酒店商品調撥流程規定

酒店商品調撥流程規定一、總則1.目的為了規范酒店商品在不同部門、不同營業區域之間的調撥行為，確保商品流轉的順暢、準確、高效，合理優化資源配置，保障酒店運營過程中各環節對商品的需求，特制定本流程規定。2.適用范圍本規定適用于酒店內所有涉及商品調撥的部門及崗位，包括但不限于客房部、餐飲部、前廳部、商品部、倉庫等。所涉及的商品包括各類客用品、食品、飲料、辦公用品、清潔用品、維修材料及其他用于酒店運營的物品。3.原則-計劃性原則：商品調撥應基于酒店的經營計劃和實際需求進行，避免盲目調撥造成資源浪費或積壓。-準確性原則：調撥過程中要確保商品的數量、規格、質量等信息準確無誤，相關記錄完整、清晰。-及時性原則：對于有緊急需求的部門，應優先安排調撥，以保證酒店運營不受影響。-責任明確原則：明確各部門在商品調撥過程中的職責和權限，確保每個環節都有專人負責，出現問題可追溯。二、商品調撥申請1.需求部門發起申請-當酒店內某一部門因業務需要，庫存商品無法滿足其工作需求時，由需求部門填寫《商品調撥申請表》。申請表應包含以下詳細信息：申請部門、申請日期、所需商品名稱、規格、數量、預計使用日期、調撥原因、申請調撥至的目標部門等。-需求部門負責人對申請表進行審核，確保信息的真實性和合理性。審核通過后，在申請表上簽字確認。2.緊急需求處理-若需求部門的商品需求屬于緊急情況（如突然接到大型會議或宴會訂單，急需補充大量客用品），可在申請表中注明“緊急”字樣，并通過電話或即時通訊工具等方式第一時間通知相關部門（如倉庫、目標部門）。-對于緊急需求，各相關部門應優先處理，在確保商品質量和數量的前提下，加快調撥流程，以滿足緊急業務需求。三、申請審批流程1.部門間協調審批-《商品調撥申請表》經需求部門負責人簽字后，首先流轉至目標部門。目標部門負責人需對申請表進行審核，確認本部門是否有足夠的商品可滿足需求部門的申請，以及調撥后是否會影響本部門的正常運營。-若目標部門同意調撥，在申請表上簽字確認；若目標部門庫存不足或認為調撥會對自身業務產生較大影響，需在申請表上注明原因，并與需求部門進行溝通協調，尋求其他解決方案（如共同向采購部門申請補貨等）。2.上級領導審批-經過部門間協調確認后，《商品調撥申請表》流轉至酒店分管副總經理（或相應的上級領導）進行最終審批。上級領導將從酒店整體運營的角度出發，綜合考慮各部門的需求和資源配置情況，對調撥申請進行審批。-上級領導審批通過后，在申請表上簽字并加蓋部門印章。若上級領導不同意調撥申請，需在申請表上注明具體原因，并反饋給需求部門和目標部門。四、倉庫操作流程1.接收審批后的申請表倉庫在收到經上級領導審批通過的《商品調撥申請表》后，倉庫管理人員對申請表進行再次核對，確保各項信息準確無誤。2.庫存查找與準備-倉庫管理人員根據申請表上的商品信息，在倉庫內查找相應商品。核實商品的實際庫存數量、規格、質量等情況，確保與申請表一致。-對于需要從貨架上取下的商品，倉庫管理人員應小心操作，避免商品損壞。將準備調撥的商品集中放置在指定區域，進行標識。3.庫存記錄更新-在商品準備好后，倉庫管理人員及時更新倉庫庫存記錄系統，減少相應商品的庫存數量，并記錄調撥的去向（即目標部門）、調撥時間等信息。同時，在倉庫的實物賬冊上進行相應的登記，確保賬實相符。五、商品交接流程1.內部運輸安排-根據商品的數量、體積、重量等情況，安排合適的運輸方式和工具進行商品的內部運輸。對于小件商品，可由酒店內部員工通過手推車等工具進行搬運；對于大件或大批量商品，可安排專門的運輸車輛（如酒店的送貨電瓶車等）進行運輸。-在運輸過程中，要確保商品的安全，避免碰撞、損壞、丟失等情況發生。運輸人員應對商品進行妥善固定和防護。2.交接現場操作-商品運輸至目標部門后，需求部門和目標部門的相關人員應共同在交接現場進行商品的清點和驗收。-雙方依據《商品調撥申請表》上的商品信息，對商品的名稱、規格、數量、質量等進行逐一核對。如有商品與申請表不符的情況，應立即記錄并與倉庫管理人員溝通核實。-核對無誤后，雙方在《商品調撥交接單》上簽字確認。交接單應包含商品名稱、規格、數量、交接時間、交接地點、交接雙方人員簽名等信息。3.特殊情況處理-若在交接過程中發現商品有損壞、變質等質量問題，需求部門有權拒收。目標部門應及時與倉庫管理人員聯系，說明情況。倉庫管理人員應核實問題商品的情況，并根據實際情況采取相應措施，如重新調撥合格商品、對問題商品進行報廢處理等。-對于一些有保質期要求的商品，如食品、飲料等，交接時雙方應特別注意檢查保質期。若發現臨近保質期或已過保質期的商品，應按照酒店相關規定進行處理，不得進行調撥。六、賬務處理流程1.財務部門接收信息倉庫在完成商品調撥后，將《商品調撥申請表》和《商品調撥交接單》的復印件及時傳遞給財務部門。財務部門接收相關單據后，對其進行審核，確保單據的完整性和準確性。2.成本核算與賬務調整-財務部門根據商品的調撥情況，按照酒店的成本核算方法，對相關部門的成本進行核算和調整。將調出部門的庫存成本減少，同時增加調入部門的庫存成本。-在財務賬目中，準確記錄商品調撥的日期、金額、涉及部門等信息，確保財務數據的真實、準確、完整。對于因商品調撥產生的其他費用（如運輸費用等），也應進行相應的賬務處理。3.定期財務核對-財務部門定期（如每月末）與倉庫、各相關部門進行庫存賬目核對。通過核對庫存數量、金額等信息，確保財務賬與實物賬、部門賬一致。如發現賬目差異，及時進行調查和調整，查找原因并采取相應的糾正措施。七、監督與審計1.內部監督機制-酒店設立內部監督小組，成員包括行政部門、財務部門和審計部門的相關人員。監督小組定期對商品調撥流程進行檢查和監督，確保各部門嚴格按照本規定執行。-監督小組檢查的內容包括《商品調撥申請表》《商品調撥交接單》等單據的填寫是否規范、審批流程是否完整、商品交接是否準確無誤、庫存記錄和財務賬目是否一致等。-對于監督過程中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.審計工作開展-審計部門定期對酒店的商品調撥業務進行審計。審計內容包括商品調撥的合規性、合理性、效益性等方面。-審計部門通過查閱相關單據、賬目，實地盤點庫存商品，與相關人員進行訪談等方式，全面審查商品調撥業務。對于審計中發現的違規行為或管理漏洞，及時出具審計報告，并提出改進建議。-酒店管理層應根據審計報告的建議，督促相關部門進行整改，完善商品調撥管理制度和流程，提高酒店管理水平。八、培訓與宣傳1.制度培訓-行政部門負責組織對酒店各部門員工進行商品調撥流程規定的培訓。培訓內容包括制度的詳細條款、操作流程、各部門的職責等。-培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式，確保員工能夠理解和掌握制度要求。新員工入職時，應將商品調撥流程規定作為培訓的重要內容之一，使其盡快熟悉相關工作流程。2.宣傳推廣-通過酒店內部宣傳欄、內部刊物、電子郵件等渠道，對商品調撥流程規定進行宣傳推廣。向員工宣傳制度的重要性和意義，提高員工對制度的認知度和遵守制度的自覺性。-在酒店內部的工作會議上，適時強調商品調撥流程規定的執行情況，對嚴格執行制度的部門和個人進行表揚，對違反制度的行為進行批評教育，營造良好的制度執行氛圍。九、違規處理1.違規行為界定-以下行為屬于違反商品調撥流程規定的行為：未按規定填寫《商品調撥申請表》或填寫信息虛假、不準確；未經審批擅自進行商品調撥；在商品交接過程中故意隱瞞商品質量問題或數量差異；未及時更新庫存記錄或財務賬目，導致賬實不符；拒絕接受內部監督和審計等。2.違規處理措施-對于違反商品調撥流程規定的部門或個人，視情節輕重給予相應的處理。處理措施包括警告、罰款、績效扣分、降職降薪、辭退等。-對于因違規行為給酒店造成經濟損失的，違規部門或個人應承擔相應的賠償責任。同時，酒店將追究相關人員的管理責任，確保制度的嚴肅性和權威性。十、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸酒店行政部門所有。如有未盡