合同全流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、終止到歸檔等全流程的管理，確保合同合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于公司各部門對(duì)外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂和履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：在合同管理的全過(guò)程中，充分識(shí)別、評(píng)估和控制風(fēng)險(xiǎn)。效率原則：在確保合同質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，提高合同管理的效率。協(xié)作原則：合同管理涉及多個(gè)部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同做好合同管理工作。二、合同起草1.合同承辦部門確定業(yè)務(wù)需求部門作為合同承辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草工作。承辦部門應(yīng)指定專人作為合同承辦人，具體負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。2.合同文本擬定承辦人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板或相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，擬定合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。對(duì)于特殊業(yè)務(wù)的合同，承辦人可咨詢公司法律顧問(wèn)或相關(guān)專業(yè)人士的意見(jiàn)，確保合同文本的合法性和可行性。3.合同主要條款合同應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法等。根據(jù)合同類型和具體業(yè)務(wù)情況，還應(yīng)明確其他必要條款，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力條款等。三、合同審核1.審核流程承辦人完成合同起草后，應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否完整、表述是否清晰等。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同文本應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并提出法律意見(jiàn)和建議。法務(wù)部門審核通過(guò)后，合同文本應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款，如價(jià)款支付方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等，確保合同符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和利益。最后，合同文本應(yīng)提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門審核意見(jiàn)，綜合考慮業(yè)務(wù)情況和公司利益，做出最終審批決定。2.審核要點(diǎn)法務(wù)部門審核要點(diǎn)：合同主體是否合法有效，是否具備簽訂合同的資格和能力。合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。合同條款是否公平合理，雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等。合同爭(zhēng)議解決方式是否明確、可行。財(cái)務(wù)部門審核要點(diǎn)：合同價(jià)款是否合理，是否符合市場(chǎng)行情和公司預(yù)算。價(jià)款支付方式和結(jié)算周期是否符合公司財(cái)務(wù)制度和資金管理要求。合同涉及的稅務(wù)處理是否合規(guī)，是否明確雙方的稅務(wù)責(zé)任。3.審核意見(jiàn)反饋與修改各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)以書(shū)面形式反饋給承辦人。承辦人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。對(duì)于審核部門提出的重大修改意見(jiàn)，承辦人應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，確保合同修改后的可行性和有效性。四、合同簽訂1.簽訂授權(quán)公司法定代表人作為公司簽訂合同的最高授權(quán)代表。在特殊情況下，法定代表人可書(shū)面授權(quán)其他人員代表公司簽訂合同，但應(yīng)明確授權(quán)范圍和期限。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。2.合同簽署合同經(jīng)終審?fù)ㄟ^(guò)后，承辦人應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行簽署。簽署前，應(yīng)確保合同文本的內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的條款相符，且雙方簽字蓋章處應(yīng)清晰、完整。合同一般應(yīng)一式多份，由雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存一份。合同份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，確保各相關(guān)部門能夠及時(shí)查閱合同履行情況。3.合同蓋章合同蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行。承辦人應(yīng)填寫《合同用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公司印章管理部門辦理蓋章手續(xù)。印章管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)合同文本內(nèi)容、審批手續(xù)和簽字情況，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋公司印章。蓋章后的合同文本應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。五、合同履行1.履行責(zé)任明確合同簽訂后，承辦部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)按照合同約定全面履行合同義務(wù)。承辦人應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。涉及多個(gè)部門協(xié)作履行的合同，各相關(guān)部門應(yīng)明確各自的職責(zé)和分工，密切配合，共同推進(jìn)合同的順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)控承辦人應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行的時(shí)間、進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施加以防范和解決。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，承辦人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出解決方案和建議。3.變更與解除在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，承辦人應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，承辦人應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定的程序辦理解除手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照約定進(jìn)行結(jié)算和清理，并妥善處理善后事宜。六、合同變更1.變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，承辦人應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和對(duì)合同履行的影響等，并提交原合同文本、變更協(xié)議草案等相關(guān)材料。2.變更審核《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人初審后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門審核變更內(nèi)容的合法性、合規(guī)性以及對(duì)原合同權(quán)利義務(wù)的影響，并提出法律意見(jiàn)。審核通過(guò)后，《合同變更申請(qǐng)表》連同法律意見(jiàn)一并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門審核變更對(duì)合同價(jià)款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款的影響，并提出財(cái)務(wù)意見(jiàn)。最后，《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)終審批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行合同變更。3.變更協(xié)議簽訂經(jīng)批準(zhǔn)的合同變更申請(qǐng)，承辦人應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整、履行期限、違約責(zé)任等條款。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和蓋章，并作為原合同的附件一并存檔。七、合同終止1.終止情形合同終止的情形包括但不限于：合同履行完畢；合同解除；合同期限屆滿；雙方協(xié)商一致終止合同等。2.終止通知合同終止時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)向合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)出書(shū)面終止通知，明確告知合同終止的原因、時(shí)間和相關(guān)事項(xiàng)。3.結(jié)算與清理合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理。承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人核對(duì)合同履行情況，確認(rèn)價(jià)款支付、貨物交付、服務(wù)完成等事項(xiàng)，并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。對(duì)于合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的債權(quán)債務(wù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理，確保公司的合法權(quán)益得到保障。4.資料歸檔合同終止后，承辦人應(yīng)將合同履行過(guò)程中形成的各類文件、資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、履行記錄、結(jié)算憑證等。歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防在合同簽訂和履行過(guò)程中，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。承辦人應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取有效措施加以預(yù)防和化解。2.糾紛處理流程如發(fā)生合同糾紛，承辦人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并提供相關(guān)合同文件和糾紛情況說(shuō)明。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。對(duì)于重大合同糾紛，應(yīng)及時(shí)咨詢公司法律顧問(wèn)的意見(jiàn)。根據(jù)糾紛處理方案，承辦人應(yīng)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商溝通，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)仲裁或訴訟等法律途徑解決。3.糾紛處理記錄在合同糾紛處理過(guò)程中，承辦人應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括糾紛發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、協(xié)商過(guò)程、采取的措施、處理結(jié)果等。糾紛處理記錄應(yīng)作為合同管理檔案的重要組成部分，妥善保管。九、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，承辦人應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完好。對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采取加密、防病毒等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀合同檔案資料。涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同全流程管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理的規(guī)范性等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)公司將合同全流程管理工作納入部門