合同與印鑒管理制度一、總則1.目的為加強公司合同與印鑒管理，規范合同簽訂、履行及印鑒使用流程，防范法律風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經營活動中涉及的各類合同簽訂、變更、解除以及印鑒的使用與管理。3.基本原則合同管理遵循依法合規、審慎嚴謹、公平公正、全程監控的原則。印鑒管理遵循專人保管、審批使用、登記備案、確保安全的原則。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項各部門根據業務需要發起合同立項申請，詳細說明合同的背景、目的、主要內容、預計金額、履行期限等信息。經部門負責人審核后提交至法務部門進行法律風險評估。2.合同起草法務部門根據立項申請及法律風險評估意見，會同相關業務部門起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等核心條款，確保內容合法合規、條款清晰準確、表述嚴謹完整。3.合同審核合同起草完成后，依次提交業務部門負責人、財務部門、法務部門進行審核。業務部門重點審核合同條款是否符合業務需求和實際情況；財務部門審核合同的付款方式、結算周期、費用預算等財務條款；法務部門從法律角度對合同的合法性、合規性進行全面審查，并提出修改意見。審核部門應在規定時間內完成審核并簽署意見，反饋給起草部門進行修改完善。4.合同審批經各部門審核通過的合同，按照公司的審批權限提交相應層級的領導審批。審批人應認真審查合同內容，對合同的真實性、合法性、可行性負責，并簽署審批意見。重大合同或涉及金額較大的合同，需經公司管理層集體決策。5.合同簽署合同經審批通過后，由授權代表與對方當事人簽署合同。簽署前，應仔細核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同內容準確無誤。合同簽署過程應進行記錄，留存相關影像資料。合同履行管理1.任務分解與責任落實合同簽訂后，業務部門應根據合同條款制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人員及時間節點，并將履行計劃報送至相關部門備案。2.跟蹤與監控業務部門負責對合同履行情況進行實時跟蹤，及時掌握合同履行進度，協調解決履行過程中出現的問題。定期向公司管理層匯報合同履行情況，遇有重大問題應及時報告并提出解決方案。3.變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，應按照原合同簽訂流程重新進行審批，并簽訂書面協議。變更或解除合同的協議應明確變更或解除的原因、內容、雙方的權利義務等事項。合同檔案管理1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關資料，包括合同文本、審批文件、補充協議、往來信函、履行記錄等均應作為合同檔案進行歸檔管理。2.歸檔要求合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，確保檔案資料完整、清晰、有序。每份合同檔案應建立獨立的檔案編號，便于查詢和管理。3.保管期限合同檔案的保管期限根據國家法律法規及公司相關規定執行，一般為[X]年。重要合同及涉及重大權益的合同檔案應適當延長保管期限。4.查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借合同檔案。查閱或借閱結束后，應及時歸還檔案，并辦理相關手續。三、印鑒管理印鑒種類與范圍1.公司公章用于公司對外簽訂的各類合同、協議、文件等具有法律效力的文書。2.合同專用章專門用于公司簽訂合同，不得用于其他用途。3.財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務活動。4.法定代表人章用于公司特定的財務文件、授權委托書等。印鑒保管1.專人負責公司設立印鑒保管崗位，指定專人負責印鑒的保管工作。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印鑒管理規定。2.保管場所印鑒應存放在安全可靠的保險柜或專門的印鑒保管箱內，并放置在公司指定的保管場所。保管場所應具備防火、防盜、防潮等安全設施。3.離崗交接印鑒保管人員因工作調動、離職等原因離崗時，應及時辦理印鑒交接手續。交接雙方應認真核對印鑒數量、規格、狀態等信息，并在《印鑒交接清單》上簽字確認。交接過程應有監交人在場監督，確保交接手續完整、準確。印鑒使用1.審批流程使用印鑒時，應填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息。經部門負責人、分管領導審批后，方可到印鑒保管人員處用印。重大事項用印需經公司法定代表人批準。2.用印登記印鑒保管人員應建立《印鑒使用登記簿》，對每次印鑒使用情況進行詳細登記，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、申請人、審批人等信息。登記內容應清晰、準確、完整，便于查詢和追溯。3.用印要求用印時，應確保用印文件與審批內容一致，用印位置準確、清晰。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印鑒。因特殊情況確需在空白紙張上加蓋印鑒的，應經公司法定代表人批準，并嚴格控制空白紙張的使用數量和流向。印鑒廢止與銷毀1.廢止程序因公司名稱變更、機構調整、業務終止等原因，需要廢止印鑒的，由相關部門提出申請，經公司管理層批準后，辦理印鑒廢止手續。印鑒廢止后，應及時通知相關部門和單位，停止使用廢止印鑒。2.銷毀處理廢止印鑒應及時進行銷毀，防止印鑒被非法使用。銷毀印鑒時，應由印鑒保管人員、監銷人員共同在場，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并在《印鑒銷毀清單》上簽字確認。銷毀記錄應妥善保存，以備查核。四、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對合同與印鑒管理制度的執行情況進行審計檢查，重點審查合同簽訂、履行、檔案管理及印鑒使用、保管等環節是否符合制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.法務監督法務部門負責對合同簽訂、履行過程中的法律風險進行全程監控，對重大合同進行專項法律審查，確保合同的合法性和有效性。對印鑒使用情況進行不定期抽查，發現違規用印行為及時制止并依法處理。3.考核評價將合同與印鑒管理工作納入公司各部門及相關人員的