合同部部門管理制度一、總則（一）目的為加強合同部的規范化管理，提高合同管理水平，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于合同部全體員工。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.風險防控原則：加強合同風險識別、評估與防控，確保公司利益不受損失。3.效率優先原則：在確保合同質量的前提下，提高合同管理工作效率，及時處理各類合同事務。4.協作溝通原則：合同部與公司其他部門密切協作，保持良好溝通，共同推進公司業務發展。二、合同部職責（一）合同起草與審核1.根據業務需求，起草各類合同文本，確保合同條款合法、清晰、準確、完整。2.對公司各部門提交的合同初稿進行審核，提出修改意見，防范合同風險。（二）合同簽訂管理1.負責組織合同談判，參與重大合同談判工作，維護公司利益。2.審核合同對方主體資格、資信狀況等，確保合同簽訂主體合法合規。3.辦理合同簽訂手續，確保合同簽訂程序符合公司規定。（三）合同履行跟蹤1.建立合同履行臺賬，及時跟蹤合同履行情況，督促相關部門按時履行合同義務。2.協調解決合同履行過程中出現的問題，如糾紛處理、變更協商等。（四）合同檔案管理1.負責合同文件的收集、整理、歸檔和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。2.按照公司檔案管理規定，辦理合同檔案的查閱、借閱手續。（五）合同統計與分析1.定期對合同簽訂、履行情況進行統計分析，為公司決策提供數據支持。2.總結合同管理工作中的經驗教訓，提出改進措施和建議。三、合同起草與審核（一）合同起草1.合同起草人員應深入了解業務背景和需求，明確合同目的、標的、雙方權利義務等關鍵要素。2.參照公司標準合同模板或相關法律法規規定，結合實際情況起草合同文本。合同文本應語言規范、邏輯嚴謹，避免出現模糊不清、歧義或容易引發糾紛的條款。3.對于復雜或重大合同，起草人員應進行充分的市場調研和法律研究，必要時可咨詢專業律師或相關專家意見。（二）合同審核1.合同初稿完成后，由合同起草人員提交至合同部負責人進行初審。初審主要審查合同文本格式是否規范、條款是否完整、表述是否準確等。2.合同部負責人初審通過后，將合同文本分發給相關部門進行會簽。會簽部門應從各自專業角度對合同條款進行審查，提出修改意見，并在規定時間內反饋至合同部。3.合同部匯總各部門會簽意見后，對合同進行全面審核。審核內容包括但不限于：合同主體資格：審查合同對方是否具有合法的經營資格、履約能力等。合同條款合法性：檢查合同條款是否符合國家法律法規及政策要求，是否存在違法違規或無效條款。合同條款完整性：確保合同對雙方權利義務、標的、價款、履行期限、違約責任等主要條款約定明確，無遺漏或歧義。合同風險評估：分析合同履行過程中可能存在的風險，并提出相應的防控措施。合同文字表述：審核合同文字表述是否清晰、準確、簡潔，避免使用模糊、含混或容易引起誤解的詞匯。4.合同審核人員應填寫《合同審核意見表》，詳細記錄審核意見及修改建議，并與合同起草人員溝通確認。合同起草人員根據審核意見對合同文本進行修改完善，形成合同送審稿。四、合同簽訂管理（一）合同談判1.根據合同性質和重要程度，確定合同談判人員組成。對于重大合同，應由公司領導、合同部、法務部門及相關業務部門人員共同參與談判。2.談判人員應提前做好充分準備，熟悉合同條款、業務背景及對方情況，明確談判目標和底線。3.在談判過程中，談判人員應保持冷靜、理智，靈活應對對方提出的各種問題和要求，維護公司利益。同時，要注重溝通技巧，尋求雙方利益平衡點，爭取達成互利共贏的合作方案。4.談判結束后，談判人員應及時整理談判記錄，形成《合同談判紀要》，明確談判達成的主要共識、遺留問題及下一步工作安排。（二）合同審批1.合同送審稿完成后，按照公司合同審批流程提交審批。審批流程一般包括部門負責人審核、分管領導審批、總經理批準等環節。2.各審批環節應嚴格按照規定的職責和權限進行審核，重點審查合同內容是否符合公司利益、審批手續是否齊全等。對于不符合要求的合同，審批人員應提出明確的修改意見或不予批準的理由。3.合同審批通過后，由合同部負責打印合同正本，并加蓋公司合同專用章。蓋章前，應再次核對合同內容與審批通過的文本是否一致。（三）合同簽訂1.合同簽訂前，合同部應將合同正本及相關附件送達合同對方，并要求對方簽字蓋章確認。合同對方簽字蓋章應符合法律法規及公司規定的形式要求。2.合同簽訂時，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與雙方協商一致的結果相符。如有修改或補充條款，應在合同中注明并由雙方簽字蓋章確認。3.合同簽訂后，合同部應及時將合同副本分發給公司相關部門，以便各部門了解合同內容，做好履行準備工作。同時，將合同正本及相關資料按照檔案管理規定進行歸檔保管。五、合同履行跟蹤（一）建立合同履行臺賬1.合同簽訂后，合同部應及時建立合同履行臺賬，詳細記錄合同基本信息、履行情況、款項收付、變更及解除等事項。2.合同履行臺賬應定期更新，確保信息的準確性和及時性。通過臺賬管理，能夠直觀地掌握合同履行進度，及時發現潛在問題。（二）履行情況跟蹤1.合同履行期間，合同部應定期與相關業務部門溝通，了解合同履行進展情況。對于重要合同或關鍵節點，應進行重點跟蹤。2.督促業務部門按照合同約定履行義務，如按時交付貨物、提供服務、支付款項等。如發現業務部門存在履行困難或可能出現違約情況，應及時提醒并協助解決。3.關注合同對方的履行情況，如發現對方存在違約行為，應及時收集相關證據，并按照合同約定及法律法規規定采取相應措施，維護公司合法權益。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款，業務部門應及時提出書面申請，并提交合同部審核。合同部審核通過后，按照合同審批流程辦理變更手續。2.合同變更應簽訂書面協議，明確變更內容、雙方權利義務及生效時間等。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.如因各種原因需要解除合同，業務部門應提出書面申請，說明解除合同的原因及依據。合同部審核后，按照合同審批流程辦理解除手續。4.合同解除后，雙方應按照約定辦理結算、清理等相關事宜。合同部負責監督合同解除的后續工作，確保公司利益不受損失。（四）糾紛處理1.如在合同履行過程中發生糾紛，業務部門應及時向合同部報告，并提供相關證據材料。合同部應會同法務部門等相關人員進行分析研究，制定糾紛解決方案。2.根據糾紛的具體情況，可通過協商、調解、仲裁或訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應嚴格遵守法律法規及公司規定，維護公司合法權益。3.糾紛處理結束后，合同部應及時總結經驗教訓，分析糾紛產生的原因，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判紀要、審批文件、往來函件、補充協議、變更協議、解除協議、糾紛處理文件等，均應及時收集整理。2.業務部門應在合同簽訂或履行完畢后規定時間內，將相關文件資料移交至合同部。合同部指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理1.合同部對收集到的檔案資料進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂。2.每份合同檔案應包括合同正本、副本、附件及相關審批文件、往來函件等，確保檔案資料的關聯性和系統性。3.對于電子文檔，應進行備份存儲，并按照規范的命名規則進行命名，便于查找和管理。（三）檔案歸檔1.整理好的合同檔案應及時歸檔至公司檔案室。歸檔時，應填寫《合同檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。2.合同部應定期與檔案室核對檔案歸檔情況，確保檔案資料準確無誤地存放于檔案室。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人批準后，到合同部辦理查閱手續。2.合同部應指定專人負責檔案查閱服務，按照申請表要求提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員應在規定地點查閱，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、合同部負責人及分管領導批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過規定時間，借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還。七、合同統計與分析（一）統計報表編制1.合同部應定期（每月/每季度/每年）編制合同統計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行全面統計。2.統計報表內容應包括合同類別、數量、金額、簽訂時間、履行進度、款項收付情況等，確保數據準確、完整、清晰。（二）數據分析1.對合同統計數據進行深入分析，挖掘數據背后的潛在信息和規律。分析內容可包括合同業務分布、合同金額趨勢、合同履行情況、違約情況等。2.通過數據分析，評估合同管理工作的成效，發現存在的問題和不足，為公司決策提供數據支持和參考依據。例如，根據合同金額趨勢分析市場需求變化，為公司業務拓展提供方向；通過對違約情況的分析，總結合同風險防控的薄弱環節，采取針對性措施加以改進。（三）報