員工檔案本管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工檔案本的管理，確保員工檔案信息的完整性、準確性和安全性，充分發揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案本的管理。（三）管理原則1.真實性原則：員工檔案本中的所有信息必須真實、準確、完整，如實反映員工的個人情況和工作經歷。2.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息的安全與隱私，未經授權，任何人不得擅自查閱、借閱、泄露員工檔案內容。3.動態管理原則：員工檔案本應根據員工的崗位變動、工作業績、獎懲情況等及時進行更新和維護，確保檔案信息與員工實際情況相符。4.集中統一原則：公司員工檔案本由人力資源部門集中統一管理，各部門應積極配合人力資源部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。二、員工檔案本的內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯系方式（手機號碼、電子郵箱）。3.婚姻狀況、家庭住址。（二）學歷與學位1.最高學歷、畢業院校、所學專業。2.學位證書編號、畢業時間。（三）工作經歷1.入職公司前的工作經歷，包括工作單位名稱、職位、工作時間、工作職責和業績等。2.在本公司的工作經歷，包括入職時間、所在部門、職位變動情況、工作職責和業績等。（四）培訓經歷1.參加過的內部培訓課程，包括培訓名稱、培訓時間、培訓內容、培訓效果評估等。2.參加過的外部培訓課程、研討會、學術交流活動等，包括培訓名稱、培訓機構、培訓時間、培訓費用等。（五）職業資格證書與技能證書1.專業技術資格證書，如工程師、會計師、經濟師等證書編號、頒發機構、頒發時間。2.職業技能證書，如計算機等級證書、外語等級證書、行業資格證書等證書編號、頒發機構、頒發時間。（六）獎懲情況1.獲得的公司內部獎勵，如優秀員工、先進工作者、創新獎等獎勵名稱、頒發時間、獎勵原因。2.受到的公司內部處罰，如警告、記過、記大過、辭退等處罰名稱、處罰時間、處罰原因。3.獲得的公司外部獎勵和榮譽，如政府部門頒發的獎項、行業協會頒發的榮譽稱號等獎勵名稱、頒發機構、頒發時間。（七）勞動合同與薪酬福利1.勞動合同簽訂情況，包括合同期限、工作崗位、勞動報酬、福利待遇等條款。2.薪酬調整記錄，包括調整時間、調整原因、調整幅度等。3.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假等。（八）績效考核記錄1.各年度、季度、月度的績效考核結果，包括考核得分、考核等級、考核評語等。2.績效改進計劃及完成情況。（九）其他重要信息1.員工的職業發展規劃、培訓需求分析報告。2.員工參與的重要項目、取得的工作成果及相關證明材料。3.員工的健康狀況、體檢報告等相關信息（如有需要）。三、員工檔案本的建立與歸檔（一）檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發放員工檔案本，并指導員工按照要求填寫個人基本信息。2.員工應如實、準確地填寫檔案本中的各項內容，并簽字確認。如有虛假信息，公司將視情節輕重給予相應的處罰，直至解除勞動合同。3.人力資源部門負責收集員工的學歷證書、學位證書、身份證復印件、職業資格證書、技能證書等相關證明材料，并將其復印件粘貼或裝訂在檔案本相應位置。（二）檔案歸檔1.員工檔案本建立后，人力資源部門應及時將其歸檔，并按照部門、入職時間等進行分類存放，以便于查閱和管理。2.對于員工提交的各類證明材料原件，人力資源部門應進行審核后妥善保管，并建立相應的原件保管清單。如需借用原件，應按照規定辦理借用手續，并在規定時間內歸還。3.在員工檔案本的歸檔過程中，人力資源部門應確保檔案信息的完整性和準確性，對不符合要求的檔案應及時與員工溝通，要求其補充或更正相關信息。四、員工檔案本的查閱與借閱（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案本，了解檔案中的各項信息。2.公司內部因工作需要查閱員工檔案本的，需填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等，并經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門審批通過后，方可安排查閱。3.公司外部單位因工作需要查閱員工檔案本的，必須持有單位介紹信，并經公司總經理批準。人力資源部門在核實相關手續后，方可安排查閱，但只能提供與查閱目的相關的部分檔案信息，并對查閱過程進行全程監督。（二）查閱要求1.查閱人員應在指定地點查閱員工檔案本，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱人員應愛護檔案本，不得在檔案本上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、損壞檔案內容。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案本歸還人力資源部門，并在《員工檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）借閱權限1.公司內部因工作需要借閱員工檔案本的，需填寫《員工檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等，并經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門審批通過后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向人力資源部門提出申請，并說明原因。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案本，不得轉借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。（四）借閱歸還1.借閱人員借閱期滿后，應及時將檔案本歸還人力資源部門，并在《員工檔案借閱登記表》上簽字確認歸還情況。2.人力資源部門在收到歸還的檔案本后，應認真核對檔案內容是否完整、有無損壞等情況。如發現問題，應及時與借閱人員溝通，查明原因并進行處理。五、員工檔案本的更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門應定期對員工檔案本進行更新，確保檔案信息的時效性。一般每[X]年對員工檔案進行一次全面審查和更新。2.在更新過程中，人力資源部門應重點關注員工的工作崗位變動、薪酬調整、績效考核結果、獎懲情況等信息的變化，并及時進行相應的修改和補充。（二）動態維護1.員工在工作過程中如有個人信息變更（如姓名、聯系方式、家庭住址等），應及時填寫《員工信息變更申請表》，并提交相關證明材料，報人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，應及時在員工檔案本中進行更新。2.員工取得新的學歷證書、學位證書、職業資格證書、技能證書等，應在證書頒發之日起[X]個工作日內將證書原件及復印件提交人力資源部門，人力資源部門審核后將相關信息更新至員工檔案本中。3.員工受到公司內部或外部的獎懲，相關部門應及時將獎懲情況書面通知人力資源部門，人力資源部門核實后在員工檔案本中進行記錄。（三）檔案清理1.對于已離職員工的檔案本，人力資源部門應按照公司規定的檔案保管期限進行妥善保管。在保管期限屆滿后，經公司領導批準，可按照相關規定進行銷毀處理。2.在檔案清理過程中，人力資源部門應認真核對檔案內容，確保需要銷毀的檔案信息已無保留價值，并填寫《員工檔案銷毀申請表》，詳細記錄檔案銷毀的原因、檔案名稱、檔案數量等信息。經公司領導批準后，方可進行檔案銷毀操作。檔案銷毀過程應進行現場監督，并由監督人員和銷毀人員在《員工檔案銷毀登記表》上簽字確認。六、員工檔案本的保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應指定專人負責員工檔案本的管理工作，并與管理人員簽訂保密協議，明確其保密義務和責任。2.員工檔案本應存放在專門的檔案柜中，并設置必要的安全防護設施，如門鎖、密碼鎖等，確保檔案的安全存放。3.除本制度規定的查閱、借閱權限外，任何人不得擅自接觸員工檔案本。如因工作需要必須接觸檔案的，應經過嚴格的審批程序，并在指定的地點和人員監督下進行操作。（二）安全管理1.人力資源部門應定期對員工檔案本的保管情況進行檢查，確保檔案存放環境安全、檔案內容完整無損。如發現問題，應及時采取措施進行處理，并記錄相關情況。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力，防止因人為疏忽或失誤導致檔案信息泄露或丟失。3.建立檔案備份制度，定期對員工檔案本進行電子備份，并將備份數據存儲在安全可靠的存儲介質上，異地存放。如遇檔案原件損壞或丟失等情況，可及時利用備份數據進行恢復。七、違規處理（一）對于違反本制度規定，擅自查閱、借閱、泄露員工檔案信息的人員，公司將視情節輕重給予警告、記過、記大過、降職、撤職、辭退等處分，并依法追究其法律責任。（二）對于在員工檔案本管理過程中，因工作失誤或故意隱瞞、