產品發貨制度管理制度總則1.目的為規范公司產品發貨流程，確保產品準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨操作及相關管理活動。3.職責分工銷售部門負責接收客戶訂單，對訂單信息進行審核和確認，確保訂單內容準確無誤。將審核后的訂單及時傳遞給發貨部門，并跟進發貨進度，及時反饋客戶需求。發貨部門根據銷售部門傳遞的訂單信息，安排產品的揀選、包裝、發貨等工作。負責與物流供應商協調運輸事宜，確保產品按時、安全發運。對發貨過程中出現的問題及時進行處理，并向銷售部門反饋。倉庫管理部門負責產品的存儲管理，確保產品數量準確、質量完好。根據發貨部門的需求，及時提供所需產品，并協助發貨部門進行產品的揀選和包裝。財務部門負責審核發貨單據，確保發貨金額準確無誤。根據發貨情況進行賬務處理，與銷售部門核對銷售數據。訂單處理1.訂單接收銷售部門通過郵件、傳真、客戶管理系統等方式接收客戶訂單。訂單內容應包括客戶名稱、聯系方式、產品名稱、規格型號、數量、交貨地址、交貨時間等信息。2.訂單審核銷售部門收到訂單后，應立即對訂單信息進行審核。審核內容包括客戶信用狀況、訂單產品庫存情況、價格是否正確、交貨時間是否合理等。如訂單存在問題，銷售部門應及時與客戶溝通，協商解決辦法。3.訂單確認經審核無誤的訂單，銷售部門應及時與客戶進行確認。確認方式可采用郵件、電話等方式，確?？蛻魧τ唵蝺热轃o異議。訂單確認后，銷售部門應將訂單信息及時傳遞給發貨部門。發貨準備1.庫存核對發貨部門收到銷售部門傳遞的訂單后，應及時與倉庫管理部門核對產品庫存情況。倉庫管理部門應根據訂單需求，準確提供產品的庫存數量、存儲位置等信息。如發現庫存不足，發貨部門應及時通知銷售部門，由銷售部門與客戶協商解決。2.產品揀選根據訂單信息，倉庫管理部門安排人員進行產品揀選。揀選過程中應嚴格按照產品的規格型號、數量要求進行操作，確保揀選產品準確無誤。揀選完成后，應對產品進行核對，確保產品數量、質量與訂單一致。3.產品包裝揀選后的產品應進行妥善包裝，以確保產品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應符合產品特性和運輸要求，包裝方式應牢固、可靠。在包裝上應標明產品名稱、規格型號、數量、客戶名稱等信息。4.發貨通知發貨部門完成產品揀選和包裝后，應及時通知物流供應商安排運輸。發貨通知應包括訂單信息、發貨時間、發貨地址、收貨地址等內容。物流供應商應在收到發貨通知后及時安排車輛或其他運輸工具前往公司提貨。發貨操作1.貨物交接物流供應商提貨時，發貨部門應與物流供應商進行貨物交接。交接內容包括產品數量、質量、包裝等情況，并填寫貨物交接清單。雙方應在貨物交接清單上簽字確認，確保貨物交接準確無誤。2.運輸安排物流供應商應根據發貨通知的要求，合理安排運輸路線和運輸時間。確保產品能夠按時、安全送達客戶手中。在運輸過程中，如因不可抗力等原因導致運輸延誤或產品損壞，物流供應商應及時通知發貨部門，并采取相應的措施進行處理。3.發貨跟蹤發貨部門應建立發貨跟蹤機制，及時了解產品的運輸狀態。通過物流供應商提供的物流信息查詢系統或其他方式，跟蹤產品的運輸進度。如發現運輸異常情況，發貨部門應及時與物流供應商溝通協調，確保問題得到及時解決。4.到貨通知產品到達目的地后，物流供應商應及時通知客戶提貨。發貨部門也應關注產品的到貨情況，并及時向銷售部門反饋。銷售部門應及時與客戶溝通，確認客戶是否已收到貨物，并了解客戶對產品的滿意度。發貨異常處理1.產品短缺如客戶反饋收到的產品數量短缺，發貨部門應及時與倉庫管理部門、物流供應商進行核實。如確屬發貨數量不足，發貨部門應及時補發短缺產品，并向客戶說明情況，取得客戶諒解。同時，應對產品短缺原因進行調查分析，采取相應的措施進行改進，避免類似問題再次發生。2.產品損壞如客戶反饋收到的產品有損壞情況，發貨部門應及時與物流供應商聯系，了解產品損壞原因。如屬物流運輸過程中造成的損壞，物流供應商應按照合同約定承擔相應的賠償責任。發貨部門應及時安排補發產品，并對損壞產品進行妥善處理。同時，應對產品包裝和運輸過程進行評估，采取改進措施，防止產品在運輸過程中再次損壞。3.運輸延誤如因物流運輸原因導致產品未能按時送達客戶手中，發貨部門應及時與物流供應商溝通，了解延誤原因和預計到達時間。發貨部門應將運輸延誤情況及時通知銷售部門，由銷售部門與客戶協商解決辦法。物流供應商應采取措施盡快縮短運輸時間，確保產品盡快送達客戶。4.其他異常情況如在發貨過程中出現其他異常情況，如客戶變更收貨地址、訂單信息錯誤等，發貨部門應及時與銷售部門、客戶溝通協調，采取相應的措施進行處理。發貨記錄與檔案管理1.發貨記錄發貨部門應建立詳細的發貨記錄，記錄每一筆訂單的發貨時間、發貨數量、發貨地址、收貨地址、物流單號等信息。發貨記錄應保存完整，以便日后查詢和核對。2.檔案管理與發貨相關的訂單文件、貨物交接清單、運輸單據等資料應進行分類整理，建立檔案。檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執行。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。監督與考核1.監督檢查公司定期對產品發貨制度的執行情況進行監督檢查。檢查內容包括訂單處理、發貨準備、發貨操作、發貨異常處理等環節。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核指標制定發貨相關的考核指標，如發貨及時率、訂單準確率、客戶滿意度等。對各相關部門的發貨工作進行量化考核，考核結果與部門績效掛鉤。3.獎懲