合同及資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同及資料管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，確保公司資料的完整性、準確性和安全性，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、資料管理等方面的活動。（三）基本原則1.依法合規原則：合同及資料管理應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂到履行、變更、終止全過程以及各類資料的收集、整理、歸檔、保管等環節。3.風險防控原則：注重對合同風險和資料安全風險的識別、評估與防控。4.責任明確原則：明確各部門及人員在合同及資料管理中的職責，做到責任到人。二、合同管理（一）合同分類1.業務合同：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等，涉及公司日常經營業務的交易。2.勞動合同：規范公司與員工之間的勞動關系。3.其他合同：如借款合同、擔保合同等。（二）合同起草1.業務部門負責根據業務需求起草合同文本。合同文本應具備明確的合同雙方主體信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應語言規范、表述準確、邏輯清晰，避免歧義。對于格式合同，應仔細審查其中的格式條款，確保符合法律法規要求且對公司有利。（三）合同審核1.合同起草完成后，應提交至相關部門進行審核。審核部門及職責如下：法務部門：重點審核合同的合法性、合規性，對合同條款的法律風險進行評估并提出修改建議。財務部門：審核合同的價款、支付方式、結算條款等財務相關內容，確保公司財務利益得到保障。業務部門：從業務角度對合同條款進行審核，確保合同內容符合業務實際需求，具備可操作性。2.各審核部門應在規定時間內完成審核，并出具書面審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議，業務部門根據審核意見對合同進行修改完善。（四）合同簽訂1.經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同的，應持有法定代表人簽署的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍、期限等內容。2.簽訂合同前，應確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關部門留存。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，以便跟蹤合同履行情況。（五）合同履行1.業務部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求全面履行合同義務。2.在合同履行過程中，如發現對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，并向公司相關領導匯報。同時，應收集、整理相關證據，為維護公司合法權益做好準備。3.各部門應密切配合，協同推進合同履行。財務部門負責按照合同約定及時辦理款項收付手續；法務部門為合同履行提供法律支持和指導。（六）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內容，應由合同雙方協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如出現法定或約定的解除合同情形，需要解除合同的，應由合同一方及時通知對方，并按照法律規定或合同約定辦理解除手續。解除合同后，應妥善處理善后事宜，如清理債權債務、返還財產等。（七）合同糾紛處理1.如發生合同糾紛，業務部門應及時向公司匯報，并與法務部門共同研究應對策略。2.處理合同糾紛應遵循合法、合理、有利的原則，盡量通過協商、調解等方式解決。如協商、調解不成，應及時采取仲裁或訴訟等法律手段維護公司合法權益。3.在合同糾紛處理過程中，應注意收集、整理相關證據，確保公司在糾紛解決中處于有利地位。三、資料管理（一）資料分類1.業務資料：包括銷售訂單、采購發票、出入庫單、客戶資料、供應商資料等，與公司業務活動直接相關。2.財務資料：如會計憑證、賬簿、財務報表、稅務資料等，反映公司財務狀況和經營成果。3.人事資料：員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核資料等，涉及公司人力資源管理。4.行政資料：公司文件、會議紀要、規章制度、辦公用品采購記錄等，屬于公司行政管理范疇。5.法務資料：合同文本、法律意見書、訴訟文件等，與公司法律事務相關。（二）資料收集1.各部門應指定專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、準確、完整。2.在業務活動開展過程中，相關人員應按照規定及時將產生的資料提交給資料收集人員。例如，銷售人員應及時將銷售訂單、客戶反饋等資料提交；采購人員應及時提交采購發票、供應商報價單等資料。（三）資料整理1.資料收集人員應定期對收集到的資料進行整理，按照資料類別、時間順序等進行分類、編號。2.對于紙質資料，應進行裝訂、歸檔；對于電子資料，應進行備份，并按照規范的文件夾結構進行存儲，確保資料易于查找和使用。（四）資料歸檔1.整理后的資料應及時歸檔至公司檔案管理部門。檔案管理部門應建立完善的檔案管理制度，明確檔案的保管期限、保管方式等。2.不同類別的資料應按照相應的保管期限進行分類存放。例如，業務資料中的銷售訂單、采購合同等重要文件一般應長期保存；財務資料中的會計憑證、賬簿等按照國家規定的保管期限進行保管。（五）資料保管1.檔案管理部門應確保資料保管環境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時采取措施進行處理。對于電子資料，應定期進行數據備份，防止數據丟失。（六）資料查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，經部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過規定時間，借閱人應妥善保管所借資料，不得轉借、涂改、損壞。3.查閱和借閱資料時，檔案管理部門應做好登記工作，記錄查閱或借閱人員、時間、資料名稱等信息，以便跟蹤資料流向。（七）資料銷毀1.對于已過保管期限或無保存價值的資料，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、數量、銷毀原因等。2.經相關部門審核，公司分管領導批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。四、監督與考核（一）監督檢查1.公司設立合同及資料管理監督小組，定期對各部門合同及資料管理情況進行檢查。2.監督檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止情況，資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環節的執行情況。3.對于檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將合同及資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員進行考核評價。2.考核指標包括合同簽訂合規率、合同履行率、資料完整率、資料準確率、資料查閱借閱及時率等。3.