合同專業(yè)章管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同專業(yè)章的管理，規(guī)范合同簽訂行為，維護公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力文件時對合同專業(yè)章的使用與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同專業(yè)章的使用符合法律要求。2.謹(jǐn)慎使用原則各部門應(yīng)謹(jǐn)慎對待合同簽訂事宜，在使用合同專業(yè)章前，需對合同條款進行嚴(yán)格審核，確保合同內(nèi)容合法、合理、明確，避免因不當(dāng)使用造成公司損失。3.專人專管原則合同專業(yè)章由專人負(fù)責(zé)保管，明確保管人的職責(zé)與權(quán)限，防止印章被盜用、冒用或濫用。4.登記備案原則對合同專業(yè)章的使用情況進行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢，確保每一次使用都有記錄可查。二、合同專業(yè)章的刻制與啟用（一）刻制1.合同專業(yè)章的刻制由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實際需要及相關(guān)規(guī)定確定印章的規(guī)格、樣式等。2.刻制合同專業(yè)章需選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，并與其簽訂保密協(xié)議，確保印章內(nèi)容及制作過程的保密性。3.印章制作完成后，由行政部門會同法務(wù)部門對印章的內(nèi)容、規(guī)格等進行核對，確認(rèn)無誤后進行登記備案。（二）啟用1.合同專業(yè)章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《合同專業(yè)章啟用申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.申請表批準(zhǔn)后，行政部門將啟用信息通知各部門，并在公司內(nèi)部進行公示，明確告知印章已正式啟用及使用要求。3.合同專業(yè)章啟用后，原舊章同時廢止，由行政部門負(fù)責(zé)收回并妥善保管，按規(guī)定進行銷毀處理。三、合同專業(yè)章的保管（一）保管人員1.合同專業(yè)章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉合同管理相關(guān)規(guī)定。2.保管人員應(yīng)與公司簽訂《合同專業(yè)章保管責(zé)任書》，明確其保管職責(zé)及違約責(zé)任。（二）保管要求1.合同專業(yè)章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管（可由保管人員及部門負(fù)責(zé)人分別掌握鑰匙），確保印章安全。2.保管人員不得擅自將合同專業(yè)章帶出公司，如因工作需要必須帶出公司使用時，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，使用完畢后及時歸還。3.保管人員應(yīng)定期對合同專業(yè)章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向公司報告，并采取相應(yīng)措施進行處理。（三）印章交接1.保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接合同專業(yè)章時，應(yīng)提前辦理交接手續(xù)，填寫《合同專業(yè)章交接清單》。2.交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方姓名等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)完成后，原保管人員方可離職，新保管人員應(yīng)按照本制度要求繼續(xù)履行保管職責(zé)。四、合同專業(yè)章的使用（一）使用范圍1.合同專業(yè)章僅用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件，不得用于其他任何用途。2.嚴(yán)禁在空白紙張、介紹信、授權(quán)委托書等文件上加蓋合同專業(yè)章。（二）使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同審批表》，按照公司合同審批流程進行審批。審批通過后，將合同文本提交給保管人員。2.保管人員應(yīng)對合同文本進行再次審核，重點審核合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益及法律要求。審核無誤后，在合同文本規(guī)定的蓋章處加蓋合同專業(yè)章，并在《合同用印登記表》上進行登記，詳細(xì)記錄合同名稱、編號、簽訂日期、用印份數(shù)、用印人等信息。3.用印完成后，保管人員應(yīng)將合同文本及相關(guān)審批文件整理歸檔，妥善保管。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要先加蓋合同專業(yè)章后補辦審批手續(xù)的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)口頭同意，并在事后及時補辦審批手續(xù)。補辦審批手續(xù)時，承辦部門應(yīng)提交書面說明，詳細(xì)解釋緊急情況的原因及用印的必要性。2.對于涉及金額較大、風(fēng)險較高的合同，在加蓋合同專業(yè)章前，可根據(jù)公司要求進行法律審查或?qū)徲嬙u估，確保合同的合法性和可行性。五、合同專業(yè)章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同專業(yè)章的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保印章使用符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.合同專業(yè)章的保管是否符合要求，是否存在安全隱患。2.合同專業(yè)章的使用是否按照規(guī)定的流程進行，審批手續(xù)是否齊全。3.合同文本的內(nèi)容是否合法、合理，是否存在損害公司利益的條款。4.《合同用印登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實際用印情況一致。（三）檢查方式1.定期檢查：法務(wù)部門每月對合同專業(yè)章的使用情況進行一次全面檢查，填寫《合同專業(yè)章檢查記錄表》，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.不定期抽查：法務(wù)部門不定期對合同專業(yè)章的使用情況進行抽查，重點檢查特殊情況的處理及印章使用的合規(guī)性。3.專項檢查：針對重大合同或涉及公司重要利益的合同簽訂情況，法務(wù)部門可進行專項檢查，確保合同簽訂過程合法、規(guī)范。（四）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用合同專業(yè)章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用合同專業(yè)章給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對在合同專業(yè)章管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。六、合同專業(yè)章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原合同專業(yè)章不再適用時，應(yīng)及時廢止。2.合同專業(yè)章因損壞、遺失等原因無法正常使用時，應(yīng)辦理廢止手續(xù)。（二）廢止程序1.當(dāng)出現(xiàn)合同專業(yè)章廢止情形時，由行政部門填寫《合同專業(yè)章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因、廢止日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.申請表批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)收回廢止的合同專業(yè)章，并在公司內(nèi)部進行公示，告知各部門印章已廢止。（三）銷毀處理1.廢止的合同專業(yè)章由行政部門會同法務(wù)部門按照規(guī)定進行銷毀處理，確保印章不再被使用。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，填寫《合同專業(yè)章銷毀記錄表》，記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由銷毀人員及