的影響，評估市場風險；通過對客戶信用狀況的調查和分析，評估信用風險；通過對酒店現金流量狀況的分析，評估流動性風險；通過對財務流程和內部控制制度的檢查，評估操作風險。-根據風險評估結果，對風險進行分類和分級，確定風險的重要性和影響程度，為制定風險應對策略提供依據。2.風險應對策略-對于市場風險，酒店應密切關注市場動態和宏觀經濟形勢，合理調整經營策略和財務政策。例如